O prontuário eletrônico do paciente é a ferramenta que permite a centralização e registro de todas as informações dos clientes da clínica.
Se você está em busca de melhorias para implementar na clínica, nossa dica é começar pelas transformações que resultam em aumento da eficiência operacional. O prontuário eletrônico do paciente é a ferramenta certa para quem deseja mais produtividade e menos custos.
Esse documento digital integra as informações, sinais e observações relacionadas à saúde do paciente. E não precisa se preocupar, porque se for um sistema de confiança, ele vai garantir a segurança das informações.
Além disso, o prontuário eletrônico do paciente também melhora significativamente a experiência daqueles que são atendidos na sua clínica.
Diante desses benefícios da ferramenta e considerando diferentes ofertas no mercado, preparamos este guia completo com 6 dicas das principais funcionalidades para você escolher o melhor prontuário eletrônico do paciente para sua clínica. Aproveite a leitura!
Qual o melhor prontuário eletrônico do paciente?
Quais os tipos de prontuário eletrônico?
O prontuário eletrônico é seguro?
Checklist: quais as principais funcionalidades que o prontuário eletrônico do paciente precisa ter?
Qual o melhor prontuário eletrônico do paciente?
O prontuário é uma das principais ferramentas que o profissional de saúde utiliza em suas atividades diárias. Ele guarda informações importantíssimas dos pacientes e, em sua maioria, sensíveis.
Por isso, nossa recomendação é escolher um prontuário eletrônico do paciente cujo armazenamento é seguro e a empresa fornecedora pode comprovar isso.
Leia também: Armazenamento em nuvem ou local: saiba qual usar na clínica
Não menos importante, você também precisa se preocupar em como a ferramenta vai otimizar processos e tornar tarefas recorrentes mais ágeis e seguras.
Ou seja, o melhor prontuário eletrônico do paciente também precisa:
- Oferecer praticidade na busca por informações;
- Reduzir os custos operacionais da clínica;
- Centralizar as informações do paciente;
- Dar fim às papeladas desnecessárias.
Quais os tipos de prontuário eletrônico?
Existem para todos os gostos, bolsos e dinâmicas de trabalho. Na intenção de te ajudar a escolher o mais adequado para as suas necessidades, esta seção do texto vai te apresentar quais são os principais e como eles funcionam:
Prontuário eletrônico de dados locais
É um formato de prontuário que utiliza um servidor local para gerar acessos em rede.
São instalados diretamente no computador. Ou seja, se você tem uma equipe de dez pessoas e todas precisam ter livre acesso aos prontuários, existe a necessidade de instalar o sistema máquina por máquina. Posteriormente, só é possível acessar o servidor nessas máquinas específicas.
O bônus desse tipo de armazenamento de informação é que você pode acessar de forma offline e não precisa de internet para visualizar as informações do prontuário.
Outro ponto a ser levado em conta é que, neste tipo de dinâmica, normalmente, há uma compra de sistema logo no início e depois custo com as atualizações quando necessário.
O ônus é que se você tiver uma emergência ou, ainda, se simplesmente quiser ter acesso às informações dos seus pacientes ou da sua clínica, vai precisar do computador em que o servidor foi instalado.
Você não tem a possibilidade de acessar diretamente o sistema de uma forma remota. Ou você leva a máquina para onde precisar ir ou sempre terá que se locomover até o consultório para ter as informações que precisa.
Ainda que seja mais econômico num primeiro momento, pode ficar caro quando detalhado na ponta do lápis, porque esse processo pode não ser tão eficiente no decorrer da sua rotina, pensando em praticidade e facilidade.
Prontuário eletrônico híbrido
Toda vez que falamos de formatos híbridos, estamos dizendo de sistemas que mesclam duas formas diferentes de operar.
Os prontuários eletrônicos híbridos são ferramentas que utilizam uma base de dados local, mas que arquiva todas as informações na nuvem.
Esse modelo não precisa de um servidor, já que os dados ficam em todas as máquinas por meio do acesso via internet.
Prontuário eletrônico em nuvem
Neste formato, toda a base de dados fica na internet. Isso elimina o risco de perder informações importantes. Ele possibilita o seu acesso a qualquer informação, independentemente de onde você esteja e do horário que precisar acessar.
O prontuário eletrônico na nuvem também permite uma comunicação mais ágil com os seus pacientes. É necessário pensar neste ponto por ser um documento que pertence a quem é atendido. Quando for solicitado, basta compartilhar pelo aplicativo do celular.
Justamente por esses motivos, o prontuário em nuvem costuma ser o mais utilizado entre os prontuários eletrônicos. Esse sistema só não vai ser bem utilizado pela sua clínica se a internet for instável, porque o meio que é utilizado para ter acesso a todos os dados do paciente.
Quando um sistema se preocupa em hospedar as informações na nuvem, isso significa que existe uma preocupação mais intensa em prevenir desastres e perdas de informação.
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Essa preocupação leva a criação de estratégias rigorosas ao sistema. Os softwares para clínicas são armazenados em servidores que ficam em regiões distintas do planeta.
É por meio desse formato que os riscos de danos são bem menores quando comparados com um software local, já que este último é mais sensível e precisa de muito pouco para apresentar um prejuízo de informações.
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O prontuário eletrônico é seguro?
O prontuário deve ter três características básicas:
Legalidade: o preenchimento deve seguir diretrizes específicas dos conselhos profissionais e das autoridades de saúde.
Sigiloso: registram-se as informações necessárias para o caso, respeitando a privacidade do paciente.
Científico: todas condutas devem ter embasamento científico e serem registradas de modo que indiquem os procedimentos utilizados.
Além disso, a responsabilidade pelo documento é compartilhada por toda equipe de atendimento e pelos diretores técnicos.
Portanto, médico assistente, enfermagem, assistentes, equipe administrativa e chefias devem cumprir os critérios de utilização e arquivamento do documento.
Quanto maior o cuidado e o cumprimento das normas, mais seguros estarão o paciente, a instituição e os profissionais.
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Portanto, para analisar a segurança dos prontuários, é preciso considerar alguns aspectos, como:
- Segurança do arquivamento;
- Proteção contra adulteração;
- Qualidade do preenchimento.
Prontuário eletrônico: três pilares de segurança
A verdade é que você tem poucas opções eficazes para o armazenamento do prontuário em papel. O melhor cenário é definir uma sala segura, com temperatura equilibrada e sem umidade.
Além disso, é essencial definir um procedimento padrão para arquivamento dos documentos. Você pode guardá-los por data de atendimento ou pelo nome dos pacientes, por exemplo.
Visto isso, os riscos são evidentes: extravio, perda das anotações devido à qualidade do papel ou da caneta, acesso indevido, entre outros. Por esses motivos, muitas empresas optam por digitalizar a versão final do prontuário.
Assim, mantêm uma versão digital do documento, o que facilita seu armazenamento. Essa parece uma boa alternativa. No entanto, o preenchimento incorreto dos prontuários também pode ser considerado um risco.
A segurança é uma das principais vantagens do prontuário eletrônico em relação aos prontuários em papel. O prontuário eletrônico funciona de forma 100% digital – do preenchimento ao arquivamento. Portanto, não existe a possibilidade de perda de dados por danos físicos.
Além disso, é possível definir com precisão o nível de acesso de cada profissional e acompanhar um registro das alterações realizadas. Assim, sua clínica elimina riscos de adulteração.
Os principais medos relacionados aos prontuários eletrônicos são sobre a segurança de seu armazenamento. Muitos profissionais temem situações como invasões aos sistemas ou perda dos documentos por uma simples exclusão.
Ter esse receio mostra a responsabilidade dos profissionais. No entanto, empresas de alta tecnologia oferecem soluções eficazes para esses riscos. Por isso, um sistema como o da Amplimed tem o mesmo nível de proteção de um sistema bancário contra invasões e mantém todos os documentos arquivados em nuvem.
Prontuário eletrônico na nuvem: padrões de segurança
O armazenamento em nuvem tem inúmeras vantagens em relação aos softwares que funcionam em computador local. Quando se trata de segurança, a tecnologia de armazenamento em nuvem é a melhor alternativa.
Afinal, nenhum problema nos computadores da clínica é capaz de comprometer seu banco de dados. Os softwares em nuvem utilizam servidores em rede, disponibilizando os dados remotamente.
Isso evita invasões, porque cria várias camadas de verificação de identidade para permitir o acesso. Apenas usuários verificados podem acessar o sistema.
Outro benefício é o monitoramento remoto em tempo real. Assim, a empresa responsável pelo sistema mantém-se atenta a qualquer falha ou tentativa de invasão.
A proteção dos dados é garantida também por backups diários pré-agendados, em horários que não atrapalhem o funcionamento da empresa. Prontuários na nuvem também podem mais facilmente cumprir as exigências da LGPD.
Valor jurídico e responsabilidade institucional
De acordo com CREMESP, os processos contra médicos são motivados por acusações como:
- Negligência, imperícia ou imprudência (60,3%);
- Problemas na relação médico-paciente (9,5%);
- Faltas éticas na relação entre médicos (5,7%);
- Publicidade médica (4,7%);
- Exercício ilegal da profissão (4,2%).
A judicialização da medicina é, também, um dos fatores que contribuem para o fechamento de negócios na área da saúde.
O prontuário eletrônico pode facilmente contribuir para a segurança jurídica da sua empresa. Isso ocorre porque a ferramenta garante um melhor controle da geração e do armazenamento de dados na clínica.
Assim, você terá todas as condutas dos profissionais e o histórico dos pacientes devidamente registrados e arquivados no seu sistema em nuvem.
Sempre que for necessário comprovar o exercício científico e técnico dos profissionais da sua clínica, você terá os documentos necessários. A apresentação do prontuário médico é essencial para a elucidação dos casos.
Foi essa a decisão da Ministra Maria Isabel Gallotti, em acórdão do STJ. De acordo com o julgamento, a inexistência do prontuário no rol das provas processuais não afasta a culpa do profissional.
Por outro lado, a instituição em que o profissional prestou o atendimento também será responsabilizada pelos atos do médico. Ou seja: o prontuário eletrônico é seguro, mais barato e leva mais eficiência do que o prontuário em papel.
Agora que você já entendeu todos os princípios básicos do prontuário eletrônico, aproveite e continue a leitura para conferir o checklist das 6 funcionalidades indispensáveis na hora de escolher a melhor ferramenta:
Checklist: quais as principais funcionalidades que o prontuário eletrônico do paciente precisa ter?
Como você viu, o prontuário eletrônico do paciente precisa ser uma ferramenta segura mas também funcional, visto que é responsável por otimizar:
- A experiência do paciente;
- O trabalho de todos na clínica;
- Os custos operacionais.
Pensando nisso, separamos as 6 principais funcionalidades indispensáveis que o melhor prontuário eletrônico do paciente precisa ter para aperfeiçoar essas três divisões da clínica. Confira a seguir:
1. Tela única
Escolha um prontuário que apresenta todas as informações necessárias em tela única.
Assim, você não precisará utilizar o mouse para trocar de tela e preencher os dados da consulta. Pode parecer um simples detalhe, mas ele te permite dar mais atenção ao paciente e melhorar a experiência dele.
O prontuário eletrônico em tela única mostra o que é essencial para o atendimento. Com isso, você pode fazer a entrevista de anamnese, os exames necessários, tomar as decisões clínicas e prescrever sem precisar alterar a tela.
Mas, na hora de escolher uma empresa fornecedora, pense que o desenvolvimento de um prontuário em tela única requer, além de muita dedicação da equipe técnica do software, a capacidade de compreender o dia a dia das clínicas.
Então, certifique-se de que você está fechando uma parceria com uma empresa com profissionais de saúde internos que atestam a funcionalidade do produto.
2. Personalização de acordo com a especialidade
Mas, além do seu prontuário eletrônico do paciente contar com tela única, é importante que o software ofereça opções de personalização por especialidades.
Afinal, o que funciona para fisioterapeutas, não é o mesmo para nutricionistas ou qualquer profissional de saúde. Isso vale, inclusive, entre as especialidades médicas.
A seleção de módulos por especialidade facilita a utilização do prontuário. Essa diferenciação possibilita, por exemplo, que dermatologistas acessem apenas os campos de sua especialidade, sem precisar pular campos como: período gestacional, evolução de peso e altura etc.
Essas informações, por outro lado, são essenciais para prontuários de Ginecologia e Obstetrícia.
Veja alguns exemplos:
Prontuário para psicólogos
Um prontuário psicológico eletrônico deve disponibilizar todos os recursos necessários para a transformação digital dos seus atendimentos.
Dessa forma, é possível armazenar a evolução dos casos com mais segurança e de maneira mais detalhada do que conseguiria fazer utilizando apenas anotações em papel.
Além de facilitar a rotina do consultório, a ferramenta deve melhorar a experiência dos pacientes durante o atendimento. Isso porque sua agenda estará mais organizada e você terá anotações mais precisas, o que facilita a comunicação entre psicólogo e paciente.
Além disso, você deve conseguir digitar as anotações direto no prontuário, digitar as anotações feitas a mão depois do atendimento ou anexar uma imagem das suas anotações no histórico.
Prontuário para dermatologistas
O prontuário eletrônico para dermatologistas deve apresentar a funcionalidade de edição e comparação de imagens.
Este recurso facilita os atendimentos dermatológicos, pois possibilita que o médico faça o acompanhamento visual das regiões em tratamento.
Além disso, o recurso de edição permite que o profissional faça anotações e marcações nas imagens inseridas no sistema.
Com isso, você terá dois benefícios principais:
- Análises de imagens com maior qualidade;
- Melhor comunicação com os pacientes.
O aprimoramento da comunicação ocorre porque você terá um recurso visual para explicar ao paciente a evolução de seu quadro.
Assim, você pode fazer marcações na imagem inserida no sistema e mostrar ao paciente em detalhes, direto em seu monitor ou em uma tela maior. A cada consulta, é possível adicionar novas imagens.
Assim, você também pode utilizar o comparador de imagens para mostrar ao paciente a evolução do caso.
Prontuário para pediatras
O módulo personalizado para pediatras deve apresentar recursos visuais que facilitem o acompanhamento do desenvolvimento da criança.
Além disso, deve oferecer parâmetros diferenciado por sexo. Assim, você consegue acompanhar visualmente os padrões de desenvolvimento esperados de acordo com o sexo do paciente.
Um dos padrões com parâmetros diferenciados é o Índice de Massa Corporal (IMC), cuja interpretação depende dessa informação.
Seu prontuário com módulo de Pediatria deve calcular o IMC automaticamente para que você não precise investir tempo do atendimento para isso.
Em um prontuário de qualidade, o IMC deve ser comparado com as expectativas por faixa etária e sexo, em poucos segundos. Já pensou em quanto tempo você economizaria nos atendimentos com estes recursos?
Prontuário para ginecologistas e obstetras
O prontuário eletrônico para Ginecologia e Obstetrícia deve possibilitar o acompanhamento de pacientes não gestantes e gestantes.
Alguns recursos essenciais são os gráficos de evolução da mãe e do bebê, inserção de informações de ultrassonografias e outros exames e registro de dados de gestações anteriores.
Com essas ferramentas, você evita que a paciente precise levar a caderneta em papel em todas as consultas. Além disso, reduz o tempo que você gastaria revisando exames ou folhas de anotações.
Os recursos de um módulo especializado para Ginecologia e Obstetrícia otimizam o tempo do seu atendimento e também possibilitam a identificação precoce de atipicidades na gestação.
Prontuário para oncologistas
Esse módulo especializado deve contar com configurações especiais, que têm como objetivo facilitar a rotina dos oncologistas.
Um exemplo de funcionalidade é o cálculo de dosagens de medicamento, de acordo com as características de cada paciente que foi anexada ao sistema. Além disso, também deve ser possível acompanhar o histórico de exames laboratoriais inseridos no perfil de cada um.
Assim, essa etapa da rotina que toma um tempo valioso dos médicos se torna mais prática.
Esses são apenas alguns exemplos. O sistema Amplimed conta com módulos personalizados para diversas especialidades, além de outras ferramentas que garantem mais praticidade e segurança para o atendimento.
3. Segurança e backup em nuvem
A terceira funcionalidade indispensável para contratar o melhor prontuário eletrônico do paciente é a hospedagem 100% na nuvem. Os principais benefícios são:
- Redução de custos;
- Segurança de dados;
- Maior produtividade;
- Suporte rápido e eficiente;
- Prevenção de desastres e perdas;
- Backup diário e criptografia.
Mesmo diante de todas essas vantagens, a principal é que a hospedagem em nuvem garante maior segurança para seu sistema, com rigorosas estratégias de prevenção de desastres e perdas de informações.
Como você viu, com este tipo de armazenamento, os riscos são reduzidos significativamente quando comparados aos softwares com instalação local. Afinal, em softwares locais, basta seu servidor ficar comprometido.
Lembramos também que outra vantagem importante do prontuário eletrônico do paciente em nuvem é a facilidade de compartilhamento com os pacientes. Basta disponibilizá-lo pelo aplicativo de celular.
Assim, quando o paciente solicitar o prontuário, terá fácil acesso. Não esqueça que o prontuário é um documento que pertence ao paciente. Portanto, sempre que ele solicitar você deve disponibilizar. Por isso, também é importante manter o prontuário completo e seguro.
O melhor prontuário eletrônico do paciente é aquele que adota mecanismos de segurança e garante autenticidade, confidencialidade e integridade das informações do seu paciente.
Isso nos leva à LGPD. Veja mais:
4. Adequação à LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados tem como principal propósito proteger os tratamentos de dados para evitar que os usuários sejam prejudicados. Por isso, estabelece os principais direitos dos titulares dos dados:
- Verificar os dados gerados;
- Acessar, a qualquer tempo, os dados armazenados;
- Anonimizar as informações que revelem sua identidade;
- Revogar o consentimento de utilização;
- Livre acesso à identificação e ao contato do controlador.
É por isso que, além de garantir o exercício destes direitos, sua clínica precisa ficar atenta à proteção interna dos dados gerados.
Portanto, como você fará a coleta de dados e, depois, o arquivamento dos prontuários, é responsabilidade da sua clínica.
O prontuário eletrônico do paciente é um grande parceiro para realizar essa gestão do banco de dados da sua clínica. No entanto, você precisa ter certeza de que seu prontuário eletrônico está adequado às normas da LGPD.
Ao lado de especialistas, você pode aproveitar todos os benefícios da tecnologia sem colocar sua clínica e seus pacientes em risco.
5. Assinatura digital reconhecida pelo CFM
A quinta funcionalidade indispensável para você escolher o prontuário eletrônico para sua clínica é verificar se ele possui assinatura digital emitida pela ICP-Brasil, fundamental para a validade ética e jurídica.
Leia também: Certificação digital para médicos: o que é e como obtê-la
Apenas este certificado garante que sua assinatura digital é legítima. Escolha um prontuário eletrônico com este nível de segurança e adequação às normas dos devidos conselhos de cada profissional.
6. Integração com teleconsultas
Assim como o prontuário eletrônico do paciente, o módulo de teleconsultas também melhora o trabalho de toda a equipe, garante mais agilidade e economia.
Mas, além disso, ainda possibilita maior acesso ao atendimento para os pacientes. E, por permitir que sejam realizados mesmo à longa distância, amplia a visibilidade da clínica e as possibilidades do profissional.
Por isso que o prontuário eletrônico do paciente e a teleconsulta são tão complementares. Você consegue utilizá-los juntos para alcançar ainda mais pacientes e com muito mais qualidade.
A integração vai permitir que o prontuário seja usado para consultas locais ou online, sem comprometimento do registro de informações.
De bônus, o atendimento ainda será mais rápido e eficaz. Você vai poder conversar com o paciente e anotar as observações ao mesmo tempo, já que contará com o preenchimento automático do prontuário.
O resultado disso são consultas mais tranquilas, seguras e objetivas.
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Agora que você já conhece a fundo o prontuário eletrônico e sabe quais são as 6 principais funcionalidades indispensáveis, é hora de dar o primeiro passo rumo à inovação.
Conheça o prontuário eletrônico da Amplimed, que conta com:
- Tela única;
- Personalização por especialidade;
- Backup 100% em nuvem;
- Adequação à LGPD;
- Validade jurídica;
- Integração com teleconsulta.
