No momento mais tecnológico da saúde, em que os atendimentos romperam distâncias e dados dos pacientes são armazenados digitalmente, utilizar um sistema de gestão para administração da clínica é quase urgente.
A gestão e os processos manuais não são mais tão eficientes quanto já foram um dia, e a modernização se faz necessária para estar sempre um passo à frente.
Neste artigo, abordaremos como uma administração avançada de clínicas pode ser alcançada por meio de um sistema de gestão, desde o treinamento de uma equipe médica qualificada até a segurança oferecida a todas as partes envolvidas nos atendimentos e sua importância para garantir a satisfação do paciente.
O que é gestão de clínicas avançada e qual é a sua importância
Processos otimizados com um sistema de gestão
Como a gestão de clínicas evoluiu ao longo dos anos
Benefícios de um sistema de gestão para clínicas
Como escolher o sistema de gestão ideal
Implementando o sistema de gestão
Como o sistema Amplimed deixa sua gestão de clínicas avançada
O que é gestão de clínicas avançada e qual é a sua importância
A gestão de clínicas engloba cada prática e processo dentro dessa instituição de saúde.
Ela vai muito além de atendimentos. Começa no planejamento que presume o fluxo de caixa, faturamento, lucratividade e custos, passa pela divulgação dos serviços de saúde oferecidos e pela captação de pacientes, e chega ao pós-atendimento e satisfação.
Em resumo, realizar uma gestão avançada é olhar para todos os processos, de ponta a ponta, para garantir que a clínica opere de maneira eficiente, cumpra regulamentações e ofereça o melhor atendimento possível aos pacientes.
Processos otimizados com um sistema de gestão
Conheça, a seguir, alguns dos processos internos da clínica que são diretamente impactados quando se utiliza um sistema de gestão para realizá-la de forma avançada.
Eficiência operacional
A clínica opera de forma mais eficiente através de cursos de capacitação oferecidos à equipe e aumento da produtividade com ferramentas digitais que só um sistema de gestão ultra moderno oferece.
Isso pode resultar em processos mais independentes como agendamento online feito de forma autônoma pelo paciente, permitindo que a secretária foque seu trabalho em necessidades organizacionais mais urgentes.
Qualidade do atendimento
Uma gestão atenta à eficiência dos processos de ponta a ponta garante que os pacientes recebam cuidados de alta qualidade, seguindo regulamentações como a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD), que protege informações sensíveis e assegura a privacidade, prioriza a humanização do atendimento e seu alto padrão.
Tal atenção culmina na satisfação e fidelização do paciente e na reputação positiva da clínica.
Conformidade legislativa
A gestão avançada também é responsável por garantir que a clínica esteja atuando em conformidade legislativa, dentro das normas propostas pelo Conselho Federal de Medicina e das boas práticas inseridas no Código de Ética Médica.
O exercício da telemedicina, por exemplo, deve seguir, criteriosamente, a Resolução nº 2.314, proposta pelo CFM em 20 de abril de 2022.
Para facilitar a conformidade legal, o sistema de gestão da Amplimed desenvolveu uma plataforma de telemedicina totalmente dentro dos parâmetros, integrada ao prontuário eletrônico, já que, segunda consta na regulamentação:
Art 3º
§ 1º O atendimento por telemedicina deve ser registrado em prontuário médico físico ou no uso de sistemas informacionais, em Sistema de Registro Eletrônico de Saúde (SRES) do paciente, atendendo aos padrões de representação, terminologia e interoperabilidade.
Como a gestão de clínicas evoluiu ao longo dos anos
A gestão de clínicas evoluiu significativamente à medida que a tecnologia e o meio externo se modificaram.
Anteriormente, as clínicas dependiam de processos manuais. A equipe precisava marcar e confirmar consultas por ligações telefônicas, o fluxo de caixa e os repasses financeiros eram controlados por planilhas do Excel e os prontuários eram manuscritos, o que poderia, muitas vezes, afetar a atenção do médico na consulta ou acabar em extravio.
No entanto, com o avanço da tecnologia e a digitalização dos processos, as clínicas foram capazes de modernizar suas práticas administrativas.
Sistemas de gestão foram desenvolvidos para automatizar tarefas, facilitar o agendamento de consultas, gerenciar prontuários eletrônicos do paciente e simplificar a gestão financeira.
Hoje, é mais fácil para quem gerencia clínicas capacitar sua equipe com ferramentas cada vez mais práticas e com layout intuitivo e, além disso, poder acompanhar de perto o pós-atendimento e prezar pela satisfação.
Benefícios de um sistema de gestão para clínicas
Integração é a palavra-chave para o bom funcionamento de uma clínica. Isso porque, para se ter controle administrativo em sua totalidade, é necessário que os processos se conversem.
Por exemplo, com o agendamento com confirmação de consulta que dá o norte de quantos pacientes, em média, irão frequentar a clínica em uma semana, a previsão de faturamento fica mais exata, e é possível se preparar para gastos com insumos ou repasses à equipe. Tudo é conectado pelo sistema de gestão.
Confira alguns dos benefícios de digitalizar sua clínica visando uma gestão avançada:
- Centralização de dados: um sistema de gestão como o da Amplimed permite o armazenamento centralizado de informações, desde horários sem conflitos na agenda médica a prontuários digitais, integrados com históricos dos pacientes e registros financeiros para evitar inadimplências;
- Automatização de processos: parece contraditório, mas processos digitalizados como agendamento de consultas, faturamento e gerenciamento de estoque liberam tempo para os profissionais de saúde se concentrarem no cuidado mais humanizado ao paciente e mitigam a probabilidade de erros;
- Coleta de feedback: normalmente, os pacientes não têm tempo de permanecer mais tempo na clínica quando terminam o atendimento. Medir o desempenho dos serviços prestados também é um processo facilitado pelo sistema de gestão, que envia pesquisas de satisfação automáticas no pós-atendimento.
- Análise de dados: com filtros específicos de personalização é possível obter, no sistema de gestão, relatórios com dados exatos e estratégicos para melhorar o desempenho geral da clínica;
- Melhoria da experiência do paciente: com recursos como agendamento online, lembretes automáticos de consulta e envio fácil de documentos, anexos e resultados de exames, o sistema de gestão contribui para uma experiência simplificada e mais satisfatória para os pacientes.
Como escolher o sistema de gestão ideal
Escolher e implementar um sistema de gestão adequado são duas das etapas mais importantes para garantir uma gestão avançada.
Para isso, é preciso avaliar desde as demandas específicas da clínica até a integração eficaz do sistema escolhido. Vamos explorar o passo a passo da escolha:
Avaliação das demandas da clínica
Antes de selecionar um sistema de gestão, é fundamental realizar uma avaliação completa das demandas da clínica, como:
- Pontos de aperfeiçoamento
Identificar quais áreas da gestão da clínica precisam de melhorias ou estão defasadas, seja na gestão financeira, no agendamento de consultas, no próprio atendimento ou em outros processos administrativos.
- Porte da clínica
Analisar o tamanho da equipe, o volume de pacientes atendidos e outros fatores relevantes ajudará a definir não apenas o sistema de gestão, mas sua personalização, os recursos que ele oferece e você escolherá acrescentar em sua administração.
- Regulamentação vigente
Garantir que o sistema de gestão escolhido esteja em conformidade com a legislação determinada pelo órgão responsável – neste caso, o CFM.
- Integração entre recursos de um mesmo sistema
Considerar as possibilidades de integração do software escolhido, como uma plataforma de telemedicina integrada ao prontuário eletrônico, ou o prontuário integrado ao financeiro para que haja registro de pagamento de cada paciente.
Leia mais: Prontuário eletrônico integrado à telemedicina | Amplimed
Depois de elencar todas as necessidades da clínica, é hora pesquisar e escolher o sistema de gestão mais adequado. Aqui vai um checklist para auxiliar no processo:
- Avaliação de funcionalidades: analise as funcionalidades oferecidas por cada sistema cotado, priorizando aquelas que melhor atendem aos requisitos identificados durante a avaliação das necessidades. Lembre-se de que um sistema que permite o máximo de personalização ganha pontos extras;
- Versão teste: procure sistemas que disponibilizam uma versão de teste. Muitas vezes, nem todos os recursos serão oferecidos nesta etapa, mas ela é importante para que você tenha conhecimento dos principais, verifique se se adapta ao layout da plataforma e se acredita que sua equipe irá se adaptar;
- Participar de demonstrações: em uma segunda etapa, já em contato com um vendedor, agende uma demonstração. Dessa forma, uma pessoa especializada poderá te apresentar mais recursos e as personalizações exatas para cada uma de suas necessidades;
- Decisão: após uma análise cuidadosa, selecionar o sistema de gestão que melhor se alinha às necessidades e objetivos da clínica, levando em consideração fatores como custo, suporte ao cliente e capacidade de personalização.
Implementando o sistema de gestão
Uma vez selecionado o sistema de gestão, é hora de iniciar a implementação na clínica. Esta etapa deve ser minuciosamente planejada para garantir uma transição suave e bem-sucedida, afinal, por mais que possa não haver a necessidade da migração entre dois sistemas, ainda assim há a mudança de processos manuais para processos digitais.
A implementação deve acontecer em conjunto com uma equipe de especialistas dedicada à você e inclui:
- Planejamento: é importante estabelecer um cronograma bem definido, responsabilidades da equipe da clínica e do sistema, envio de arquivos e informações solicitadas dentro do prazo e treinamento necessário;
- Configuração do sistema: a equipe do sistema contratado deve configurá-lo junto com o administrador da clínica, de acordo com as necessidades específicas apresentadas, personalizando campos, abas e relatórios gerenciais;
- Realização de testes e disponibilidade para ajustes: a personalização de um sistema leva algum tempo e deve passar por ajustes até atingir o resultado esperado para um ser capaz de oferecer gestão avançada para sua clínica. Para isso, realiza-se testes para identificar e corrigir quaisquer problemas ou falhas antes da implantação completa;
- Implantação gradual: a transição, especialmente no caso de migração entre sistemas, deve ser suave, afinal, dados sensíveis serão migrados e o ideal é que não sejam sentidos quaisquer impactos nas operações da clínica;
- Suporte: o contato não deve terminar. Após a implantação, a equipe de especialistas do sistema deve fornecer suporte à equipe da clínica. Estar pronto para realizar ajustes e atualizações conforme necessário para garantir a chamada gestão avançada, que cobre todos os processos com o novo sistema.
Como o sistema Amplimed deixa sua gestão de clínicas avançada
Diversos recursos foram citados no artigo que você acabou de ler e todos eles são essenciais para uma gestão de clínicas avançada.
Além disso, você teve acesso a um checklist com os principais critérios para facilitar sua decisão.
A Amplimed é o sistema que contempla todos eles com suas variadas ferramentas personalizáveis e processo de implantação cuidadoso, com suporte diante de qualquer necessidade e tempo médio de resposta de um minuto.
O sistema Amplimed proporciona o máximo de integração para otimizar as operações da clínica e melhorar a produtividade e o trabalho da equipe e a experiência do paciente, apoiando sua gestão de ponta a ponta.
Na plataforma, você encontra:
Agendamento online e agenda médica inteligente
Seus pacientes têm autonomia para agendar consultas 24 horas, 7 dias da semana e recebem confirmações automáticas de consulta, reduzindo as taxas de não comparecimento e melhorando a eficiência do agendamento.
Já os gestores da clínica têm controle sobre os horários disponíveis de cada profissional da saúde, podendo configurar ou bloquear intervalos específicos, impossibilitanto conflito de agendas.
Prontuário eletrônico com histórico do paciente
Na etapa do atendimento, a gestão avançada envolve prezar pela qualidade. O prontuário eletrônico personalizável permite o armazenamento seguro e organizado de todas as informações médicas dos pacientes e preenchimento mais ágil, para que seu foco esteja no cuidado humanizado e atencioso.
Nele, você acessa histórico do paciente e resultados de exames e prescrições eletrônicas de qualquer lugar, a qualquer momento.
Dessa forma, você pode realizar o acompanhamento do paciente caso ele apresente um episódio de urgência.
Seu comprometimento com a privacidade do paciente também fica assegurado com um prontuário pautado na Lei Geral da Proteção de Dados.
Controle de estoque
Parte importante da gestão clínica avançada inclui um bom controle de insumos.
Com o sistema Amplimed, é possível acompanhar os níveis de estoque de medicamentos, materiais médicos e outros suprimentos essenciais.
Dessa forma, é possível que o gestor se prepare antecipadamente para uma reposição e insira no fluxo de caixa a saída para tal compra.
Gestão financeira completa
Da integração do modo de pagamento de cada paciente à sua ficha cadastral até a emissão de relatórios financeiros completos, a gestão financeira do sistema de gestão da Amplimed ajuda a controlar o fluxo de caixa e a saúde da clínica.
Gerencia os repasses à equipe, auxilia na previsibilidade de faturamento mensal e ajuda a evitar glosas com operadoras de saúde.
A gestão de clínicas avançada é facilitada pela digitalização integral da sua clínica, e isso apenas uma plataforma completa e personalizável pode fazer por você.
Faça um teste do sistema Amplimed e comece a riscar os itens do seu checklist rumo à uma gestão cada vez mais avançada.
