Encontrar um sistema de gestão confiável desde os primeiros passos da abertura de uma clínica é essencial para o sucesso do empreendimento.
É justamente no momento inicial que muitas dificuldades surgem. O dia a dia, até que se entenda o ritmo do trabalho e de cada processo dentro da clínica, é a parte mais desafiadora.
Ter atendimentos de qualidade e uma equipe com profissionais capacitados parece algo básico, mas demanda tempo de contratação, treinamento e habilitação, o que também é considerado gasto, afinal, a clínica não funciona operando com 100% da sua capacidade antes disso.
Depois da abertura da clínica, a manutenção de todas as áreas da instituição pode se tornar um pesadelo sem um gerenciamento correto e um bom sistema ajuda na gestão geral e reduz exponencialmente custos extras.
A má administração de recursos do consultório, e aqui falamos de pessoas e de novas tecnologias e outros insumos, pode levar à diminuição de qualidade, dificuldade em manter pacientes e grandes obstáculos na expansão e crescimento da prestação de serviços.
Neste artigo, você irá entender como o sistema de gestão Amplimed reduz custos da clínica e como implementar na sua empresa.
Como o sistema de gestão Amplimed reduz os custos da clínica?
Prontuário do paciente
Proteção de dados
Equipe produtiva
Diminuição de glosas
Controle de despesas
Integração de processos financeiros
Redução de custos com materiais físicos
Relatórios financeiros
O que é um sistema de gestão em saúde?
Também conhecido como software de gestão em saúde, é uma ferramenta que auxilia no dia a dia de médicos e demais profissionais envolvidos com a saúde.
Essa tecnologia que se dedica a automatizar processos que, até então, eram estritamente manuais, tomavam muito tempo da equipe e nem sempre eram isentos de erros.
Se engana quem pensa que as facilidades de um sistema de gestão foram pensadas apenas para especialistas e para quem lida com o paciente diretamente.
No software da Amplimed, as funções foram desenvolvidas visando descomplicar a rotina de um consultório, seja em processos administrativos ou na frente de atendimento.
Unificar todas as informações e ações em uma plataforma dedicada à administração é a forma que os empresários e gestores desses estabelecimentos têm de verificar o bom andamento dos processos internos.
Quando falamos de atendimento ao paciente, o sistema de gestão em saúde auxilia no agendamento de consultas, confirmação de comparecimento, na organização de agendas, prontuários médicos e nos encaminhamentos necessários durante o tratamento.
Mas, um bom sistema vai muito além disso. Ele também assessora e facilita a vida de todos os demais funcionários que trabalham a favor do desenvolvimento da clínica.
Isso vai desde quem cuida da parte financeira, com acesso a relatórios de quantidade e tipos de consultas, controle de estoque, lista de contas a pagar e receber e relações de faturamento até as recepcionistas.
São inúmeras possibilidades e ferramentas para levá-lo às melhores decisões para o seu negócio.
Dessa forma, você consegue se posicionar melhor no mercado, aumentar o número de serviços prestados e ainda reduzir custos de todos os departamentos.
Como o sistema de gestão Amplimed reduz os custos da clínica?
O Portal R7 recolheu alguns dados do Mapa de Empresas, do governo federal, sobre a saúde dos negócios em 2023 e os números são alarmantes.
Isso porque, de acordo com o portal de notícias, o Brasil teve 4 empresas fechadas por minuto em 2023, o que equivale a 25% a mais do que em 2022.
Esses dados refletem o nível de desafio que as empresas enfrentam conforme os anos vão passando. Não basta abrir um CNPJ, uma boa gestão é a principal responsável por mantê-lo em funcionamento.
Apenas uma gestão atenta aos mínimos detalhes é capaz de focar em faturar bem enquanto perde o mínimo possível financeiramente.
A preocupação com o que reduz os custos da clínica é uma tarefa de suma importância e que deveria ser pesquisada e aplicada todos os dias.
Abaixo elencamos alguns pontos em que o sistema de gestão Amplimed auxilia na redução de custos:
1. Repartição financeira
Começamos pelo mais óbvio: o sistema de gestão diminui os gastos diretamente no setor financeiro. Isso porque permite mais precisão de dados para cálculos, acompanhamento e controle de todas as movimentações que a clínica tem durante todo o mês.
Os registros são feitos de maneira automatizada e integrada. Por exemplo, ao término do atendimento, você pode atualizar o status de pagamento do paciente, o que ajuda a controlar problemas de inadimplência.
Esse formato reduz a quantidade de erros e de informações irreais sobre dívidas, faturamentos e próximos recebimentos.
Clínicas que fazem todo o livro caixa ainda de forma manual estão suscetíveis a muitos erros. Uma pessoa responsável precisa escrever todas as movimentações financeiras que a empresa teve, das mais simples até as mais caras.
Ter apenas um funcionário para desempenhar tal função pode acarretar em acúmulo de trabalho e sobrecarga, situação essa que favorece erros e problemas trabalhistas.
Ao mesmo tempo, a situação pode ficar mais complicada se mais pessoas receberem a atribuição da contabilidade da clínica, caso ela seja feita de forma manual. A quantidade de trabalho será dividida e o problema anterior desaparecerá, mas novos surgirão, especialmente relacionados à comunicação.
A padronização das informações pode ficar mais difícil, afinal, são pessoas diferentes fazendo a mesma coisa, ainda que um modelo tenha sido estabelecido.
O sistema de gestão em saúde da Amplimed facilita todo esse processo, garantindo eficiência, organização e exatidão.
2. Prontuário do paciente
O sistema de gestão Amplimed conta com prontuário eletrônico integrado a outras ferramentas que, quando não age ativamente na redução de custos para a clínica, motiva a economia.
Ao eliminar a necessidade de papel, por exemplo, mitiga-se os custos associados à impressão, espaço de armazenamento e gerenciamento de documentos.
Além disso, o sistema otimiza o tempo dos profissionais de saúde, permitindo uma documentação mais rápida e eficiente das informações dos pacientes, o que significa mais tempo dedicado a um atendimento humanizado.
A integração do prontuário eletrônico com outras ferramentas do sistema, como agendamento de consultas e faturamento, também pode reduzir custos, já que uma mesma pessoa pode ficar responsável pelos processos integrados de gestão, economizando recursos de mão de obra.
Além disso, a redução de erros de transcrição e interpretação de informações pode levar a diagnósticos mais precisos e tratamentos mais eficazes, evitando custos associados ao retrabalho e possíveis processos judiciais.
3. Proteção de dados
A Lei Geral de Proteção de Dados para médicos é ainda mais minuciosa quando comparada às demais profissões. As diretrizes são muito exigentes quanto ao recebimento, armazenamento e compartilhamento das informações de pacientes.
Caso a empresa de saúde não cumpra todos os requisitos, as multas por violação da LGPD, segundo a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, em publicação para o jornal Valor Econômico, podem ser de até 2% do valor do faturamento, com limite de R$50 milhões.
Mas, em alguns casos, os estabelecimentos são desativados e perdem licenças para atividades corporativas.
Já pensou ter que desembolsar esse valor ou, ainda, não poder mais exercer seu trabalho?
Para que isso não ocorra, você pode contar com um sistema de gestão em saúde que já está totalmente adaptado às novas exigências e vai cuidar de todas as informações com a segurança necessária nos tempos de hoje.
4. Equipe produtiva
Quantas vezes você viu médicos, dentistas ou terapeutas ociosos por horas, pois não tinham atendimentos marcados?
Normalmente, esse problema é causado pela bagunça de agendas e pela falta de presença dos pacientes nos compromissos marcados anteriormente.
Um software de gestão em saúde diminui essas situações, já que disponibiliza agendamentos online em que o próprio paciente pode escolher qual dia e horário são mais confortáveis para ele e tem melhor adaptação à própria agenda.
A confirmação de consultas funciona como um lembrete e requer a confirmação de que ele realmente comparecerá.
Com essas informações disparadas de forma automática, as secretárias médicas conseguem ter mais base para organizar os horários e avisar os especialistas sobre possíveis mudanças com antecedência.
Essa otimização no setor da recepção também coopera com a redução nos custos no fim do mês.
5. Diminuição de glosas
O recebimento dos valores de uma consulta pelo convênio é totalmente diferente do referente ao atendimento particular. É mais demorado e exige uma série de regras para dar certo.
O sistema de gestão em saúde da Amplimed reduz tempo e energia gastos com esses processos burocráticos, uma vez que é totalmente integrado com o faturamento TISS.
O prontuário eletrônico também faz parte desse processo, onde todo o histórico médico fica disponível para qualquer pessoa do convênio que tiver dúvida sobre tratamentos e medicamentos escolhidos para determinado paciente.
6. Controle de despesas
Se você precisa reduzir os custos de sua clínica médica, o primeiro passo é saber para onde o dinheiro está indo.
Por isso, é preciso organizar as despesas e prepará-las para uma análise minuciosa antes de tomar qualquer decisão.
Após organizar todas as saídas do caixa, você poderá analisar quais atividades utilizam maior quantidade de recursos financeiros.
É comum que se indique para esta organização o uso de planilhas extensas e detalhadas.
No entanto, sabemos que a gestão de tempo deve ser uma das prioridades em empresas da área da saúde.
Portanto, para poupar seu tempo, salientamos: utilize ferramentas tecnológicas para automatizar a organização de despesas.
Sem ferramentas de automatização, você precisará inserir as informações financeiras, manualmente, em sua planilha.
Além disso, será necessário ter conhecimento entre intermediário e avançado no sistema de gestão em saúde escolhido. Com recursos tecnológicos avançados, sua clínica só precisa:
- Informar preferências para configurações iniciais;
- Manter o fluxo normal de atendimentos;
- Confirmar compras de material e pagamentos.
O software médico de gestão para clínicas Amplimed consegue integrar todos os custos relacionados ao atendimento prestado.
A partir das configurações iniciais, o software soma os custos variáveis e a parte proporcional do custo fixo mensal e aplica ao atendimento.
Este tipo de cálculo facilita decisões como a precificação de serviços da clínica. Mas por que estes recursos reduzem os custos?
Uma vez que você tenha os custos organizados, fica mais fácil analisar e tomar decisões. Dessa forma, você pode aplicar medidas diretas de redução de custos, visando à eficiência operacional a partir, por exemplo, da otimização dos processos.
7. Integração de processos financeiros
Recursos tecnológicos aumentam a precisão das informações financeiras. Isso ocorre devido à praticidade de vincular custos e receitas diretamente ao atendimento prestado. Assim, um atendimento que se origina no agendamento online será faturado com facilidade a partir de premissas definidas pela clínica médica.
Com informações prestadas pelo próprio paciente no momento do agendamento, o sistema de gestão em saúde registra o atendimento.
Este registro seguirá por todos os setores da clínica. Logo, todos os profissionais terão acesso aos módulos de sua competência. Dessa forma, recepção, médicos e setor administrativo trabalham em parceria, sem risco de retrabalho.
Portanto, a primeira forma de economizar com automação é, exatamente, reduzir tarefas repetitivas e concentrar sua equipe em atividades mais complexas.
A automação de processos aumenta a precisão das informações geradas em sua clínica. Além disso, possibilita que você faça a alocação das pessoas certas para cada função.
Assim, sua empresa ganha maior eficiência operacional; ou seja, maior produtividade, com menor custo. Além de evitar retrabalho e aumentar a produtividade, a automação também melhora a experiência dos pacientes na clínica.
Essa melhora no processo de atendimento, desde o agendamento, reduz o número de pacientes que cancelam ou que faltam consultas. Atendimentos cancelados podem causar grande impacto no orçamento da sua clínica.
Afinal, você prepara toda estrutura de equipe, equipamentos e disponibilidade para atender o paciente.
Na ausência dele e sem a possibilidade de incluir outro paciente no horário, você fica no prejuízo.
Com automação do atendimento, e recursos adicionais que um software de gestão oferece, como pagamento online vinculado ao agendamento, o número de cancelamentos e ausências é reduzido significativamente.
Isso ocorre porque o paciente se sente acolhido, podendo optar pelo melhor horário em sua agenda. Após agendar, ele é conduzido até a consulta, com lembretes periódicos.
8. Redução de custos com materiais físicos
Quando falamos em reduzir os materiais impressos em sua clínica, estamos propondo uma estratégia que impacta diretamente o meio ambiente e o faturamento da sua empresa. Afinal, o consumo de papel tem um alto custo para as empresas.
Faça o cálculo: quanto de economia é possível atingir com a substituição dos prontuários em papel por sua versão eletrônica?
Com a redução das impressões, além de diminuir a compra de folhas, você também reduzirá:
- Consumo de tinta;
- Gasto com manutenção das impressoras;
- Tempo investido para preenchimento manual dos documentos.
A utilização de prontuário eletrônico é uma mudança significativa em sua clínica. Não se trata apenas da alteração de formato do documento, mas de uma transformação em seu modelo de gestão. Associado a isso, você conseguirá reduzir os custos da sua clínica e, assim, investir no crescimento da clínica.
Além dessa redução direta do consumo, você também pode aplicar um controle do fluxo de suprimentos para sua clínica. Para isso, é preciso anotar todas as compras de suprimentos e a utilização deste material durante os atendimentos. Um sistema de gestão em saúde com módulo de controle de estoque pode ajudar nesta tarefa.
9. Relatórios financeiros
Toda estratégia de gestão deve ser aplicada a partir de informações geradas pela própria empresa. Por isso, nossa dica número 9 está relacionada com a produção e análise de informações gerenciais por sua clínica.
Precisamos, é claro, entender a lógica de produção dessas informações. O ideal é que você não precise criar uma atividade adicional para produzir esses dados.
Por exemplo, você atende o paciente e, então, sua secretária pega o prontuário e anota todos os materiais utilizados para contabilizar no final do mês. Este procedimento aumentaria os custos da sua clínica. Afinal, a hora de trabalho de sua secretária é um investimento significativo.
O melhor cenário, portanto, é aquele em que o mesmo software que registra o atendimento é capaz de demonstrar custos e receitas associados.
Após proceder com o registro adequado de custos e receitas do atendimento, você precisa ter relatórios precisos e de fácil interpretação. Via de regra, bons relatórios são aqueles personalizáveis. Sabe-se que cada clínica tem o seu modo próprio de funcionamento e perfil de pacientes. Portanto, você precisa obter relatórios específicos para o modelo de atendimento da sua empresa.
Ao analisar os resultados do período, você pode iniciar novamente o ciclo de planejamento e traçar estratégias para reduzir custos ou mantê-los estáveis.
Checklist para auxiliar na sua decisão pelo sistema ideal
Agora que você já conhece os recursos do sistema de gestão Amplimed e descobriu como são diretamente responsáveis pela redução de custos em uma clínica, vamos te simplificar a sua escolha.
O checklist disponibilizado a seguir contém tudo o que você pode encontrar em nosso sistema de forma simplificada, e deve ajudá-lo a decidir.
Com ele, você pode analisar os itens que busca para a sua clínica e como podemos suprir suas necessidades.
O sistema médico da Amplimed reduz os custos da clínica, utilizando:
Agendamento online;
Confirmação automática de consultas via WhatsApp, SMS ou e-mail;
Prontuário eletrônico em tela única, separado por especialidades;
Plataforma de telemedicina integrada com o prontuário;
Prescrição digital;
Segurança digital de acordo com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados nº 13.709 de 14 de agosto de 2018;
Certificado digital padrão ICP-Brasil;
Sistema de contas a pagar e a receber;
Relatório de fluxo de caixa;
Cadastro de despesas;
Controle de estoque;
Aviso de inadimplência;
Cálculo de repasses;
Faturas por convênios;
Controle de glosas hospitalares;
Relatório de ganhos com convênios a partir do padrão TISS.
Todas as empresas que utilizam o sistema de gestão em saúde da Amplimed notaram que houve redução de até 98% das glosas com as operadoras de saúde, diminuição de 90% de inconsistências financeiras, economia de 40% no tempo de preenchimento dos prontuários e redução em até 38% das faltas de consultas já marcadas.
Você pode ter acesso a todos esses benefícios ainda hoje, assinando a nossa solução.
