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Guia de planejamento estratégico para clínicas: como começar o ano de forma organizada

Está em dúvida sobre como começar a planejar? Veja como criar o seu próprio planejamento estratégico partindo das características que a sua clínica possui.

Estar alinhado com as expectativas e metas da empresa é fundamental para gestores e colaboradores que anseiam pelo progresso financeiro e da carreira. Mas para que isso ocorra, é necessário ter uma visão clara de qual caminho seguir e de como se organizar para alcançar os objetivos.

Por isso, o planejamento estratégico precisa ser uma prioridade para as organizações, pois nessa etapa é onde as ideias afloram, sendo possível fazer uma descrição detalhada de todos os desafios, os concorrentes, os orçamentos e outros pontos importantes.

Confira o nosso texto e entenda o que é um planejamento estratégico, a importância da definição de objetivos e metas claras, a análise SWOT e como implementá-la, e ainda um passo a passo estruturado para criar um planejamento de acordo com as características da sua empresa.

O que é um planejamento estratégico
Definição de objetivos e metas
Como traçar objetivos e metas na prática
Realizando a análise SWOT
Passo a passo para a criação de um planejamento estratégico

O que é um planejamento estratégico

Mulher olhando para o computador em dúvida

Um planejamento estratégico é um conjunto de ações que visa definir e alcançar os objetivos de uma organização, considerando seus recursos, seu ambiente interno e externo, sua missão, visão e valores.

Ele envolve a análise de recursos disponíveis, a identificação de oportunidades de negócio, a definição de estratégias para o setor financeiro e operacional, e a criação de planos de ação detalhados para não exceder o limite de gastos.

O planejamento estratégico ainda se mostra importante para que a empresa possa se adaptar às mudanças do mercado, se diferenciar da concorrência, e alcançar o sucesso pelo caminho traçado.

Esse é o nível com mais amplitude para o planejamento, pois é voltado para o longo prazo, considerando uma faixa de 5 a 10 anos de empresa.

Planejamento tático

É o nível intermediário do planejamento, que traduz o planejamento estratégico em planos de ação mais específicos e detalhados, por área ou departamento da empresa.

Ele é elaborado pelos gerentes ou executivos, que têm a visão das suas respectivas áreas e o poder de decisão sobre os recursos e as atividades que lhes competem.

Esse tipo de planejamento é voltado para o médio prazo, normalmente de 1 a 3 anos, e tem uma orientação interna, ou seja, considera os fatores internos que afetam a empresa, como os processos, as pessoas, os equipamentos, entre outros.

Planejamento operacional

Este é um estágio mais específico e concreto do planejamento, que executa o planejamento tático no dia a dia da operação da empresa. Ele é elaborado pelos supervisores ou coordenadores, que têm a visão das suas respectivas tarefas e o poder de decisão sobre a forma de realizá-las.

O planejamento operacional é voltado para o curto prazo, normalmente de 3 a 12 meses, e tem uma orientação funcional, ou seja, considera as funções que devem ser desempenhadas para atingir os resultados esperados.

A diferença entre o planejamento tático e o operacional está nos níveis de responsabilidade atribuídos a diferentes cargos na empresa, o tempo previsto para o alcance dos objetivos e o nível de abrangência do que foi planejado.

Leia também: Planejamento financeiro para clínicas médicas em 5 passos práticos

Definição de objetivos e metas

Cubo de madeira com um alvo desenhado com dardo no centro

As clínicas são organizações que buscam gerar valor para seus colaboradores com a predileção pelos serviços prestados, e para pacientes por meio da promoção da saúde e bem-estar.

Entretanto, para que isso seja possível, é preciso ter uma direção clara e um propósito bem definido para medir o desempenho durante o caminho traçado.

Os objetivos são os resultados que a empresa quer alcançar com o seu trabalho, de forma geral e a longo prazo. Eles devem estar alinhados com a missão e a visão da empresa para que o caminho até os números esperados sejam palpáveis.

No universo empresarial, os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais, seguindo o critério SMART, que é a sigla em inglês para Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound.

Já as metas são os passos intermediários que a empresa precisa dar para atingir os seus objetivos, de forma mais detalhada e a curto ou médio prazo. 

Elas devem ser quantificáveis, realistas, desafiadoras e compatíveis com os recursos disponíveis na empresa. As metas devem ter indicadores de desempenho, que são as variáveis que mostram se a meta foi ou não atingida.

A definição tanto dos objetivos quanto das metas torna possível orientar as decisões e ações da empresa de forma mais clara e precisa, além de aumentar a produtividade e a eficiência da empresa e identificar pontos de melhoria.

Outro aspecto muito importante é a motivação da equipe. Os colaboradores precisam estar engajados e alinhados com tudo o que foi planejado pelos gestores da empresa, podendo assim criar um ambiente mais acolhedor e promover melhores relações de trabalho.

Como traçar objetivos e metas na prática?

Trio de médicos analisando dados em três computadores

Após entender o que são e para que servem os objetivos e metas, resta a dúvida de como criá-los e ter controle sobre ambos no dia a dia da clínica. No entanto, os passos são simples, mas requerem constante revisão para ter certeza de que nada fique fora do que foi traçado.

Um ponto importante é não confundir objetivo com meta. Como já mencionado, as metas são pequenos passos em direção a um objetivo e, portanto, neste guia, focaremos nesse ponto.

Seja específico

A primeira tarefa é definir o setor que passará a ter uma nova meta. Ser generalista, neste caso, não é uma boa prática, pois o planejamento deve abranger as melhores habilidades dos profissionais que se enquadram na área.

Como exemplo, uma clínica definiu um objetivo de “melhorar o atendimento na recepção”. Já a meta definida para esse objetivo é de “melhorar o feedback do cliente”. Perceba que essa meta é totalmente vaga e sem nenhum direcionamento para os profissionais que a receberam. Dessa forma, ela se torna ineficaz e acaba confundindo o colaborador.

Já um exemplo de uma boa meta seria: “diminuir a fila de espera para o atendimento”. Nessa meta, é possível pensar em maneiras práticas de como otimizar o atendimento do paciente por diversos meios, seja a adoção de um sistema de gestão, a criação de um aplicativo para marcar horários e diminuir a ociosidade, e outras alternativas no mercado.

Acompanhe os resultados

Após a estruturação dos objetivos e a organização das metas, os resultados devem ser verificados em períodos determinados pelos gestores das equipes. Dessa forma, é possível aprimorar as estratégias traçadas para melhorar o desempenho até o alcance da meta.

Caso as metas já tenham sido alcançadas, é importante realizar uma reunião em equipe para pensar nos próximos passos que a equipe deve trilhar para promover o alcance do objetivo final, que geralmente está proposto a longo prazo. 

Planos de ação

Durante a criação dos objetivos e metas que a clínica precisará atingir, apenas pensamos sobre “o que” necessitamos em um ou mais setores. Já na etapa do plano de ação, é onde focamos em maneiras de atingir as metas seguindo o modelo de planejamento estratégico.

O plano de ação pode envolver estratégias na operação da clínica, desenvolvimento de ideias para o marketing, para o atendimento ou até mesmo na organização das finanças. O importante é fazer uma análise detalhada dos recursos disponíveis para o plano de ação e alinhá-los à meta.

Faça ajustes quando necessário

Durante a execução de um plano de ação, algumas coisas podem não sair como o esperado para alcançar uma meta. O problema pode estar em diversos lugares, como na lentidão das operações traçadas, demoras causadas por excesso de burocracia, entre outros.

Entretanto, sempre há tempo para corrigir situações inesperadas. Para isso, é fundamental reunir a equipe responsável pela linha de frente da operação e realinhar os planos a partir do apontamento das falhas e pela construção de novas estratégias.

Priorize as metas mais simples

Em um planejamento a longo prazo, várias metas podem surgir, mas nem todas terão o mesmo nível de complexidade para serem alcançadas. Metas mais complexas geralmente são alinhadas com a expectativa de alcance em um período maior de tempo.

Metas simples e com um período menor para serem alcançadas precisam ser prioridade para a equipe. É por meio delas que outras metas maiores avançam progressivamente.

Leia também: Como criar metas para sua clínica

Realizando a análise SWOT

Mulher escrevendo em post its roxos colados no vidro

Esta é uma ferramenta de planejamento estratégico que permite avaliar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de um negócio ou projeto. Ela é útil para definir objetivos, estratégias e ações que possam melhorar o desempenho e a competitividade da empresa no mercado.

A sigla SWOT vem do inglês e significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). No Brasil, também é conhecida como análise FOFA.

A análise SWOT consiste em elaborar uma matriz com quatro quadrantes, onde são listados os fatores internos e externos que afetam o negócio. Os fatores internos são as forças e fraquezas, que dependem da gestão e das características da empresa.

Os fatores externos são as oportunidades e ameaças, que estão relacionadas ao ambiente, aos clientes, aos concorrentes e às tendências do mercado. Alguns caminhos para realizar a análise SWOT são:

  1. Definir objetivo da análise – com esse passo é possível avaliar a situação atual da empresa e o nível de qualidade dos serviços prestados.
  1. Coleta de informações – é importante colher os dados que o mercado oferece em relação a outras clínicas por meio de pesquisas, observações e relatórios.
  1. Preenchimento da matriz SWOT – aqui é onde são identificadas todas as propriedades de análise seguindo os critérios que a própria sigla estabelece:
  • Forças: são vantagens competitivas que a empresa possui, como os recursos do qual dispõe, o atendimento personalizado e outros pontos fortes que contribuem para o sucesso da clínica.
  • Fraquezas: ao contrário das forças, aqui temos desvantagens em relação a outras empresas. Isso implica nos problemas, tanto administrativos quanto operacionais; as limitações, tanto físicas quanto financeiras, e por último, problemas quanto ao marketing e seus resultados.
  • Oportunidades: são as situações que se apresentam favoráveis ao ambiente externo, principalmente quando são tendências no mercado, lacunas que podem ser preenchidas e outras chances de crescimento e melhoria da empresa.
  • Ameaças: é tudo o que representa o prejuízo iminente, riscos excessivos e desafios que podem comprometer o resultado planejado. Geralmente, novos concorrentes e crises econômicas geram as situações mais desfavoráveis para os gestores.

Ao colocar a matriz SWOT em prática, é possível identificar melhor todos os aspectos do mercado. Embora seja uma ferramenta simples, ela possibilita ter uma visão mais ampla e realista da concorrência e da organização interna.

O Sebrae disponibiliza um quadro para a análise SWOT que facilita a visualização durante o processo de planejamento.

Passo a passo para a criação de um planejamento estratégico

Um planejamento estratégico é um documento que define os objetivos, as estratégias e as ações de uma empresa para um determinado período de tempo. Ele serve como um guia para orientar as decisões e as atividades da organização, visando alcançar os resultados esperados.

Para criar um planejamento estratégico do zero, é preciso seguir alguns passos básicos, que são:

  1. Definir a missão, a visão e os valores

A missão é o propósito da empresa, o que ela faz e para quem. A visão é o estado futuro desejado pela empresa, onde ela quer chegar. Os valores são os princípios éticos e morais que norteiam a conduta da empresa.

  1. Analisar o ambiente interno e externo da empresa

O ambiente interno é composto pelos recursos, capacidades, competências e processos da empresa. O ambiente externo é composto pelos fatores que influenciam a empresa, como clientes, concorrentes, fornecedores, mercado, tecnologia, legislação, etc.

Além disso, como detalhamos nos tópicos acima, temos a análise SWOT, uma ferramenta que pode auxiliar nessa etapa, pois permite mapear todos os atributos da empresa e ajudar com o modelo de planejamento a ser seguido.

  1. Definir os objetivos estratégicos

Os objetivos estratégicos são as metas que a empresa quer atingir em um determinado prazo, de acordo com a sua missão e visão.

Eles devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART). Por exemplo: aumentar o faturamento em 20% até o final do ano.

  1. Estabelecer as estratégias

As estratégias são os meios para alcançar os objetivos estratégicos. Elas devem levar em conta as forças e oportunidades da empresa, bem como as fraquezas e ameaças do ambiente. 

As estratégias podem ser de diferentes tipos, como de crescimento, de diferenciação, de liderança, de inovação, etc. Por exemplo: investir em marketing digital para atrair mais clientes.

  1. Criar os planos de ação da empresa

Os planos de ação são as atividades que devem ser realizadas para executar as estratégias. Eles devem especificar o que deve ser feito, por quem, como, quando, onde e com quais recursos. 

Os planos de ação devem ser monitorados e avaliados periodicamente, para verificar se estão sendo cumpridos e se estão gerando os resultados esperados. Por exemplo: criar um site para a empresa, com design moderno e conteúdo relevante, até o próximo mês, com a ajuda de uma agência especializada.

  1. Elaborar um orçamento empresarial

O orçamento empresarial é a estimativa das receitas e despesas da empresa para um determinado período de tempo, geralmente um ano. Ele serve para planejar e controlar os recursos financeiros da empresa de acordo com o seu planejamento estratégico.

Seu orçamento deve ser realista, coerente e flexível, para permitir ajustes conforme as mudanças no cenário. No entanto, é importante lembrar que o planejamento estratégico não é um documento estático, mas sim um processo dinâmico, que deve ser revisado e atualizado de acordo com as mudanças no ambiente e no mercado.

Por fim, é fundamental priorizar as boas lideranças e pessoas com experiência na parte estratégica. Caso seja o primeiro empreendimento, é importante ter o auxílio de alguém especializado e que já tenha passado por diversas vivências com o modelo de planejamento. Dessa forma, a probabilidade de erros diminui e as chances de progresso rápido aumentam.

Leia também: Como estruturar o planejamento operacional da clínica médica?

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