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Como estruturar o planejamento operacional da clínica médica?

O planejamento operacional na clínica médica é uma forma de acabar com aquela sensação que às vezes ronda empresários e gestores do ramo da saúde que fazem muito, trabalham horas e horas por dia, mas os resultados não são tão expressivos quanto à carga de dedicação. 

Você já sentiu que corre e corre muito, mas não sabe bem para onde está indo ou, se sabe, nunca consegue visualizar a linha de chegada? 

Essa sensação pode ser comum, mas não é normal. Ainda mais falando de um assunto tão pragmático como administrar empresa. 

Nesse texto você vai conhecer caminhos que podem acabar com esse sentimento que te ronda e que te distanciam da potência máxima de desenvolvimento que sua clínica pode alcançar. 

O que é planejamento operacional na clínica médica?

Talvez você já tenha ouvido falar dessa mesma técnica, mas com a nomenclatura de planejamento de trabalho. Saiba que no fim, é a mesma coisa. 

Se pensarmos no nome, já podemos entender que essa técnica traz formatos de como realizar o trabalho do dia a dia. É com essa ferramenta que você consegue montar um fluxo de tarefas diárias com uma maior compreensão de como conduzir cada uma. 

O planejamento operacional é o caminho que todos que estão dedicando esforços pela clínica vão percorrer para conseguir atingir as metas mais ambiciosas que foram traçadas. 

É uma espécie de manual que descreve como as atividades precisam ser realizadas. E já que se trata de momentos mais práticos, está ligado com processos internos aprovados pelos gerentes da empresa. 

Qual a importância do planejamento operacional? 

Qualquer forma de planejamento já é válida, mas a importância fica ainda mais evidente quando estamos falando de pequenos atos do dia a dia. Um bom planejamento operacional pode ser percebido tanto nas tarefas corriqueiras de um dia de trabalho quanto a longo prazo ao colher frutos mais contundentes. 

É por meio dele que você vai conseguir ter uma visão mais transparente e ampla do que precisa ser feito e em quanto tempo e com determinada quantia de dinheiro. 

É importante para que você consiga desenvolver uma liderança mais eficaz e que, consequentemente, alcance mais resultados para a empresa a favor da expansão e melhoria dos trabalhos prestados. 

Esse método também possibilita otimizar entregas, melhorando a experiência do paciente e o seu lucro no final do mês. 

Por que fazer o planejamento operacional?

Você já sabe que o planejamento operacional é fundamental para conquistar aquelas grandes metas que parecem inalcançáveis. 

Mas até mesmo depois de conseguir tudo aquilo que foi proposto, fica de forma permanente uma nova cultura dentro da empresa. Principalmente no que diz respeito à organização, programação, formas de trabalhar e uma consciência coletiva que com métodos e aplicações é possível fazer qualquer tipo de transformação. 

Ou seja, não é só sobre ter o que se quer, mas sim implementar e construir um espaço de trabalho que seja agradável e rico em todos os sentidos possíveis. 

Vantagens 

  • Eliminar tempo ocioso dos funcionários, já que as medidas já estão traçadas e agora basta segui-las; 
  • Parar de perder tempo, energia e recursos indo em direções que não são as mais favoráveis ou desejáveis para sua empresa; 
  • Ter um time mais alinhado com os propósitos do negócio faz com que interesses pessoais fiquem cada vez mais de lado; 
  • Mais certeza sobre quais recursos são necessários e quais podem ficar em segundo plano; 
  • Mais organização no dia a dia; 
  • Gastos mais responsáveis e conscientes, afinal, tudo vai girar em torno de conquistar determinado objetivo, zerando a opção de distrações e gastos desnecessários; 
  • Preparação de planos de redução de riscos que podem ser levados em conta até o último dia de funcionamento da clínica, ou seja, é vitalício. 
  • Ter ideias e projetos a longo prazo podem ajudar a aumentar o tempo de vida do seu consultório. 

Como elaborar? 

Para ficar mais fácil de transferir essas técnicas para o seu consultório, a Amplimed separou alguns passos que podem ser fundamentais para o seu planejamento operacional na clínica médica. Vamos lá: 

Passo n°1 – Estruturar o seu plano estratégico 

Mas esse texto não é sobre planejamento operacional? Qual a relação de ter um planejamento estratégico no meio do caminho? Toda! Vamos te contar o motivo: 

É muito difícil definir o que fazer quando não se sabe para onde ir, não é? A própria vida pessoal é assim: existem mil possibilidades, mas é necessário escolher algumas para entender quais são as prioridades e o que fazer para conquistá-las. 

A mesma conduta vale para o campo profissional. Antes de definir quais serão os métodos de trabalho daqui em diante da sua clínica, é interessante saber onde você quer chegar. Por isso as empresas têm planos estratégicos, sempre os deixando alinhados para que não haja dúvidas sobre os reais objetivos corporativos. 

Plano estratégico é uma programação que você faz junto ao seu time para definir quais são as novas metas que querem alcançar. É, por exemplo, formalizar que nesse ano vocês vão aumentar a captação de pacientes, a capacidade de atendimento dentro da clínica ou ainda melhorar a produtividade de todos que trabalham na empresa, dos médicos até profissionais da limpeza. 

Mais do que isso, o plano estratégico faz com que as diretrizes da clínica sejam muito bem definidas. É nesse momento que há a criação ou reestruturação da missão, visão e dos valores. Esse mapa é válido por alguns anos, a maioria das empresas o fixa para três ou até cinco anos subsequentes. O planejamento operacional da clínica médica, feito anualmente, segue as coordenadas estratégicas definidas anteriormente. 

É a partir dessa lucidez nos objetivos que as táticas mais palpáveis e concretas podem ser estabelecidas a todos como uma forma de instrução do que deve ser feito para chegar até lá! 

Mas um cuidado que deve ser tomado é que estamos falando de dois tipos de planos diferentes. Ambos são muito importantes para a boa construção dos seus negócios. Eles se complementam e andam de mãos dadas, mas não são a mesma coisa e um não está inserido dentro do outro. 

De forma prática: Se um dos seus itens dentro do plano estratégico é aumentar o faturamento a partir da implementação de pagamentos de recorrência, com certeza um dos primeiros tópicos que deve estar dentro do seu plano operacional é conhecer mais sobre esse mercado e formas de aplicação na área da saúde, saiba mais sobre pagamento de recorrência.

Passo nº2 – Liste os projetos 

Depois de entender onde sua empresa precisa ir, é hora de listar quais são os projetos necessários para conseguir alcançar a linha de chegada. 

Você pode catalogar por área, isto é, quais projetos dizem respeito somente à parte financeira, médica ou estrutural e quais projetos têm uma interligação de áreas. 

E também pode catalogar por ordem de prioridade da execução de cada um deles, como pensar que expandir o atendimento a novos clientes é uma prioridade, mas que antes disso é necessário aumentar a infraestrutura da clínica para ter mais consultórios ou então desenvolver mais serviços na área de teleconsulta e homecare

Passo nº3  – Recursos humanos 

Depois de pensar quais são os projetos e quais áreas estão envolvidas, você pode elencar quais são os profissionais que farão parte disso. Se for mais fácil, pode pensar em líderes de cada área e delegar que eles escolham os demais colaboradores que estarão juntos nessa jornada. Esse formato pode facilitar a comunicação e o alinhamento de demandas e feedbacks. 

Passo nº4  – Recursos financeiro 

Somente sabendo quais são os projetos e quantas pessoas estão envolvidas na execução deles que você vai poder começar a pesquisar e orçar os custos operacionais. Tudo deve ser listado nesse momento. 

Com a informação do custo na mão, você pode determinar a cada líder de projeto o quanto pode destinar em cada ação que será executada. Reuniões podem ser importantes para que você se alinhe com o time pelo o que preza na hora de utilizar os recursos financeiros e se mantenha disponível para auxiliar a encontrar soluções criativas se for preciso. 

Também é o momento de entender de onde esse dinheiro vai sair. Você pode pesquisar como está a disponibilidade de caixa ou então quais novas ações de baixo custo poderiam ser iniciadas agora para conseguir um faturamento maior e mais rápido do que antes, para aí então iniciar os projetos. 

Passo nº5  – Recursos tecnológicos 

A tecnologia pode ser a sua aliada nesse momento para agilizar processos ao passo que trocar o manual pelo mecânico. 

É claro que você não vai conseguir utilizar dessa ferramenta em todas as áreas da sua empresa, ainda mais falando de medicina. Mas o quebra-cabeça desse item é conseguir identificar em quais departamentos você consegue ter uma presença mais intensa e eficaz da tecnologia. 

Ao começar a desenvolver esse item do planejamento operacional na clínica médica, talvez seja necessário pesquisar iniciativas e inovações que dizem respeito às metas e resultados que você quer alcançar. Essa prática pode ser adotada como um hábito do dia a dia, assim você vai construindo cada vez mais referências e possibilidades de mercado, auxiliando na criatividade econômica. Mas fica tranquilo se esse tipo de pesquisa e estudo ainda não estão incorporados no seu dia a dia ainda. 

Já te adiantamos, por exemplo, que a Amplimed pode te auxiliar nessa questão por oferecer software que vai facilitar tanto a rotina dos médicos – com a utilização de prontuário eletrônico, agendamento online, dashboard integrada na plataforma de telemedicina, e etc – quanto na parte de gestão, como controle de estoque, relatórios sobre faturamento e despesas. 

Passo nº6 – Tempo de execução 

O sexto passo está interligado indiretamente com o quarto. Sabe aquela frase popular “tempo é dinheiro”? Ela se encaixa muito bem aqui. 

É interessante definir quanto tempo cada atividade que está no planejamento operacional na clínica médica vai levar. Pode ser que não seja algo muito exato e preciso, mas uma estimativa com pouca variação é imprescindível. Para entender como conseguir essa informação, leve em consideração: 

  • Tamanho da equipe; 
  • Hora de trabalho por dia destinado ao projeto; 
  • Quais soluções tecnológicas estão disponíveis no mercado para auxiliar no processo; 
  • O quanto de recurso será disponibilizado por dia, semanalmente ou até mensalmente. 

Mesmo que você coloque tudo na ponta do lápis, ainda assim existem fatores externos e imprevisíveis que podem adiantar ou postergar o planejamento. São alguns deles: 

  • Atraso na entrega de materiais; 
  • Surgimento de emergências no consultório, normalmente relacionadas a eventos naturais, que podem comprometer estrutura ou funcionamento, como enchentes ou acidentes; 
  • Questões humanas comuns, como adoecimentos, emergências pessoais.

Passo nº 7 – Indicadores de desempenho

De nada adiantaria montar um planejamento operacional para clínica médica se você não observar, refletir e mensurar o quanto está funcionando. 

Ter indicadores de desempenho não serve somente para cobrar o time. Ele serve, principalmente, para ver quais pontos estão funcionando e trazendo resultados positivos e quais estão sendo pouco efetivos e até atrapalhando todo o processo. 

Portanto procure por sistemas de definições de metas e aplique às suas necessidades. O método OKR, também conhecido como Objectives and Key Results, é um artifício do Google que tem abordagem simples para alinhar o engajamento das suas metas. 

Passo nº8 – Se proteger dos riscos 

Já te contamos nesse texto que muita coisa imprevisível pode ocorrer durante o planejamento. Mas alguns eventos adversos podem ser colocados como possibilidades. Esses pensamentos não servem para gerar mais preocupações ou medos. Mas sim para entender o que você pode fazer se determinado fato acontecer. Ou seja, é interessante ter estratégias para amortecer possíveis danos. 

Dicas para elaborar o planejamento operacional 

  • Saiba em qual lugar a sua empresa está agora. Se a criação de uma nova clínica ainda está em andamento, fica mais fácil de entender o ponto de partida. Mas se você já tem anos de mercado e hábitos já construídos, mapeie essa situação para saber como transformá-la; 
  • Todo e qualquer planejamento operacional na clínica médica deve ser baseado em algumas perguntas: quem, quanto, quando, como e quais são os riscos ao executar cada ação. 
  • Delegar tarefas é essencial nesse momento. Será muito difícil, pra não dizer impossível, atingir metas ousadas se tudo ficar por sua conta e risco. A responsabilidade é de todo o time. A checagem ou organização de cumprimento de cada uma delas está a cargo de líderes e gestores, mas a execução é de todos. 
  • Estabelece padrões de qualidade antes mesmo de começar a colocar a mão na massa. A pressa na execução ou o baixo custo do projeto podem parecer uma boa pedida agora, mas os frutos podem não ser tão bons assim. 
  • Se mantenha firme na concentração daquilo que é mais importante para o desenvolvimento do consultório. 

Pensar em criar um plano operacional na clínica médica é fundamental para garantir o desenvolvimento dos seus negócios. Isso independentemente se você tem a clínica há décadas ou se ela existe há um ano. 

Esse passo vira atividade fundamental para quem está iniciando o planejamento na vida empreendedora. Tudo pode ficar mais difícil e incerto quando não se tem planejamento. 

Se você está nessa situação e quer ter mais dicas do que pode fazer para potencializar o seu início e já começar com o pé direito e com os olhos na transformação, nós temos algo muito valioso para você! 

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