Como criar metas para clínicas médicas e 7 exemplos

Criar metas para clínicas médicas é uma parte crucial na elaboração de uma estratégia de crescimento.

Com elas, você estabelece objetivos claros e alcançáveis que direcionam seus esforços e recursos, além de motivar sua equipe a trabalhar em prol de um propósito comum e garantir a plena satisfação de seus pacientes com seus serviços.

Além disso, você leva sua clínica para um novo nível: o estratégico.

Mas, é claro, criar metas deve ser um processo cuidadoso, que considera diversos fatores, como a realidade da sua empresa, as demandas do mercado, as necessidades dos pacientes e a capacidade da equipe.

Não podemos deixar de lado, ainda, que as metas devem ser mensuráveis, específicas, atingíveis, relevantes e temporais.

Queremos ajudar você a definir metas efetivas e a estabelecer um caminho claro para o crescimento e fortalecimento da sua clínica, principalmente no que diz respeito à prestação de serviços de alta qualidade.

Confira a seguir a importância das metas na sua clínica, como criar metas para clínicas médicas e 7 exemplos práticos de metas essenciais que podem ser adotadas por todas as clínicas e consultórios: 

A importância de criar metas para clínicas médicas
Diferenças entre metas, estratégias e objetivos em clínicas médicas
7 exemplos de metas essenciais para clínicas médicas
Passo a passo para criar metas para clínicas médicas
Como um bom planejamento vai te ajudar a bater as metas de sua clínica médica

A importância de criar metas para clínicas médicas

Criar metas para clínicas médicas é a receita para priorizar a qualidade do seu atendimento e dos seus serviços. Ou seja, é o caminho para garantir a satisfação de seus pacientes.

Afinal, uma clínica médica sem metas tende a enfrentar desafios constantes como a desorganização, a falta de direção e a baixa motivação da equipe. Tudo isso gera serviços de saúde inconsistentes, longos tempos de espera e experiências negativas para os pacientes.

Como consequência, a clínica enfrenta dificuldades para atrair e reter pacientes, além de não conseguir manter a competitividade no mercado. Isso, pois a realidade é clara: seus concorrentes já possuem metas estabelecidas e entendem como elas são cruciais para o sucesso da clínica em todos os setores, seja no planejamento financeiro, no marketing e até mesmo na conformidade da sua clínica com a legislação.

Vamos entender alguns dos benefícios de estabelecer metas em clínicas médicas mais de perto: 

Oferecer uma direção estratégica para a equipe

Com direções claras, sua clínica consegue estabelecer prioridades e se concentrar em melhorar áreas específicas que são essenciais para o sucesso, como:

• Atendimento ao paciente;
• Segurança do paciente;
• Gestão operacional;
• Qualidade dos serviços médicos;
• Recursos humanos;
• Sustentabilidade financeira;
• Entre outras.

Por isso, você precisa alinhar seus objetivos, proporcionando uma orientação estratégica para todos os envolvidos.

Trabalhar em melhorias contínuas

Acompanhando o andamento das metas, você fica a par do desempenho da clínica. Isso porque, se elas forem mensuráveis e realistas, você monitora cada progresso ao longo dos dias.

Assim, ficam visíveis as áreas que requerem melhorias e você implementa mudanças e ajustes sempre que precisar.

Garantir o engajamento da sua equipe

Se sua equipe trabalha com metas claras e desafiadoras, a tendência é que ela se envolva mais ativamente para alcançar resultados significativos. Isso é potencializado se você oferece formas de reconhecimento como bonificações.

Por exemplo: se a meta é conseguir notas altas e depoimentos positivos na pesquisa de satisfação após o atendimento, os colaboradores mais bem avaliados podem receber, como recompensa, um bônus salarial.

Melhorar o planejamento financeiro e o uso de recursos

Com metas bem definidas relacionadas à receita, lucro ou eficiência operacional,  você consegue traçar um plano de ação que te ajuda a alocar corretamente cada recurso financeiro, humano ou material.

Se você tem como meta diminuir o tempo de espera na recepção, por exemplo, pode automatizar o máximo de etapas do atendimento por meio da tecnologia. como com um agendamento online, com o uso de prontuário eletrônico, entre outros recursos. 

Isso reduzirá o tempo de espera do paciente e diminuirá a necessidade de uma grande equipe. Por consequência, os custos da clínica serão menores.

Diferenças entre metas, estratégias e objetivos em clínicas médicas

Para entender melhor como as metas funcionam em clínicas médicas e como elas vão elevá-las para um nível estratégico, é preciso entender como elas se diferenciam e se alinham com as estratégias e objetivos. Vejamos: 

Metas

De forma clara, metas são como marcos estabelecidos para uma clínica médica obter resultados mensuráveis em um determinado período de tempo. Portanto, elas representam conquistas concretas que uma clínica ou qualquer outro estabelecimento pode alcançar, seja em curto, médio ou longo prazo. 

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Exemplo: 

Reduzir o tempo médio de espera por consulta em 40% nos próximos 3 meses.

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Metas como essa servem como pontos de referência para avaliar o progresso e a eficácia das ações das clínicas. 

Estratégias

Por outro lado, estratégias são os planos de ação elaborados pela clínica médica para alcançar suas metas estabelecidas. Ou seja, elas representam as abordagens gerais e os recursos alocados para cumprir as metas de forma eficaz. 

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Exemplo:

Implementar um sistema de agendamento online para otimizar o fluxo de pacientes e reduzir o tempo de espera.

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Objetivos

Por fim, os objetivos são resultados globais e de longo prazo que uma clínica deseja alcançar para cumprir sua missão e visão. Assim sendo, eles representam a direção geral da clínica e são mais amplos e abrangentes do que as metas, que tendem a ser mais específicas. 

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Exemplo:

Tornar sua clínica líder na prestação de cuidados de saúde dentro da sua especialidade na região ao oferecer serviços de qualidade com preços mais acessíveis. 

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7 exemplos de metas essenciais para clínicas médicas

Agora, vejamos quais são os principais exemplos de metas essenciais para qualquer clínica ou consultório médico: 

1. Agendar e finalizar mais consultas

As secretárias de clínicas médicas são responsáveis desde o agendamento e o pré-atendimento até os cuidados no pós-atendimento. Por isso, devem ter habilidades para tratar as diferentes etapas da jornada do paciente.  

O agendamento da consulta, por exemplo, é o momento em que o paciente manifesta a vontade de iniciar a descoberta de suas possíveis doenças. Nessa etapa, ele procura pelo profissional como uma possível solução para seu problema de saúde.

Em uma clínica médica que já possui agendamento online, a meta da secretária será a efetivação da consulta.  

Para isso, ela deve garantir:

• Número de agendamentos;
• Número de consultas finalizadas.

O primeiro indicador refere-se à quantidade de pacientes que reservam um horário para o atendimento. Em reunião de equipe, junto com sua secretária, vocês podem estabelecer uma meta de agendamentos que considere:

• Número ideal de consultas efetivadas;
• Fluxo atual de pacientes na clínica;
• Sazonalidade da procura por atendimento;
• Concorrência da cidade.

As informações referentes à concorrência e às especialidades da clínica devem estar presentes no seu plano de negócios.

Para descobrir o número ideal de consultas efetivadas, você deve verificar, no planejamento financeiro da clínica, a expectativa de faturamento mais adequada.

Então, uma vez que você decida que a empresa precisa efetivar, por exemplo, 100 consultas por mês, precisará de um último cálculo:

• Quantos agendamentos são necessários para que 100 consultas sejam efetivadas?

Esse número pode ser definido em percentual. Analise seus dados dos últimos meses:

• Nº consultas efetivadas / nº de agendamentos = percentual de agendamentos que viram consultas.

Com essas informações, vocês terão as metas de número mensal de agendamentos e número de consultas efetivadas.

Vale lembrar que garantir um processo eficiente e organizado para agendar consultas e finalizá-las é fundamental para o bom funcionamento da clínica.

Por isso, outra meta também pode ser o treinamento adequado e constante, confirmação das consultas com antecedência e acompanhamento dos pacientes que precisam remarcar ou cancelar suas consultas.

A confirmação de consultas também pode ser realizada de forma automatizada, como pelo WhatsApp.

2. Diminuir o tempo de espera dos pacientes

Como você viu anteriormente, uma das metas da sua clínica pode ser diminuir o tempo de espera na recepção. Isso porque quando esse período é muito longo, é fácil frustrar o paciente e afetar negativamente a experiência dele na clínica.

Afinal, a pressa é ainda maior quando algum problema de saúde está associado. Seus pacientes procuram por atendimento para ter problemas atenuados, não para passarem por situações estressantes.  

Além de melhorar a experiência do paciente, é importante para a avaliação da clínica por parte dos convênios médicos.

As melhores operadoras de saúde costumam selecionar os prestadores de serviços parceiros com base em métricas de atendimento. O tempo de espera é uma delas.  

É preciso que todos os profissionais contribuam para que não ocorram atrasos.  Para evitá-los, também é necessário ter uma política explícita sobre a tolerância de tempo de atraso para cada paciente.

Se a clínica não estabelecer essas normas, é possível que o atraso do primeiro paciente da manhã comprometa todo o dia.

Por isso, tenha como meta estabelecer processos eficientes para o atendimento na recepção. Nossas sugestões são:

• Implementação de um sistema de triagem adequado;
• Agendamentos espaçados para melhorar o fluxo de pacientes na clínica;
• Automatização de etapas de pré-atendimento com um sistema de gestão de clínicas;
• Implementação de prontuário eletrônico para otimizar até 42% do tempo de atendimento.

3. Aumentar o número de pacientes na clínica

A atração de novos pacientes na clínica é tão importante quanto a fidelização. Essa é a métrica que torna o crescimento da empresa mais seguro. 

Portanto, de acordo com o seu planejamento estratégico, estabeleça uma média mensal de novos pacientes por convênio e para atendimentos particulares separadamente.  

A separação entre convênios e particulares possibilita que você direcione o crescimento da clínica para a estratégia mais rentável.

Se o foco é ampliar as parcerias com operadoras de planos de saúde, estabeleça uma meta maior para pacientes de convênios. Assim, os esforços para prospecção serão direcionados nesse sentido.  

O número de novos pacientes também é uma métrica que depende do seu plano de negócios. Afinal:

• Qual é o número ideal de pacientes por mês?
• Qual é o índice de retorno dos pacientes?
• Sua estratégia tem maior foco em preço ou número de consultas?

As respostas para essas perguntas são um guia para você fugir da expressão “quanto mais pacientes, melhor”.

Em alguns casos, um maior número de clientes pode dificultar o fluxo de atendimento.  Após estabelecer a meta, você precisará pensar nas estratégias e nos canais de aquisição. Veja algumas sugestões:

• Incentive marketing boca a boca para que pacientes indiquem sua clínica;
• Contrate uma empresa ou equipe de marketing médico;
• Marque presença nas redes sociais com perfil profissional;
• Inicie no mundo das teleconsultas.

Confira a regulamentação da teleconsulta pelo Conselho Federal de Medicina (CFM).

4. Melhorar o nível de satisfação dos pacientes

Não é novidade para você que a satisfação dos pacientes é um indicador importante da qualidade dos serviços prestados pela clínica.

Mesmo de forma indireta, as metas para clínicas médicas terão efeito na opinião dos pacientes. Afinal, a percepção que eles têm da clínica é atingida por diferentes variáveis.

Por isso, é importante que você padronize a avaliação.  Um formulário de pesquisa de satisfação objetivo e digital é tudo que sua clínica precisa. Assim, terá os parâmetros necessários para identificar problemas e potencialidades. 

Algumas áreas que podem ser analisadas são:

• Recepção;
• Cordialidade da equipe;
• Tempo de espera;
• Atendimento do profissional de saúde;
• Infraestrutura.

Se você utilizar uma escala de 1 a 5, por exemplo, pode estabelecer a meta de crescimento ou manutenção do nível de satisfação em cada categoria.

Para isso, aplique a pesquisa estruturada durante um mês. No início do mês seguinte, emita um relatório para verificar a média final em cada item.  

Com o resultado em mãos, estabeleça metas de manter ou atingir notas 4 e 5. Como se trata de média aritmética, a informação que você terá é apenas a tendência geral dos pacientes.

Então, se você perceber alguma inconsistência, verifique a moda dos resultados.  Assim, você saberá quais notas foram aplicadas com mais frequência e saberá se alguma avaliação específica distorce a média.

Nos extremos, estarão os pacientes que deram maior e menor notas para a categoria.  Nossa sugestão é, se possível, contatá-los e mostrar interesse em oferecer uma melhor experiência no futuro.

5. Crescer na taxa de fidelização de pacientes

Pacientes satisfeitos, além de retornarem à clínica, também costumam recomendá-la a outras pessoas.

Esse é um dos principais motivos que oferecer um atendimento personalizado e de qualidade e garantir uma boa comunicação com os pacientes e um relacionamento de confiança é tão importante.

Por isso, examine a taxa de fidelização atual da clínica e acompanhe esse número ao longo do tempo.

Por exemplo, você pode definir uma meta de aumentar a taxa de fidelização em 15% ao longo de um ano. Mas, é claro, defina esse número com base na realidade da sua empresa, para que a meta seja alcançável e mensurável.

6. Reduzir custos na clínica médica

Controlar custos é uma meta universal para garantir a sustentabilidade financeira de qualquer negócio, portanto, clínicas médicas não são exceção. 

Dessa forma, uma meta importante é identificar áreas onde os gastos podem ser resuzidos sem comprometer a qualidade dos serviços prestados.

Vejamos algumas estratégias que podem ser adotadas para alcançar essa meta: 

• Avaliar fornecedores e buscar opções mais econômicas para suprimentos médicos, equipamentos e materiais de escritório.

• Otimizar o uso de recursos, como energia, água e espaço físico, para reduzir desperdícios.
  
• Investir em tecnologias que possam automatizar processos e reduzir a necessidade de mão de obra ou tempo de trabalho.
  
• Implementar práticas de gestão financeira eficientes, como a negociação de prazos de pagamento com fornecedores e a análise regular dos custos operacionais.
  
• Treinar a equipe para identificar e relatar possíveis áreas de desperdício ou ineficiência, incentivando a cultura de economia na clínica.

Sendo assim, ao estabelecer metas claras para reduzir os custos, a clínica médica garante uma operação financeiramente saudável, o que permite investimentos futuros em melhorias nos serviços e no atendimento ao paciente. 

7. Garantir a segurança dos dados sensíveis dos pacientes

Outra meta essencial é garantir que todas as informações sensíveis dos pacientes sejam armazenadas e gerenciadas de forma segura em conformidade com as regulamentações de privacidade, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Dessa forma. para alcançar essa meta a sua clínica pode adotar as seguintes medidas: 

• Implementar software para gestão de clínicas médicas com segurança robusta, como firewalls, criptografia de dados e proteção contra malware, para proteger os sistemas de informações médicas.
  
• Estabelecer políticas e procedimentos claros para o acesso e uso dos dados dos pacientes, garantindo que apenas pessoal autorizado tenha permissão para visualizar ou manipular essas informações.
  
• Realizar treinamentos regulares para a equipe sobre as melhores práticas de segurança de dados e as consequências do acesso não autorizado ou da violação da privacidade do paciente.
  
• Manter backups regulares dos dados dos pacientes em locais seguros e garantir que exista um plano de resposta a incidentes em caso de violação de dados.
  
• Colaborar com especialistas em segurança cibernética e consultores jurídicos para garantir que a clínica esteja em conformidade com todas as regulamentações de privacidade de dados.

Passo a passo para criar metas para clínicas médicas

Para criar metas para sua clínica, siga os seguintes passos:

Defina uma visão e comunique-a com transparência

Toda a equipe deve conhecer a visão e os objetivos gerais da clínica, seja de curto, médio ou longo prazo.

Se a visão é se tornar uma clínica líder em cardiologia, por exemplo, todos precisam trabalhar nessa direção e ter clareza dos próximos passos para alcançar tal objetivo.

Algumas ideias de visão podem ser:

• Ser a principal referência na especialidade;
• Oferecer os tratamentos mais avançados;
• Proporcionar atendimento de mais alta qualidade;
• Ser reconhecida como líder em inovação médica;
• Estabelecer uma reputação como a clínica mais confiável da área;
• Tornar-se uma clínica de medicina integrativa;
• Ser a clínica que promove a conscientização sobre a importância da prevenção.

Identifique o que é necessário para alcançar tal objetivo

O que você e sua equipe precisam para atingir a visão que foi definida?

Se o objetivo é oferecer o atendimento ao paciente de mais alta qualidade, por exemplo, pode ser que você precise investir em treinamentos constantes e tecnologia de ponta.

Já se sua visão é oferecer medicina integrativa, você pode precisar de novos profissionais para fazer parcerias.

Esta é a etapa de realizar um levantamento de tudo que é fundamental para alcançar o objetivo.

Defina metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais

Esses critérios são indispensáveis para criar metas compreensíveis, transparentes e realistas.

Vamos a um exemplo prático: em vez de orientar sua equipe a atingir uma meta genérica, como simplesmente “aumentar a nota na pesquisa de satisfação pós-atendimento”, você pode definir a meta específica de “aumentar 30% as notas na pesquisa de satisfação até o final do semestre”.

Essa ação torna a meta mais específica e fácil de acompanhar. Mas, é claro, você precisa avaliar com base na sua realidade na hora de definir os números e os prazos.

Saber identificar as prioridades

Priorizar as metas ajudará você e a sua equipe a concentrar os esforços e recursos onde são mais necessários e onde se terá mais resultados.

Preze pela eficiência das metas e avalie qual será o retorno sobre o investimento (ROI).

Escolha os indicadores de desempenho

Sem métricas que te dão um norte na hora de medir o progresso em direção às metas, não há como acompanhar o progresso da clínica.

Caso você queira melhorar a satisfação dos pacientes, por exemplo, precisa realizar pesquisas que coletam essas informações.

Caso contrário, não será possível saber se as ações estão, de fato, dando resultado.

No software de gestão de clínicas da Amplimed você encontra com um painel de métricas que pode te ajudar a definir essas metas.

Trabalhe com prazos

Toda meta precisa ter um período determinado para ser alcançada. Isso porque, além de criar um senso de urgência na equipe, você tem um cronograma estipulado para acompanhar os resultados.

Monitore seu progresso

Avaliações periódicas são fundamentais. Assim, você encontra rapidamente qualquer falha e pode realizar ajustes necessários para garantir a efetividade das ações.

Nesse processo, pode ser necessário atualizar as metas para garantir que elas continuarão sendo mensuráveis, específicas, atingíveis, relevantes e temporais.

Como um bom planejamento vai te ajudar a bater as metas de sua clínica médica

Um bom planejamento é essencial para ajudar uma clínica médica a atingir suas metas de forma eficaz e consistente. Vejamos algumas maneiras pelas quais um planejamento sólido pode contribuir para o sucesso:

1. Definição de metas claras: um planejamento cuidadoso permite que a clínica estabeleça metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado (conhecidas como metas SMART). Isso proporciona uma direção clara e tangível para a equipe seguir.

2. Identificação de recursos necessários: ao planejar, a clínica pode identificar os recursos necessários para alcançar suas metas, como pessoal qualificado, tecnologia, equipamentos e orçamento, tudo isso de forma a evitar desperdícios. 

3. Desenvolvimento de estratégias eficientes: um planejamento cuidadoso envolve a elaboração de estratégias claras e acionáveis para atingir as metas estabelecidas. Isso inclui estratégias de marketing, operacionais, financeiras e de recursos humanos, entre outras, adaptadas às necessidades específicas da clínica.

4. Monitoramento e avaliação constantes: um plano bem elaborado inclui mecanismos para monitorar e avaliar o progresso em relação às metas estabelecidas de forma a identificar áreas de sucesso e possíveis desafios, fazendo ajustes conforme necessário para garantir o sucesso a longo prazo.
   
5. Adaptação a mudanças: o ambiente de saúde está em constante evolução, com novas tecnologias, regulamentações e tendências emergindo regularmente. Um planejamento eficaz permite que a clínica antecipe e se adapte a essas mudanças de maneira proativa, garantindo sua relevância e competitividade contínuas.
   
6. Engajamento da equipe: envolvendo a equipe no processo de planejamento, a clínica promove o alinhamento de objetivos e o engajamento dos funcionários.

Com esses passos em mente, você conseguirá não apenas criar metas claras e específicas, mas também atingi-las. Não se esqueça de mantê-las flexíveis e ajustáveis, pois é a melhor forma de fazer sua clínica progredir.

Para ter ajuda nesse processo, nada melhor que ter uma clínica digitalizada, que te leva a alcançar a meta de aumentar a satisfação do paciente, diminui o tempo de espera e aumenta a atração e fidelização de pacientes.

Para isso, você precisa conhecer a nova era da saúde: a 5.0.

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