Quais as principais atividades de gestão na clínica médica?

A gestão na clínica médica traz desafios específicos por exigir produtividade, segurança e técnica médica.

O empreendedorismo tem como característica básica a presença de desafios diários. A gestão na clínica médica traz desafios específicos por exigir produtividade, segurança e técnica médica. Tais dificuldades são atreladas ao cuidado com a saúde, em toda complexidade. Por isso, é preciso criar estratégias de gestão que visem, não apenas o aumento do número de atendimentos, mas a praticidade no cotidiano agitado de profissionais da saúde. 

Segundo Robert Kreitner, 

Gestão é o processo de trabalhar com e através de outros para alcançar os objetivos organizacionais em um ambiente em mudança.

Por isso, neste artigo, daremos dicas para maior eficiência nas principais atividades de gestão na clínica médica, como:

• Gestão financeira;
• Gestão de pessoas;
• Produtividade;
• Cuidados com a reputação da marca;

Gestão financeira de clínicas médicas

Problemas na gestão financeira são os principais motivos para o fechamento de empresas nos primeiros anos de funcionamento. Por isso, um gestor de clínica médica deve ter habilidades de gestão financeira.

Esse conhecimento não é tema comum em graduações da área da saúde, então, você precisará buscar de forma independente.

Além de obter conhecimentos, você precisará implantar processos de gestão financeira para garantir o cuidado com as finanças do seu negócio. Nesse momento, serão inseridas novas tarefas no dia a dia da clínica, que já costuma ser movimentada.

Para facilitar a execução desses processos, você pode utilizar diferentes ferramentas. Assim, sua gestão financeira será facilitada pela praticidade da tecnologia.

Neste texto, vamos abordar as principais rotinas em gestão financeira de clínicas médicas. Depois, mostraremos como essas rotinas podem ser facilitadas por um software médico completo. 

O que é gestão financeira numa clínica médica?

Gestão financeira pode ser definida como o controle do fluxo de capital no seu negócio. Esse controle inicia com a aplicação do capital de giro e deve continuar em todas as entradas e saídas diárias no caixa.

Este fluxo de capital ocorre pelas movimentações de receitas e despesas. De forma simplificada, você pode fazer o seguinte cálculo: Receitas (-) Despesas (=) Lucro. No entanto, para chegar a este cálculo simples, há diferentes etapas e rotinas que devem ser respeitadas.

Assim, a informações resultante dessa subtração poderá ser analisada e orientar a tomada de decisões na sua clínica. Afinal, um dos propósitos da gestão financeira é fundamentar as decisões estratégicas do seu negócio. 

Contas a pagar e contas a receber

O controle de movimentação de caixa inclui a organização de contas a pagar e contas a receber. Este planejamento futuro do seu negócio serve para evitar

• Imprevistos;
• Contratempos;
• Juros e atrasos;

Afinal, contas atrasadas sempre têm consequências e contas não recebidas podem deixar lacunas no seu caixa. Os lançamentos futuros categorizados ajudam sua equipe administrativa no planejamento das compras e pagamentos.

Perceba que, para sua equipe efetuar uma compra com promessa de pagamento para dia 15, é necessário saber se, neste dia, haverá saldo suficiente em caixa. 

Gestão de custos e formação de preço da consulta

Uma das vantagens de uma boa gestão financeira é a correta formação do preço da consulta. É comum que muitas clínicas decidam o preço de cada consulta por convenção, de acordo com os concorrentes. Porém, um preço equivocado pode gerar prejuízos ou afastar pacientes. Para garantir um preço equilibrado e uma clínica lucrativa, você precisa ter controle de todos os custos do seu negócio. 

Os custos de uma clínica médica podem ser divididos em fixos e variáveis. Os custos fixos são aqueles que independem da quantidade de atendimentos. Assim, se a sua clínica atender 10 pacientes ou 50 pacientes no mês, o custo fixo permanecerá o mesmo. Portanto, o aumento no número de atendimento é favorável para cobrir estes custos. Alguns exemplos:

• Aluguel, financiamento ou custo de condomínio do imóvel;
• Aluguéis de equipamentos;
• Salários da Administração;
• Sistema de gestão para clínica;
• Empresa de segurança e vigilância;
• Empresa de higienização e manutenção;

Além do custo fixo da sua clínica, é preciso calcular o custo variável de cada consulta. Assim, você poderá definir o preço mínimo de cada atendimento e aplicar a margem de lucro definida para seu negócio. Os custos variáveis são aqueles que oscilam proporcionalmente de acordo com o número de atendimentos. 

Os principais custos variáveis de uma clínica médica são:

• Material ambulatorial descartável;
• Material cirúrgico estéril (custo de higienização);
• Material de escritório;
• Fármacos;

Com essa informação, você percebe a necessidade de classificar os custos. Assim, você poderá distinguir os custos que variam pelo número de atendimento daqueles que se mantêm constantes.

Neste artigo, nossa intenção é mostrar as principais práticas de gestão na clínica médica. O controle de custos e a formação de preço são importantes rotinas financeiras. Para entender melhor como fazer este cálculo, leia nosso artigo completo com dicas para definir o melhor preço para sua consulta.  

Relatórios financeiros e previsibilidade

Previsibilidade é o segredo das finanças! A confiança nos dados gerados nas rotinas financeiras possibilita estimar o fluxo financeiro dos próximos meses. Assim, você pode construir decisões de médio e longo prazo.

Portanto, uma vez que você tenha processos bem estruturados de gestão financeira, você poderá gerar relatórios para acompanhamento dos resultados e previsão do fluxo futuro.  

Gestão de pessoas na área da saúde

As rotinas de gestão de pessoas são práticas importantes para a gestão de clínica médica. As principais rotinas de Recursos Humanos, que você pode aperfeiçoar com tecnologia, são:

• Agregar;
• Aplicar;
• Recompensar;
• Desenvolver;
• Manter;
• Avaliar;

Rotinas de gestão de pessoas

As rotinas de gestão de pessoas visam aprimorar as competências e a eficiência da equipe. O primeiro esforço ocorre para atrair os melhores perfis para sua empresa. Esta etapa consiste em “agregar pessoas” e é dividida em duas etapas: recrutamento e seleção.

O recrutamento consiste em atrair pessoas com o perfil desejado. Já a seleção é o processo de avaliação dos candidatos para possibilitar a escolha do(a) melhor candidato(a).

O segundo processo é o de “aplicar pessoas”. Consiste em escolher a pessoa certa para o cargo certo. Para isso, é preciso ter clareza sobre o perfil ideal para a vaga.

É possível criar um documento com a análise e descrição de cargos, assim, você saberá quais são os perfis necessários para preencher as vagas no seu time. O detalhamento destes perfis devem incluir:

• Habilidades e competências;
• Características comportamentais;
• Experiências de trabalho;
• Formação acadêmica e complementar;
• Fluência em idiomas;
• Conhecimento de ferramentas;

Após escolher a pessoa certa para o cargo certo, você precisará pensar na satisfação da pessoa contratada. Este é o processo de “recompensar” colaboradores. Tenha em mente que as recompensas vão além do salário. As condições de trabalho podem ser são excelentes recompensas.

Para uma secretária, por exemplo, a redução de atividades como atender o telefone pode ser uma recompensa e motivar o engajamento com o propósito da clínica. Em geral, recompensas podem ser:

• Aumento de salário e bônus;
• Melhores condições de trabalho;
• Benefícios financeiros e não financeiros;
• Flexibilidade de horários;
• Ambiente de aprendizagem constante;

A criação de um ambiente de aprendizagem constante também possibilita o desenvolvimento do colaborador. Este é um importante processo na gestão de pessoas.

Treinamentos, estímulos à liderança, aprimoramentos de comunicação são alguns exemplos de estratégias para o desenvolvimento da equipe. Assim, colaborador e empresa ganham com tais iniciativas.

Equipe competente e motivada

Com o passar do tempo, manter o contrato dos membros da equipe é um desafio. Por diferentes motivos, as pessoas decidem sair da empresa e você precisará fazer contratações novamente. Para evitar excessiva rotatividade, é possível executar os processos de manter e avaliar pessoas na organização. 

Em primeiro lugar, lembre-se: apenas um bom salário não segura a motivação. Os motivos pelos quais o colaborador se mantém vinculado à empresa devem ir além do salário. Por isso, é importante ouvir, negociar e propor novos desafios.

As avaliações de desempenho também são úteis para a manutenção da equipe. É comum que as pessoas se refiram às avaliações como testes para demissão. No entanto, os processos de avaliação devem ser feitos com o intuito de compreender os aspectos nos quais o colaborador pode melhorar e como a empresa pode ajudá-lo nisso.

Portanto, é uma oportunidade de avaliar não só a competência técnica, mas os propósitos e as dificuldades do colaborador. 

Gestão de perfis: qual o perfil da secretária ideal?

As principais mudanças em relação à gestão de pessoas é o maior foco em habilidades de utilização de tecnologias. Não basta contratar uma secretária que saiba agendar consultas, afinal, essa tarefa é mais eficiente se for mediada por tecnologia, como o agendamento online.

Portanto, é preciso contratar uma profissional capaz de prestar um bom atendimento, com novos recursos tecnológicos, como:

• Agendamento Online;
• Prontuário Eletrônico;
• Prescrição Digital;
• Sistema Médico em Nuvem;

Ao utilizar estes recursos, a secretária não precisará se preocupar com agendamentos para trocar a receita ou com encaixes na agenda dos profissionais.

Além disso, o número de ligações telefônicas será reduzido drasticamente. Então, sua secretária terá mais tempo para dedicar ao acolhimento dos pacientes, com atendimento humanizado e atencioso. Essa prática certamente aumentará o nível de satisfação de quem procura sua clínica. 

Perceba que a contratação de uma secretária neste novo cenário tecnológico requer cuidados específicos. Trata-se, agora, de contratar uma profissional capaz de utilizar diferentes ferramentas de comunicação e que esteja engajada em buscar eficiência e qualidade no atendimento.

Com diferentes recursos tecnológicos, você precisa contratar pessoas que agreguem ideias à organização. Assim, deixe para as máquinas o que fazem de melhor: tarefas repetitivas com baixa margem de erros. 

Gestão na clínica médica com foco na produtividade

As atividades na gestão de clínicas médicas buscam o aumento da produtividade e da qualidade nos atendimentos. Afinal, o crescimento saudável de uma empresa exige um cuidado especial com seus processos. Por isso, daremos algumas dicas de ferramentas de produtividade para gestão na clínica médica. 

O mindset da produtividade está relacionado à busca por eficiência, que consiste em produzir mais com menor aplicação de recursos. Atualmente, um dos recursos mais escassos é o tempo.

Portanto, a produtividade na prestação de serviços de saúde consiste prestar o melhor atendimento, utilizando o menor tempo possível. Mas não estamos falando em reduzir o tempo da consulta. Existem muitos processos na clínica além do atendimento médico.

Duas ferramentas que aumentam sua produtividade são o agendamento online e o prontuário eletrônico, que você pode ler mais a seguir.

Agendamento online: eficiência desde o primeiro contato

O agendamento online para clínica médica possibilita que os próprios pacientes agendem suas consultas. Por ser um recurso online, está disponível a qualquer hora e de qualquer lugar, assim, seus pacientes têm acesso às agendas dos profissionais e podem escolher o melhor horário para a consulta. 

A praticidade do agendamento online traz benefícios para seu paciente e para a clínica. Afinal, o paciente não precisará fazer ligações ou se deslocar até a clínica para ser encaixado em algum horário. Para sua clínica, os benefícios são inúmeros, principalmente:

• Redução do número de ligações recebidas;
• Maior taxa de consultas confirmadas;
• Maior satisfação dos pacientes;

Em outras palavras, maior produtividade com menor investimento de tempo. Outra vantagem do agendamento online é o preenchimento do cadastro pelo próprio paciente. Ao acessar a página ou o app de agendamento, o paciente precisará informar seus dados básicos. Assim, no dia da consulta, basta a secretária conferir as informações. 

Agora, imagine retornar de um feriado e perceber que a agenda da clínica está lotada! Isso só é possível com o agendamento online. 

Prontuário eletrônico: segurança e praticidade para sua clínica

Os recursos para aumentar a produtividade da sua clínica devem ser seguros. O prontuário eletrônico, além de facilitar os atendimentos, ainda oferece maior segurança para as informações do seu paciente quando comparado aos prontuários em papel. Prontuário eletrônicos de sistemas médicos em nuvem obedecem normas rígidas de proteção de dados.

O prontuário eletrônico traz eficiência para o atendimento e segurança para os dados dos pacientes. O atendimento com prontuário eletrônico é mais eficiente, principalmente, porque o médico consegue dedicar sua atenção à anamnese, ao exame físico e às condutas.

Em uma clínica com prontuário físico, no entanto, o médico precisa dedicar parte considerável do seu tempo ao preenchimento manual de Ficha de atendimento, prescrição e evolução.

Recursos como prontuário eletrônico têm a vantagem de poder ser integrados com outras ferramentas tecnológicas. A combinação ideal para aumentar a produtividade da sua clínica contém:

• Agendamento Online;
• Prontuário Eletrônico;
• Prescrição Digital;
• Pesquisa de Satisfação automatizada;

Um sistema médico em nuvem oferece todos esses recursos de forma personalizada, assim, a praticidade da tecnologia estará presente em todo processo de atendimento. Tenha em mente que seu sistema precisa estar adequado à nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e possuir as certificações necessárias. Dessa forma, você protege seus paciente e mantém a reputação da sua clínica! 

Aliás, a reputação é o próximo tópico para otimizar a gestão na clínica médica. 

Reputação da clínica médica: um bem precioso em tempos de redes sociais 

A reputação da sua clínica está diretamente relacionada à comunicação com quem é atendido por sua equipe. A opinião de um ex-paciente é muito valiosa para a tomada de decisão de outros pacientes.

Por isso, é preciso ter canais de comunicação que facilitem a expressão das opiniões. Desta forma, você consegue identificar problemas nos atendimentos e propor soluções antes que o paciente decida ir a público.

Perceba que as redes sociais ampliaram o alcance de quem opina. Então, eventuais manifestações negativas pós-atendimento podem fugir do seu controle rapidamente, sem que sua clínica possa tentar revertê-las. A pesquisa de satisfação automatizada é uma solução valiosa para este problema. 

Afinal, a caixinha no corredor não funciona! Ou você ainda tem esperanças que seus pacientes, após a consulta, vão:

• Parar no corredor;
• Pegar uma caneta;
• Preencher diversas perguntas;
• Enrolar o papel;
• Colocar na caixinha;

Se essa for a única opção, é mais provável que eles acessem o Reclame Aqui. 

Para evitar que a reputação da sua clínica seja afetada por sites de reclamação ou redes sociais, ofereça uma pesquisa de satisfação prática e objetiva. Assim, o paciente

• Sai da clínica;
• Recebe a pesquisa por e-mail e SMS;
• Responde em menos de 1 minuto;

Então, para as avaliações negativas, você pode entrar em contato, identificar os problemas e oferecer soluções. Assim, tudo é resolvido sem macular a reputação da sua clínica!  

Conclusão

Os recursos tecnológicos servem para auxiliar o dia a dia do profissional. Um software médico na nuvem vai contribuir com todas as etapas dos atendimentos e da gestão da sua clínica.

• Gestão financeira;
• Gestão de estoque;
• Relatórios gerenciais;
• Agendamento online;
• Prontuário eletrônico;
• Prescrição digital;
• Pesquisa de satisfação.

Estes e muitos outros recursos com garantia de segurança para aumentar a produtividade e o nível de satisfação com a sua clínica.