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Guia completo: como montar uma equipe médica e mantê-la motivada?

Confira como montar uma equipe médica do zero e 6 dicas para motivá-la e fidelizar seus pacientes pelo bom atendimento.

O sucesso de uma empresa depende, principalmente, de saber montar uma equipe confiável e competente.

Na clínica, não é diferente. Por isso, se você pensa em estruturar sua equipe médica para melhorar a qualidade, ter mais organização e pacientes fidelizados, vai precisar considerar muito mais do que apenas a experiência de cada profissional.

Na verdade, você vai precisar trabalhar em etapas, desde entender quais os profissionais indispensáveis, até divulgar corretamente as vagas. 

Leia também: Guia da medicina integrativa: entenda o que é, importância e como aplicar

E o trabalho não acaba aí. Depois de montar sua equipe, você terá que buscar formas de mantê-la engajada, já que isso é fundamental para entregar qualidade aos pacientes.

Pensando em te ajudar com isso, preparamos este texto. Use-o como um guia para montar a melhor equipe médica! Olha só tudo que você vai encontrar aqui:

Quais os profissionais essenciais para montar uma equipe médica?
Passo a passo para contratar uma equipe médica
Como manter a equipe médica motivada?

Secretária da equipe médica cuidando de documentações.

Quais os profissionais essenciais para montar uma equipe médica?

O primeiro passo é ter uma relação de quais profissionais deverão ser contratados. Para tomar uma decisão ainda mais certeira, neste momento, já destaque quais as qualificações e experiências indispensáveis para cada cargo. 

Veja quais são os profissionais indispensáveis:

Secretárias e recepcionistas para sua clínica médica

Basicamente, essa profissional é responsável por administrar os agendamentos, remanejamento de horários e cancelamentos. É a ponte estabelecida inicialmente entre o paciente e o consultório. 

Leia mais: Guia completo da secretária de clínica médica: dicas desde recrutamento até treinamentos

O número de recepcionistas que você vai precisar contratar vai depender de alguns fatores. Por isso, observe: 

  • Horário de funcionamento da clínica; 
  • Quais funções serão atribuídas;
  • Quantidade de demandas que serão de responsabilidade desse profissional.

O Artigo 7º, da Constituição Federal de 1988, estabelece que a jornada de trabalho deve ser de oito horas diárias, totalizando 44 horas semanais. 

Os horários podem variar de acordo com o sindicato de cada classe profissional ou então acordos feitos com cada empresa. Todavia, vale lembrar que existe alteração de valores em tudo que se diferencia do que a lei base propõe. 

Outro fator que pode reduzir a quantidade de recepcionistas ou ainda de horas de trabalho é a utilização de uma plataforma de agendamento online. 

Com essa ferramenta, você passa o controle da marcação de consulta para o seu paciente, ele não fica mais dependendo de um horário comercial ou de uma ligação telefônica para conseguir demonstrar interesse em ser atendido pela sua clínica. 

O processo se torna mais prático, podendo ser feito de qualquer lugar, em qualquer momento e por meio digital. 

Para o consultório, o agendamento online pode servir como uma forma de tirar a sobrecarga das ligações diárias ou então mensagens de WhatsApp que demandam muita presença e atenção por parte de quem faz as marcações. 

Isso sem falar da conciliação de agendas. Algumas pessoas do seu quadro de colaboradores podem atender em mais de um local, dificultando a sincronização de agendas. 

Se um paciente precisar reagendar, piorou! Com um sistema dedicado a isso, você consegue fazer as programações necessárias para evitar falhas. 

Esse formato online de marcar consulta também disponibiliza a opção de confirmação de atendimento. 

Ou seja, a equipe da recepção não vai precisar ligar ou mandar mensagens manuais para ter certeza que o paciente vai comparecer. Esse processo é feito de forma automática. 

Veja também alguns requisitos básicos que você pode solicitar na seleção:

  • Conhecimento de terminologias médicas, abreviaturas e siglas;
  • Experiência com sistemas de gestão para clínicas e consultórios;
  • Cursos de Segurança do Trabalho; 
  • Técnicas de comunicação e linguagem.
Profissional da limpeza de equipe médica higienizando o chão de sala de atendimento.

Profissionais responsáveis pela limpeza

Esse setor vai variar muito de acordo com o tamanho da sua clínica e a frequência de colaboradores e pacientes que transitam por ela todos os dias. 

É a partir dessas informações que você vai conseguir compreender se precisa de uma única pessoa que vai ser responsável por toda a limpeza ou se necessita de uma equipe. 

Também é necessário definir a frequência que essa equipe vai trabalhar no seu consultório durante o dia ou, então, durante a semana. 

Mas não se esqueça: essa pode ser a área que requer mais atenção por se tratar de higiene dentro de um estabelecimento de saúde. Ter um ambiente limpo é uma característica básica e necessária do começo ao fim do expediente. 

Além do mais, existem normas sanitárias federais que precisam ser cumpridas para garantir que sua empresa esteja regular e que não seja multada ou fechada pela vigilância. 

Assistentes clínicos 

O assistente ou auxiliar é contratado para ajudar em diversos tipos de trabalho dentro de uma clínica. Pode, por exemplo, conferir os estoques e ficar responsável por fazer essa comunicação com o setor de compras. 

Ou, então, acompanhar os especialistas durante consultas e exames e prestar assistência a eles, seja para preparar o consultório ou fazer solicitações médicas. 

Profissionais da saúde

Esses funcionários do seu quadro são a base do bom funcionamento da sua clínica, é a matéria prima de todo trabalho que você está entregando ao paciente. 

Tudo vai depender do tipo de clínica que você tem, se atende uma especialidade ou se oferece trabalhos integrados com mais de uma área. 

A quantidade de pacientes que são atendidos é uma informação fundamental para que você entenda quantas contratações terá que fazer por setor e como a divisão de carga horária e escalas precisará funcionar para contemplar as demandas. 

Contador

Toda empresa, independentemente do faturamento ou do tamanho, precisa pagar impostos. Existem aqueles que são fixos e já até decoramos as datas em que precisamos nos preocupar com eles, não é mesmo?

TISS

No entanto, existem tantos outros que são específicos de cada área e que sofrem alterações a partir de eventos externos.

Como as legislações estão em constante modificação, é interessante você ter um contador ao seu lado para te dizer exatamente o que precisa ser pago e em quais datas.

Essa é a forma mais segura de você se manter regular perante órgãos como Receita Federal, Ministério do Trabalho e Prefeituras e também de saber que você está desembolsando apenas o que é necessário à sua Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). 

Hoje em dia, o contador já não é mais visto apenas como alguém que cuida da burocracia. De uns anos pra cá, a contabilidade consultiva ganhou espaço e força no mercado. 

Agora, o contador se tornou um profissional que faz sim toda a parte de comunicação entre empresa e governo, mas também utiliza as técnicas da profissão para levantar indicadores que apontam os melhores caminhos e saídas financeiras para sua clínica.

Administrativo e financeiro

As consultas, procedimentos e exames realizados no seu consultório precisam ser organizados de uma forma que se convertam em faturamento. Os profissionais do administrativo e da parte financeira são responsáveis por fazer isso acontecer. 

Eles conferem pagamentos, fazem levantamento de cobranças que precisam ser feitas, fazem cotação de materiais e equipamentos, controlam inadimplência, emitem notas fiscais, programam verba orçamentária e fazem avaliações do quanto as atividades estão sendo rentáveis ou não. 

Esse setor trabalha em parceria com a contabilidade. 

Marketing

Estratégias de venda, de posicionamento e desenvolvimento de marcas são fundamentais na construção de uma empresa sólida. 

Podem ser conquistados por meio do tipo de comunicação que o seu empreendimento terá tanto com pacientes, como fornecedores e até com outras clínicas médicas que são concorrentes. 

As redes sociais como Instagram, Facebook, Linkedin e TikTok são espaços cada vez mais utilizados pelas empresas para transmitir mensagens. 

O Google é um grande aliado nesse trabalho por oferecer algumas ferramentas gratuitas e que podem contribuir para que novos pacientes encontrem o seu trabalho por meio da internet. 

Leia também: Blog médico: técnicas de SEO exemplificadas para seu site aparecer no topo do Google

Além dessas rotinas do dia a dia, a equipe de marketing médico também fica responsável pelo gerenciamento de crises de marca e ligação com outras áreas da comunicação, como produção de vídeo, assessoria de imprensa e treinamento de mídia. 

_________

“Eu preciso contratar todos esses colaboradores?”

As três últimas áreas podem fazer parte do seu consultório, sendo contratados como CLT ou ainda prestadores de serviço. Outra opção que talvez possa baratear o custo desse trabalho é contar com empresas terceirizadas.  

No entanto, a equipe que vai cuidar da recepção, da limpeza e assessorar seu trabalho são indispensáveis.

Vale lembrar que os funcionários necessários para abrir uma clínica médica podem variar de acordo com o tipo de estabelecimento que você quer formar e também com o tamanho da sua empresa hoje. 

Os citados anteriormente são a base para que você consiga abrir as portas ao público e entregar um serviço de qualidade. 

Ao saber da necessidade desses funcionários, você também já pode começar a montar o plano operacional para sua clínica médica. 

Esses dados apresentados servem como um mapa até mesmo para você perceber qual o custo mensal com a folha de pagamento. 

Assim, conseguirá entender qual a meta de faturamento precisa atingir para fechar o caixa no azul constantemente. 

Ao longo do tempo esse quadro pode sofrer alterações devido à expansão. Mas não se preocupe! Essas mudanças serão sentidas ao longo do tempo por você e pela sua equipe. 

O importante é manter a estrutura e planejar ações de crescimento e de maior amplitude de atendimento.

Profissional da saúde dando a mão para novo colaborador da equipe médica.

Passo a passo para contratar uma equipe médica

Agora que você já tem uma lista com os principais profissionais essenciais na sua equipe, é agora de procurá-los. Veja como:

Passo 01: selecionar as informações essenciais para as vagas

A primeira coisa a se fazer é definir os perfis esperados dos candidatos. Descreva a qualificação profissional esperada, a experiência e principais características. 

Não se esqueça de citar também o que espera da cultura da clínica. Um atendimento mais humanizado, por exemplo, faz necessário um profissional com grande habilidade de diálogo.

Tudo o que for listado nesta etapa é importante no processo de contratação para que sua equipe médica seja eficiente.

Passo 02: divulgar as vagas 

Crie um texto divulgando todas essas informações elencadas e compartilhe em agências de emprego e sites, como o LinkedIn, por exemplo. Mas lembre-se de mencionar tudo que for essencial e diferencial para os candidatos. 

Assim, é mais fácil filtrar o recebimento de currículos. 

Profissional de saúde com fichas para montar uma equipe médica.

Passo 03: selecionar os currículos compatíveis 

Agora é a hora de selecionar os melhores candidatos. Para facilitar este processo, pegue a lista do que elencou no passo 01 e use-a para encontrar os perfis com mais pontos em comum. 

Passo 04: convocar os melhores perfis para uma conversa mais formal 

Nesta etapa, você deve conversar diretamente com cada um dos candidatos que escolheu. Apresente a eles, individualmente, os benefícios da sua clínica médica, para que também fiquem interessados em trabalhar em sua equipe. Afinal, bons currículos são bastante disputados pelas empresas. 

Passo 05: dê as boas e más notícias

Depois de conhecer cada candidato, você certamente já terá um escolhido, aquele que acredita combinar mais com sua clínica médica. 

Portanto, é a hora de mandar uma mensagem, e-mail ou realizar uma ligação, formalizando o convite e, possivelmente, firmando um acordo.

No entanto, sempre haverá, também, o momento de levar a má notícia para aqueles que não foram escolhidos. 

Não deixe de avisar cada um que participou do processo e não foi convocado. Afinal, não é nada agradável ficar esperando por uma resposta que não virá, não é mesmo? 

___________

Bom, agora que você já sabe como montar uma equipe médica, vai precisar aprender a mantê-la motivada. Afinal, a rotatividade de colaboradores não é nada vantajosa para a clínica. 

Continue a leitura e saiba mais:

Como manter a equipe médica motivada?

Apenas com uma equipe médica motivada é possível alcançar a excelência no atendimento, na gestão e em todas as outras áreas da clínica. 

Confira 6 dicas para motivar sua equipe médica e melhorar o atendimento na sua clínica:

Como montar uma equipe médica e 6 dicas para motivá-la | Amplimed
  1. Ofereça boas condições de trabalho

Quem já passou pela experiência de trabalhar em um local com péssimas condições de trabalho consegue entender que, por mais que o profissional tenha boas intenções e seja plenamente capacitado, não consegue manter a motivação por muito tempo.  

É impossível ter uma equipe médica motivada quando não há equipamento adequado para atender os pacientes, uma cadeira confortável para oferecer o atendimento ou uma copa equipada para realizar suas refeições durante os intervalos.  

Ou seja, o primeiro passo para ter uma equipe médica motivada é melhorar a estrutura interna da clínica

Procure adequar as instalações aos serviços prestados para que os profissionais possam oferecer o melhor atendimento possível para seus pacientes. 

Além disso, questione sempre que possível sobre quais outras instalações e equipamentos são importantes no dia a dia dos seus funcionários.  

Dessa forma, eles estarão aptos para realizar suas atividades diárias sem nenhum problema, o que impacta diretamente na produtividade da clínica. 

  1. Treine seus funcionários

Investir no conhecimento da equipe médica, além de motivá-la, também otimiza os serviços prestados pela sua clínica. Assim, você torna sua equipe ainda mais capaz de oferecer um atendimento de excelência para seus pacientes.  

  1. Determine metas alcançáveis

As metas também podem ser parceiras na hora de manter a equipe médica motivada, mas, se utilizadas da forma errada, podem se tornar verdadeiras inimigas. 

Por isso, determine objetivos que estejam dentro da capacidade da clínica e de seus funcionários. É fundamental que todos compreendam onde você quer chegar e que, caso a meta seja atingida, todos serão beneficiados de alguma forma. 

Equipe médica comemorando em festa de final de ano.
  1. Comemore o sucesso 

Pequenas comemorações são muito importantes para manter a equipe médica motivada. Isso deixa o ambiente mais leve, o que é fundamental, pois todos ali lidam com a vida, saúde e bem-estar dos pacientes o tempo todo.  

Você pode comemorar os alcances dos objetivos com uma reunião, um jantar ou um evento no fim de ano. São diversas opções para reunir os funcionários e passar um momento mais descontraído juntos. 

  1. Ofereça feedbacks

É possível sempre tirar algo de bom de um feedback, mesmo quando ele é negativo. 

Isso porque, quando os gestores conversam com os outros funcionários sobre seus erros e acertos de forma saudável, eles conseguem enxergar quais pontos podem melhorar.  

Você pode oferecer feedbacks de forma individual e coletiva. Tome cuidado apenas na forma de apontar os erros. É importante fazer com que o funcionário entenda o que pode ser melhorado e busque formas de resolver o problema. 

  1. Ofereça ferramentas tecnológicas

No dia a dia da clínica, há tarefas repetitivas que podem levar um tempo valioso que poderia ser usado para aprimorar o atendimento. 

Isso pode acabar comprometendo a produtividade e impedindo a motivação da equipe médica.  

Ofereça ferramentas tecnológicas que otimizem essas tarefas rotineiras. Com um sistema de gestão para clínicas médicas, você consegue garantir a qualidade antes, durante e depois do atendimento. Isso desde que ele conte com os seguintes recursos:

_____________

Contar com um sistema de gestão para clínicas médicas pode ser o diferencial na organização da sua rotina e no bom atendimento que você vai oferecer. Alguns controles são mais certeiros e precisos quando deixamos de usar o manual em algumas rotinas de trabalho e adotamos a automatização. 

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