Por que sua clínica precisa ter um sistema de agendamento médico?

Um sistema de agendamento médico é, certamente, um dos pontos diferenciais de clínicas inovadoras.

Diversos são os benefícios proporcionados com a adoção deste recurso, e engana-se quem pensa que eles se limitam ao pré-atendimento.

A depender dos níveis e da quantidade de integrações que um sistema de agendamento médico em uma plataforma de gestão completa oferece, é possível que ele seja a salvação, até mesmo do faturamento da clínica

Neste artigo, você conhecerá e entenderá um pouco mais sobre os motivos para confiar em um sistema de agendamento médico.

Além disso, encontrará dicas para tomar sua decisão e optar pelo melhor sistema, bem como conhecerá o processo de implementação, tarefas essenciais para a migração do agendamento manual para o agendamento online.

O que é um sistema de agendamento médico?

O agendamento médico é todo e qualquer sistema que se destina à marcação de consultas, procedimentos, exames e outros serviços de saúde em uma clínica, hospital, laboratório e em uma série de estabelecimentos destinados a esse fim.

Mas quando utilizamos a palavra sistema na frente da expressão, normalmente estamos nos referindo a uma nova modalidade de agendamento, cada vez mais aceita e utilizada por profissionais da saúde e pacientes: o agendamento digital.

O sistema de agendamento médico online surgiu para facilitar a vida de quem deseja agendar uma consulta e não pode aguardar o horário comercial ou ocupar seu dia fazendo ligações para isso, e para causar menos erros em cadastros e menos conflitos de agenda entre profissionais da saúde.

Em 2024, com a população mundial cada vez mais cronicamente online, é necessário saber aproveitar isso para que seu negócio se desenvolva em seu nicho e não fique para trás.

Uma pesquisa realizada pela YouGov, multinacional especializada em pesquisa de mercado, e divulgada pelo Portal E-commerce Brasil, mostra que 55,1% dos brasileiros preferem adquirir produtos e serviços online.

Esse número reflete a realidade de serviços que oferecem a facilidade do digital em geral, incluindo de saúde.

6 benefícios de um sistema de agendamento médico

Agora que você já conhece a definição e a importância de um sistema de agendamento para manter sua clínica atualizada, confira, a seguir, alguns benefícios do agendamento digital e como ele pode ser decisivo para colocar sua clínica em uma posição de preferência.

Experiência do paciente

Em um cenário onde o tempo é um recurso valioso e a comodidade é essencial, um sistema de agendamento médico oferece uma experiência mais tranquila, prática e confortável para os pacientes.

Através de uma plataforma intuitiva e de fácil navegação, sem longas ligações, espera na linha ou repetição exaustiva dos dados, sujeitos à soletração, os pacientes podem realizar a marcação de consultas de forma rápida e sem complicações.

O processo digitalizado oferece uma experiência sem atritos de comunicação, permitindo que os pacientes agendem suas consultas com apenas alguns cliques, sem a necessidade de preencher formulários longos e com a possibilidade de conferir seus próprios dados no cadastro.

Ele se sente mais responsável por esta etapa do atendimento, independente, com autonomia.

Outro critério que melhora a sua experiência do paciente é a disponibilidade de atendimento: com o agendamento online, é possível marcar consultas em qualquer momento do dia, e ele fica disponível 7 dias na semana.

Redução do tempo de espera

Ninguém gosta de ouvir músicas por dez minutos esperando ser atendido pelo telefone. Isso vale para profissionais da saúde e para pacientes. É um senso comum.

Ao evitar as longas esperas na recepção da clínica ou nas ligações, os pacientes experienciam uma jornada mais ágil e sem estresse.

Com o sistema de agendamento online, eles podem verificar imediatamente a disponibilidade de horários e marcar consultas de qualquer lugar, a qualquer hora, eliminando a necessidade de esperar por um retorno de ligação ou de agendar pessoalmente.

Como no sistema de agendamento médico digital a agenda do profissional está integrada, apenas os horários disponibilizados pelo médico aparecem para o paciente.

Isso evita conflitos de agenda e faz com que a conferência constante dos horários marcados não seja necessária.

Eficiência operacional

Além de aprimorar a experiência do paciente, a implementação de um sistema de agendamento médico otimiza os processos internos da clínica, promovendo uma gestão mais eficaz.

Uma das maneiras práticas de melhorar a eficiência operacional através do agendamento online é aumentando a produtividade da equipe.

O tempo que as secretárias disponibilizavam para ficar ao lado do telefone aguardando ligações poderá ser investido em outras áreas.

Erros mitigados

Ao automatizar o processo, os sistemas de agendamento médico reduzem significativamente o risco de erros humanos, como sobreposição de horários, duplicações de consultas ou dados cadastrais incorretos.

A precisão e consistência dos agendamentos garantem uma agenda médica precisa, minimizando a necessidade de reagendamentos e ajustes de última hora.

Melhora no fluxo de pacientes

Com uma agenda organizada e atualizada em tempo real, a clínica pode garantir um fluxo de pacientes eficiente na recepção. 

Isso reduz os tempos de espera e os atrasos, melhorando a experiência do paciente e aumentando a produtividade da equipe, que não precisa organizar a ordem de chegada e outros alinhamentos.

Maior previsibilidade financeira

Um fluxo de pacientes bem gerenciado também permite que a clínica atenda um maior número de pacientes sem comprometer a qualidade e a humanização do atendimento.

Isso torna seus serviços de saúde referência, fideliza pacientes e atrai novos através de uma rede de indicações.

Cancelamentos surpresa, responsáveis por boa parte da diminuição do faturamento, são menos frequentes, especialmente por recursos integrados ao agendamento, como a confirmação de consultas e o pagamento online.

Escolha do sistema

Agora que você já conhece os principais benefícios de um sistema de agendamento médico e está quase convencido a digitalizar ao menos o pré-atendimento na sua clínica, preparamos alguns itens essenciais para você observar quando estiver considerando alguns sistemas.

Ao escolher o sistema de agendamento médico mais adequado para a sua clínica, é importante contar com influências de profissionais que você confia e já o utilizam

Associado a isto, é crucial considerar uma variedade de critérios que garantam a escolha de um software ideal para atender às necessidades específicas da sua prática médica e, ao mesmo tempo, proporcionar uma experiência excepcional para os pacientes.

Faça as seguintes perguntas sobre seu negócio: sua clínica é multidisciplinar? Cada profissional terá uma agenda única ou há divisão de consultórios e agenda, portanto, é importante que não haja conflito de horário? Você oferece certa quantidade e diferentes procedimentos?

Ponderar e analisar é necessário. Use esta parte do artigo como um guia ou um checklist para auxiliá-lo.

Usabilidade

A usabilidade do sistema é fundamental para garantir uma transição suave e uma integração bem-sucedida na rotina da clínica. 

O sistema deve ser intuitivo e de fácil utilização, tanto para os membros da equipe quanto para os pacientes. 

Uma interface amigável e funcionalidades simples de navegar não apenas facilitam o agendamento de consultas, mas também contribuem para uma experiência positiva do usuário, promovendo a eficiência e a satisfação dos pacientes.

Custo-benefício

Ao considerar o custo do sistema, é importante avaliar não apenas o preço inicial de aquisição, mas também os custos contínuos de manutenção, atualização e suporte técnico ao longo do tempo.

Embora seja tentador optar pelo sistema mais barato, é essencial analisar o custo em relação aos benefícios oferecidos. 

Investir em um sistema de qualidade pode resultar em maior eficiência operacional, satisfação do paciente e retorno financeiro a longo prazo.

Integração

O sistema deve oferecer uma ampla gama de funcionalidades que atendam às necessidades específicas da clínica, desde o agendamento online até a integração com sistemas de gestão de saúde e a geração de relatórios de desempenho. 

Funcionalidades adicionais, como lembretes automatizados de consultas, pagamento online, histórico de pacientes e ferramentas de marketing, podem agregar valor ao sistema, melhorando a eficiência dos processos e a experiência do paciente.

Suporte técnico

Um suporte técnico confiável e acessível é essencial para garantir o bom funcionamento do sistema e resolver quaisquer problemas ou dúvidas que possam surgir. 

Antes de tomar uma decisão final, é importante verificar a disponibilidade e a qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor do sistema. 

Ter acesso a uma equipe de suporte competente e responsiva pode fazer toda a diferença na experiência do usuário e na eficácia do sistema como um todo.

Implementação do sistema de agendamento médico

Parece que este é um passo posterior à escolha e, na prática, é. Mas ele deve ser avaliado ainda no momento da decisão.

Afinal, é com essa equipe e esse sistema de implementação que você vai lidar após optar pelo seu agendamento online ideal.

Sugerimos alguns pontos que você pode avaliar para definir uma implementação ideal. Veja abaixo.

Migração de dados

A migração de dados do sistema de agendamento anterior, seja ele digital ou manual, para o novo sistema requer cuidado e atenção para garantir a integridade e a precisão das informações. 

É essencial realizar uma migração completa e precisa para evitar a perda de dados importantes, o vazamento de dados pessoais ou sensíveis, e garantir a continuidade do atendimento ao paciente. 

Afinal, você nunca conseguirá esperar que não haja atendimentos marcados para dizer “agora eu migro”. Esse é um processo que precisará ser feito com sua agenda em andamento.

Tudo isso envolve a transferência de registros de pacientes, históricos médicos, calendários de consultas e outras informações relevantes.

Treinamento da equipe

O treinamento e capacitação da sua equipe é fundamental para garantir que todos os membros estejam familiarizados com o novo sistema e saibam como utilizá-lo de forma eficaz. 

E não basta fazê-lo no momento de migração. Oferecer treinamento abrangente e contínuo é essencial para uma boa adoção do sistema e minimização de erros ou resistência à mudança por parte da equipe. 

Isso pode incluir sessões de treinamento presenciais ou online, manuais de instruções, presença em cursos, webinars, tutoriais em vídeo e suporte individualizado conforme necessário.

Acompanhamento pós-implantação

Após a implementação do sistema, é importante realizar um acompanhamento próximo para garantir que o sistema esteja funcionando conforme o esperado e atendendo às necessidades da clínica e dos pacientes. 

Isso pode envolver a realização de avaliações regulares, solicitação de feedback da equipe e dos pacientes, e identificação e resolução de quaisquer problemas ou áreas de melhoria. 

Um acompanhamento eficaz ajuda a garantir o sucesso contínuo do sistema e a otimizar sua utilização para proporcionar os melhores resultados possíveis.

Funcionalidade bônus

Ah, mas todos os sistemas do mercado são muito parecidos! Fica difícil escolher, acho que vou no que mais me passou confiança.

Você está certo, mas, além disso, não desista, procure o diferencial. É garantido que você sempre irá encontrar. E aqui vai uma dica bônus valiosa: um aplicativo personalizado, com a cara da sua clínica, onde seu paciente consegue agendar consultas e escolher o especialista desejado.

Quanto mais personalização você tiver para sua clínica, mais confiança você passa para seus pacientes. Ser encontrado pela sua própria marca, com sua própria cara, mostra que uma experiência em que eles podem acreditar desde o início.