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O que é previsibilidade financeira e como ela ajuda na gestão

Saber qual é a previsibilidade financeira na clínica médica é fator essencial na construção de um negócio saudável e promissor. 

Como você vai se organizar e entender o fluxo de caixa do seu empreendimento se cada paciente paga em uma data e de uma forma diferente? Ou pior: se os convênios efetuam o pagamento mais de 30 dias após o faturamento do atendimento? 

É preciso utilizar de recursos de gestão e administração para manter a atividade empresarial mesmo com a rotina tão imprevisível que é característica do setor. 

Sem ela, o seu consultório pode ter muitos prejuízos financeiros, podendo até perder a eficiência e a qualidade dos serviços oferecidos e produtos ofertados. Acompanhe o texto para evitar que essa situação aconteça com a sua clínica médica.  

O que é previsibilidade financeira? 

Previsibilidade financeira é uma noção minimamente próxima de qual é a situação econômica da sua empresa nos próximos meses ou anos. Ao ter essas informações futuras, você terá acesso a dados de receitas e despesas a longo prazo, sem contar que fica mais fácil prever situações externas, como datas sazonais e eventos que podem impactar o seu setor. 

É comum encontrarmos alguns empresários que se preocupam demasiadamente com as despesas programadas para os próximos meses. Mas a previsibilidade financeira só funciona de forma efetiva se você souber medir tanto os gastos quanto os ganhos da sua empresa. Somente assim para você ter uma visão ampla e em 360º da condição que está hoje e que vai estar amanhã. 

O conjunto de métodos e técnicas para obter essas informações vão te permitir entender cenários que vão te prejudicar ou te ajudar a expandir as atividades oferecidas.

Benefícios 

Em época de fake News, a previsibilidade financeira vem para mostrar uma série de dados e fatos que vão te guiar na tomada de decisão nos novos rumos do consultório. 

É tendo ciência da real condição financeira do seu estabelecimento que você pode decidir se vai aumentar o quadro de colaboradores, se vai investir em equipamentos mais tecnológicos, se pode expandir os serviços oferecidos, se vai ter mais presença digital por meio de técnicas de marketing ou ainda se vai precisar fazer um fundo de caixa para meses futuros ou até mesmo emergências. 

É também por meio da previsibilidade financeira que você consegue observar melhor o mercado e entender se ele está aquecido ou não. Essa informação influencia diretamente na decisão de lançar novos produtos ou de investir mais capital no seu consultório.  

Os benefícios mais evidentes estão na saúde da própria empresa, mas a previsibilidade financeira também pode fazer muito pela sua gestão. É por meio dela que você vai conseguir ser mais assertivo e tomar melhores decisões desde a parte jurídica até a parte trabalhista. 

Como colocar em prática a previsibilidade financeira na clínica médica? 

Já te contamos o que é e quais os benefícios em utilizar a previsibilidade financeira na clínica médica. Mas como utilizar esse recurso do zero, sem nunca ter experimentado ou testado a longo prazo? Aqui vão alguns passos que você pode dar: 

1 – Ter conhecimento 

Esse passo está sendo colocado em prática nesse exato momento, já que está lendo esse texto. Ter curiosidade e interesse em entender os mecanismos que estão por trás do seu segmento de atuação é um comportamento fundamental para utilizar a previsibilidade financeira na clínica médica.

2 – Organização financeira 

Antes de prever o futuro, é importante saber lidar com o presente. O amanhã fica cada vez mais incerto sem uma boa administração de recursos, afinal, tudo o que você está fazendo agora vai te levar para um determinado resultado depois. Ter um planejamento financeiro te ajuda a entender onde estão centralizados os maiores gastos da empresa e quais gorduras podem ser cortadas a fim de reduzir custos. 

3 – Olhar as oportunidades

Os olhos de um dono ou gestor de clínicas devem ser treinados para encontrar uma oportunidade em cada situação, desde as mais positivas até as mais caóticas. 

A previsibilidade financeira na clínica médica pode ser muito utilizada para identificar essas oportunidades. Podemos olhar do ponto de vista sazonal, isto é, datas importantes como dia das mães, dos pais, natal, ano novo e Black Friday. Nessas épocas do ano, as pessoas tendem a presentear mais ou ainda aproveitar descontos para obter algo pessoal que almejam o ano todo. 

Como também do ponto de vista comportamental, quando os pacientes da clínica recebem bônus, férias e 13o salário das empresas que trabalham. Essas datas são fundamentais para que você pense em estratégias de vendas que podem atingir o seu público. 

Vamos imaginar que você é responsável por uma clínica de dermatologia. Alguns pacientes fazem procedimentos necessários ao bem-estar e saúde durante o ano. Mas se sobrar um pouco mais de dinheiro em determinado mês, ele pode utilizá-lo para fazer aquele tão sonhado processo estético que, por falta de recurso financeiro pessoal, adiou por meses a fio. 

4 – Análise é tudo 

Utilizar o poder da ação e colocar ferramentas em prática é crucial para qualquer processo empresarial. Mas o momento mais introspectivo e de reflexão também precisa acontecer. Sem ele, você não vai conseguir saber quais atitudes tomadas estão rendendo bons resultados. E saber disso é fundamental para o processo de lapidação e melhoria de processos. Imagina só sair fazendo, sem entender pra onde aquilo está te levando. Não faz sentido, né? 

Quais são os desafios?

Ainda que o passo a passo seja estruturado, algumas adversidades podem aparecer no meio do caminho. Mas não é necessário se desesperar!  Listamos três desafios que você pode se deparar e que terá que contornar no processo de ter uma previsibilidade financeira na clínica médica. 

-Definir metas: No momento de colocar as metas no papel, se lembre que elas precisam ser atingíveis. Isso faz com que o nível de frustração no futuro seja menor se caso alguma delas não for conquistada. 

Se você costuma receber apenas pagamentos pontuais, fica mais difícil prever qual será o faturamento nos próximos meses. Afinal, você fica totalmente à mercê do surgimento de novas consultas que, muitas vezes, são pontuais. 

E quem quer definir metas e objetivos precisa ter mais controle nas mãos para que sejam alcançados. Uma boa alternativa para esse problema é utilizar o pagamento de recorrência.

Esse formato de pagamento pode te dar uma margem maior de faturamento e segurança. Além do mais, pode funcionar como outra fonte de renda pelo seu consultório.  

-Lidar com a inadimplência dos pacientes: Uma boa previsibilidade está completamente ligada ao controle de pagamentos que você precisará ter no cotidiano. Se você vendeu a longo prazo ou se utiliza de mensalidades, precisa ficar muito atento ao que entra e o que está pendente. Se ainda assim enfrenta dificuldades, saiba quais são as 6 estratégias mais importantes para resolver o problema de inadimplência

-Se proteger dos fatores externos: Mal conseguimos nos proteger de nós mesmos, não é? A falta de disciplina ou técnicas mal executadas podem levar a uma rotina falha e comprometer o faturamento do consultório. Se isso está totalmente no nosso controle e ainda acontece, imagina o que está do lado de fora! 

Obviamente não podemos prever absolutamente todos os fatores externos e nem controlá-los, mas podemos diminuir impactos. Ao utilizar a previsibilidade financeira na clínica médica, você terá uma noção de quais momentos os seus serviços podem ser menos requisitados e seus produtos menos vendidos. 

Sabendo disso, pode desenvolver saídas para amortecer a queda, por exemplo ofertando novos trabalhos e administrando o estoque e os recursos adquiridos até então. Se nenhuma dessas opções for válida para o seu negócio, você sempre precisará trabalhar com reservas. 

Lembra da fábula da Cigarra e da Formiga? É um conto simples e infantil, mas que se aplica muito bem no contexto de previsibilidade financeira no ramo empresarial. A formiga é símbolo de trabalho e preocupação com o futuro, ao passo que fazia mais do que o necessário para sempre ter o alimento, independentemente da época do ano. 

Podemos usar essa metáfora para entender como um evento externo (na história representado pelo frio) pode ser combatido para não nos prejudicarmos, ainda que não tenhamos o poder de controle total (como transformar o frio em calor). 

Dicas

Algumas práticas simples do dia a dia de um empresário podem te ajudar a iniciar a previsibilidade financeira com mais facilidade. São elas: 

-Traçar um bom planejamento: É a partir da previsibilidade financeira na clínica médica que você vai conseguir fazer planejamentos mais consistentes e ousados. Se você sabe tudo quando o assunto é custos e proventos do consultório, você pode criar um planejamento estratégico para se espelhar a longo prazo e um planejamento operacional para deixar as tarefas corriqueiras mais fáceis de serem realizadas por todos da equipe

-Divulgue a previsibilidade financeira: Essa informação deve ser compartilhada com todos que trabalham no seu consultório a fim de que cada colaborador saiba para qual direção os gestores e gerentes estão remando. Alinhamento de equipe é fundamental na hora de criar controles e métricas, sem contar no que diz respeito ao cumprimento de objetivos estabelecidos a curto e longo prazo. 

-Utilize plataformas de gestão para fazer a previsibilidade financeira na clínica médica: 

Você pode reunir todas as informações de caixa de forma manual e organizar todos esses dados em planilhas. Ao longo dos dias, cada informação nova precisaria ser inserida nesse documento no mesmo formato e no mesmo arquivo, ainda que dezenas de pessoas sejam responsáveis por realizar esse processo por área ou por horário de trabalho. 

Observando essa situação, é muito comum ocorrer erros de processos justamente por ser algo muito caseiro e que depende 100% do trabalho humano. Pensando que você ainda não sabe o dia de amanhã e que colaboradores, fornecedores e pacientes estão dependendo da sua boa gestão, esse não é um bom momento para errar. Então deixa a tecnologia agir em favor da sua empresa. 

Uma plataforma de gestão financeira é a solução ideal, porque minimiza expressivamente erros que podem impactar na contabilidade do seu consultório. 

Na Amplimed, você tem uma central de informações sobre estoque, agendamentos, cancelamentos, próximas contas, pagamentos, faturamento TISS, número de consultas e procedimentos realizados durante o mês.  Tudo isso com a segurança digital que a Lei Geral de Proteção de Dados pede. 

Os recursos desenvolvidos pelo software da Amplimed podem te ajudar a: 

1 – Ter mais controle da parte técnica e oferecer novos serviços: A atividade exercida como obra prima do seu consultório tem uma grande responsabilidade no faturamento final. Por isso é ideal que você cuide e tente facilitar a rotina dos profissionais da saúde que trabalham com você. 

Com a Amplimed você pode ter uma plataforma de telemedicina atual e de qualidade; prontuário eletrônico com módulo de especialidades; agendamento online; confirmação de consulta por whatsapp, e-mail ou SMS; prescrição médica com histórico e modelos que podem ser utilizados quantas vezes forem necessárias e sempre integrado com a Memed. 

Todas essas funções, embora médicas, compõem a previsibilidade financeira do seu consultório. Por isso a necessidade de controlar e otimizar. 

2 – Lidar com a inadimplência dos pacientes: O sistema te mostra todos os valores que entraram e como entraram, deixando mais visível quem ainda não remunera a clínica após o atendimento recebido. Ao saber dessa informação, você pode acionar o seu setor de cobrança para resgatar esses proventos e também o setor de comunicação para pensar em ações estratégicas que incentivam o pagamento à vista. 

3 – Ter acesso a relatórios: Não basta ter um sistema e alimentá-lo com

 informações da clínica. É necessário entender o que elas significam. Por isso, a Amplimed disponibiliza relatórios que vão te ajudar a visualizar informações importantes sobre: 

  • Valores a receber; 
  • Estoque; 
  • Despesas;
  • Remuneração dos colaboradores; 
  • Procedimentos realizados; 
  • Quantidade de atendimentos particulares e por convênio; 
  • Rentabilidade dos procedimentos realizados
  • Tempo médio de atendimento por profissional; 
  • Canais que foram mais atrativos na captação de novos clientes.

Você vai poder visualizar informações importantes com mais lucidez a partir desses relatórios. Eles são utilizados frequentemente por serem muito úteis no dia a dia. Por isso, a Amplimed desenvolveu a possibilidade de favoritar os melhores relatórios. Permitindo que você economize tempo por não precisar gerar um novo toda vez que necessitar desse documento. Você apenas precisa salvar como favorito para ter fácil acesso sempre que precisar. 

Mais do que reduzir não só o seu tempo, mas o de todos os funcionários ao eliminar tarefas manuais, ao aderir ao software da Amplimed você está trazendo mais organização para seu consultório e reduzindo chances de erros. Essas mudanças podem ser percebidas e sentidas pelos pacientes da sua clínica. 

São muitas coisas para pensar e executar dentro de um consultório, não é mesmo? Mas a boa notícia do dia é que existe uma forma de você não sofrer acúmulo de trabalho e ainda assim conseguir começar a aplicar a previsibilidade financeira na clínica médica agora mesmo e usufruir de todas as ferramentas e facilidades. Como? faça um teste gratuito! 

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