A atividade de emissão de nota fiscal em clínicas é recorrente devido à demanda de serviços prestados pelos profissionais que atuam como um time em diferentes setores da empresa.
A nota fiscal é um direito reservado a todos os consumidores, pois, sem ela, não é possível ter garantias seguras para comprovar a compra de um produto ou serviço.
Nas rotinas de uma clínica de saúde, a agilidade nos agendamentos e no auxílio médico são fatores determinantes para a construção de uma boa reputação da clínica e também da satisfação dos pacientes.
Com um software voltado para clínicas, os processos burocráticos como emitir notas enfrentam menos problemas e geram, consequentemente, uma melhor organização da empresa.
Neste artigo, você verá a importância da emissão de nota fiscal, os seus benefícios para a empresa que a emite e todas as informações que uma nota deve possuir.
A importância de emitir notas fiscais
O que uma nota fiscal deve conter?
Como um software de gestão integrada auxilia na emissão de nota fiscal
A importância de emitir notas fiscais
As notas fiscais são documentos que comprovam as operações comerciais realizadas por uma empresa, seja a venda de produtos, a prestação de serviços ou a alienação de bens móveis. Elas são obrigatórias por lei e devem ser emitidas sempre que houver uma transação entre a empresa e o consumidor final, seja ele pessoa física ou jurídica.
A emissão de nota fiscal traz uma série de vantagens para as empresas, especialmente para aquelas que possuem uma boa organização interna no setor de contabilidade. Veja 6 benefícios que a sua clínica pode ter:
- Evitar penalidades
O cumprimento das obrigações legais é um dos principais benefícios do processo. A falta de emissão de nota fiscal ou a emissão incorreta pode acarretar em multas, sanções e até mesmo na cassação do alvará de funcionamento da empresa.
Portanto, estar em conformidade com as normas fiscais é essencial para evitar problemas com o fisco e manter a regularidade do negócio.
- Registro contábil e controle financeiro
A emissão de nota fiscal permite que a empresa registre as suas receitas e despesas de forma correta e transparente, facilitando a gestão contábil e financeira do negócio. Além disso, as notas fiscais servem como comprovantes para eventuais auditorias, fiscalizações e prestação de contas.
- Controle do pagamento de impostos
As notas fiscais também são importantes para o controle e o recolhimento dos impostos devidos pela empresa, como o ICMS, o ISS, o PIS, o COFINS, o IRPJ e o CSLL.
Ao emitir as notas fiscais, a empresa pode acompanhar o valor dos tributos que incidem sobre cada operação e planejar o seu fluxo de caixa de acordo com as suas obrigações fiscais e planejamento financeiro.
Vale lembrar que alguns dos impostos citados serão substituídos por um único imposto no decorrer dos próximos anos. Você pode conferir essas informações com mais detalhes em nosso artigo sobre planejamento tributário, onde abordamos um tópico voltado apenas para a Reforma Tributária.
- Garantias aos clientes
As notas fiscais também beneficiam o cliente, pois elas garantem os seus direitos como consumidor. Com a nota fiscal em mãos, o cliente pode solicitar a troca, o reembolso ou a assistência técnica de um produto ou serviço, caso haja algum defeito ou insatisfação.
Além disso, a nota fiscal também serve como prova da origem e da qualidade do produto ou serviço adquirido, prevenindo contra fraudes e falsificações.
- Redução da burocracia
A emissão de nota fiscal também contribui para a redução de burocracias e a agilidade dos processos comerciais. Com a nota fiscal eletrônica, por exemplo, a empresa pode emitir e enviar o documento de forma online, sem a necessidade de impressão, armazenamento ou envio físico.
Isso economiza tempo, espaço e recursos, além de facilitar o acesso e a consulta das notas fiscais a qualquer momento por meio de plataformas online.
- Créditos fiscais
Outro benefício da emissão de nota fiscal é a possibilidade de obter créditos fiscais, que são valores que a empresa pode abater ou compensar dos impostos que deve pagar.
Se a empresa compra um produto de um fornecedor que já pagou o ICMS, é possível aproveitar esse valor como crédito fiscal no momento de oferecer um produto ou serviço para o cliente. Isso reduz a carga tributária da empresa e aumenta a sua competitividade no mercado.
Diante de tantos benefícios, fica claro que emitir notas fiscais é uma prática indispensável para qualquer empresa. Mas o que acontece se a empresa não emitir notas fiscais? Quais são os riscos e as penalidades que ela pode sofrer? Vejamos alguns exemplos:
- Multas e juros: a não emissão de notas fiscais é considerada uma infração fiscal, que pode gerar multas e juros para a empresa. O valor da multa varia de acordo com o tipo e a gravidade da infração, podendo chegar a 100% do valor da operação não declarada.
Além disso, a empresa também pode ter que pagar juros de mora sobre o valor dos impostos que deixou de recolher.
- Perda de clientes: ao não emitir a nota fiscal, a empresa passa a impressão de que está agindo de forma ilegal, sonegando impostos e oferecendo serviços de baixa qualidade. Isso pode afastar os clientes e reduzir o faturamento da empresa.
- Dificuldade de crédito: a não emissão de notas fiscais também pode dificultar o acesso da empresa a créditos e financiamentos.
Isso porque as instituições financeiras exigem a comprovação da capacidade de pagamento da empresa, que é feita por meio das notas fiscais emitidas.
Sem as notas fiscais, a empresa não consegue demonstrar a sua saúde financeira e a sua solvência, o que pode impedir ou encarecer a obtenção de recursos.
- Cassação do alvará: em casos mais graves, a não emissão de nota fiscal pode levar à cassação do alvará de funcionamento da empresa. Isso significa que a empresa pode ser fechada e ter as suas atividades encerradas por determinação do fisco.
Essa é uma medida extrema, que pode ser aplicada quando a empresa reincide na infração fiscal ou quando há indícios de fraude ou sonegação.
Leia também: Certificação digital para profissionais de saúde: o que é e como obtê-la
O que uma nota fiscal deve conter?
No Brasil, existe uma diversidade de tipos de notas fiscais que podem ser emitidas por empresas de inúmeras áreas. No total, são 13 notas fiscais, entretanto, 4 delas são as mais utilizadas, sendo divididas em:
- NF-e (Nota Fiscal de Produtos ou Mercadorias);
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico);
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica);
- NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços).
Independentemente do tipo de nota fiscal emitida, existem alguns elementos que são essenciais e que devem constar em qualquer documento fiscal.
Informações básicas
Se há algo em comum entre todas as notas, são as informações que estabelecem uma base para a emissão, como o modelo, série, número de nota, data de emissão, chave de acesso e código de barras. Eles identificam a nota fiscal de forma clara, e permitem a sua consulta e validação pelos órgãos fiscais e pelos envolvidos na operação.
Emissor e destinatário
Diz respeito ao nome ou razão social, o CNPJ ou mesmo o CPF, a inscrição estadual, endereço da empresa, telefone, e-mail, etc. Esses dados identificam as partes envolvidas, facilitando a comunicação de forma mútua.
Produtos e serviços
Independentemente do tipo de transação, ele deve conter descrição, quantidade, unidade, valor unitário, valor total, código NCM, código CEST, etc. Servem para descrever os produtos ou serviços que foram objeto da operação e permitem o cálculo dos impostos e a conferência da mercadoria ou do serviço prestado.
Taxas e impostos
Nesta parte são encontradas as alíquotas, bases de cálculo, valores, códigos de situação tributária, entre outros. Aqui são informados os impostos que incidem sobre a operação e que necessitam ser recolhidos pelo emissor ou pelo destinatário de acordo com o tipo de atividade.
Informações complementares
São dados adicionais relevantes para a operação, como o prazo de entrega, a forma de pagamento, o frete, o seguro, o desconto, a devolução, a garantia, etc. Esses dados esclarecem as condições da operação e podem evitar conflitos ou dúvidas.
A nota fiscal é um documento muito importante para a gestão de qualquer empresa, pois ela registra as entradas e saídas de recursos, auxilia no controle do estoque, do fluxo de caixa e da contabilidade, além de evitar problemas com o fisco e com os clientes.
Para facilitar a emissão de nota fiscal, existem sistemas emissores de nota fiscal que automatizam o processo e integram as informações com a Receita Federal e com as Secretarias da Fazenda estaduais e municipais.
Esses sistemas também permitem o armazenamento, o envio e o cancelamento das notas fiscais, além de gerar relatórios e gráficos que auxiliam na análise do desempenho da empresa.
Leia também: Software para clínicas Amplimed: um guia dos recursos
Como um software de gestão integrada auxilia na emissão de nota fiscal
Os métodos manuais para a emissão de notas fiscais já caíram em desuso, deixando para os meios eletrônicos o trabalho de gerar todas as informações de fornecedores, número de pedido e outros dados que constam em todas as notas.
O acesso facilitado via internet já é de grande ajuda às empresas. Entretanto, poder gerar as notas sem precisar abrir novas abas dentro do navegador seria muito melhor, não é mesmo?
O software da Amplimed é uma solução completa e integrada para clínicas e consultórios médicos, que oferece diversas funcionalidades para otimizar a rotina e a qualidade dos serviços prestados.
Uma dessas funcionalidades é a emissão de notas fiscais eletrônicas, que traz diversos benefícios para os profissionais de saúde e seus pacientes.
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital que registra a prestação de serviços e a transferência de valores entre as partes envolvidas. Ela substitui a nota fiscal em papel, que era sujeita a perdas, rasuras, fraudes e erros de preenchimento.
A NF-e é emitida e armazenada eletronicamente, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emissor e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Com o sistema da Ampli, a emissão de NF-e é simples, rápida e segura. Basta cadastrar os dados do prestador e do tomador do serviço, selecionar o tipo de serviço e a alíquota do imposto, e gerar o arquivo XML e o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
O software envia o arquivo para a SEFAZ e, em caso de aprovação, disponibiliza a NF-e para impressão ou envio por e-mail ao cliente. O software também armazena as NF-e emitidas e permite a consulta e o cancelamento das mesmas.
Ficou interessado? Faça nosso teste gratuito em poucos cliques. Você terá 10 dias para testar nosso software e ver todas as facilidades que ele pode oferecer para a sua clínica!
