Estar alinhado com as expectativas e metas da empresa é fundamental para gestores e colaboradores que anseiam pelo progresso financeiro e da carreira. Mas para que isso ocorra, é necessário ter uma visão clara de qual caminho seguir e de como se organizar para alcançar os objetivos.
Por isso, o planejamento estratégico precisa ser uma prioridade para as organizações, pois nessa etapa é onde as ideias afloram, sendo possível fazer uma descrição detalhada de todos os desafios, os concorrentes, os orçamentos e outros pontos importantes.
Confira o nosso texto e entenda o que é um planejamento estratégico, a importância da definição de objetivos e metas claras, a análise SWOT e como implementá-la, e ainda um passo a passo estruturado para criar um planejamento de acordo com as características da sua empresa.
O que é um planejamento estratégico
Definição de objetivos e metas
Como traçar objetivos e metas na prática
Realizando a análise SWOT
Passo a passo para a criação de um planejamento estratégico
O que é um planejamento estratégico
Um planejamento estratégico é um conjunto de ações que visa definir e alcançar os objetivos de uma organização, considerando seus recursos, seu ambiente interno e externo, sua missão, visão e valores.
Ele envolve a análise de recursos disponíveis, a identificação de oportunidades de negócio, a definição de estratégias para o setor financeiro e operacional, e a criação de planos de ação detalhados para não exceder o limite de gastos.
O planejamento estratégico ainda se mostra importante para que a empresa possa se adaptar às mudanças do mercado, se diferenciar da concorrência, e alcançar o sucesso pelo caminho traçado.
Esse é o nível com mais amplitude para o planejamento, pois é voltado para o longo prazo, considerando uma faixa de 5 a 10 anos de empresa.
Planejamento tático
É o nível intermediário do planejamento, que traduz o planejamento estratégico em planos de ação mais específicos e detalhados, por área ou departamento da empresa.
Ele é elaborado pelos gerentes ou executivos, que têm a visão das suas respectivas áreas e o poder de decisão sobre os recursos e as atividades que lhes competem.
Esse tipo de planejamento é voltado para o médio prazo, normalmente de 1 a 3 anos, e tem uma orientação interna, ou seja, considera os fatores internos que afetam a empresa, como os processos, as pessoas, os equipamentos, entre outros.
Planejamento operacional
Este é um estágio mais específico e concreto do planejamento, que executa o planejamento tático no dia a dia da operação da empresa. Ele é elaborado pelos supervisores ou coordenadores, que têm a visão das suas respectivas tarefas e o poder de decisão sobre a forma de realizá-las.
O planejamento operacional é voltado para o curto prazo, normalmente de 3 a 12 meses, e tem uma orientação funcional, ou seja, considera as funções que devem ser desempenhadas para atingir os resultados esperados.
A diferença entre o planejamento tático e o operacional está nos níveis de responsabilidade atribuídos a diferentes cargos na empresa, o tempo previsto para o alcance dos objetivos e o nível de abrangência do que foi planejado.
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Definição de objetivos e metas
As clínicas são organizações que buscam gerar valor para seus colaboradores com a predileção pelos serviços prestados, e para pacientes por meio da promoção da saúde e bem-estar.
Entretanto, para que isso seja possível, é preciso ter uma direção clara e um propósito bem definido para medir o desempenho durante o caminho traçado.
Os objetivos são os resultados que a empresa quer alcançar com o seu trabalho, de forma geral e a longo prazo. Eles devem estar alinhados com a missão e a visão da empresa para que o caminho até os números esperados sejam palpáveis.
No universo empresarial, os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais, seguindo o critério SMART, que é a sigla em inglês para Specific, Measurable, Achievable, Relevant e Time-bound.
Já as metas são os passos intermediários que a empresa precisa dar para atingir os seus objetivos, de forma mais detalhada e a curto ou médio prazo.
Elas devem ser quantificáveis, realistas, desafiadoras e compatíveis com os recursos disponíveis na empresa. As metas devem ter indicadores de desempenho, que são as variáveis que mostram se a meta foi ou não atingida.
A definição tanto dos objetivos quanto das metas torna possível orientar as decisões e ações da empresa de forma mais clara e precisa, além de aumentar a produtividade e a eficiência da empresa e identificar pontos de melhoria.
Outro aspecto muito importante é a motivação da equipe. Os colaboradores precisam estar engajados e alinhados com tudo o que foi planejado pelos gestores da empresa, podendo assim criar um ambiente mais acolhedor e promover melhores relações de trabalho.
Como traçar objetivos e metas na prática?
Após entender o que são e para que servem os objetivos e metas, resta a dúvida de como criá-los e ter controle sobre ambos no dia a dia da clínica. No entanto, os passos são simples, mas requerem constante revisão para ter certeza de que nada fique fora do que foi traçado.
Um ponto importante é não confundir objetivo com meta. Como já mencionado, as metas são pequenos passos em direção a um objetivo e, portanto, neste guia, focaremos nesse ponto.
Seja específico
A primeira tarefa é definir o setor que passará a ter uma nova meta. Ser generalista, neste caso, não é uma boa prática, pois o planejamento deve abranger as melhores habilidades dos profissionais que se enquadram na área.
Como exemplo, uma clínica definiu um objetivo de “melhorar o atendimento na recepção”. Já a meta definida para esse objetivo é de “melhorar o feedback do cliente”. Perceba que essa meta é totalmente vaga e sem nenhum direcionamento para os profissionais que a receberam. Dessa forma, ela se torna ineficaz e acaba confundindo o colaborador.
Já um exemplo de uma boa meta seria: “diminuir a fila de espera para o atendimento”. Nessa meta, é possível pensar em maneiras práticas de como otimizar o atendimento do paciente por diversos meios, seja a adoção de um sistema de gestão, a criação de um aplicativo para marcar horários e diminuir a ociosidade, e outras alternativas no mercado.
Acompanhe os resultados
Após a estruturação dos objetivos e a organização das metas, os resultados devem ser verificados em períodos determinados pelos gestores das equipes. Dessa forma, é possível aprimorar as estratégias traçadas para melhorar o desempenho até o alcance da meta.
Caso as metas já tenham sido alcançadas, é importante realizar uma reunião em equipe para pensar nos próximos passos que a equipe deve trilhar para promover o alcance do objetivo final, que geralmente está proposto a longo prazo.
Planos de ação
Durante a criação dos objetivos e metas que a clínica precisará atingir, apenas pensamos sobre “o que” necessitamos em um ou mais setores. Já na etapa do plano de ação, é onde focamos em maneiras de atingir as metas seguindo o modelo de planejamento estratégico.
O plano de ação pode envolver estratégias na operação da clínica, desenvolvimento de ideias para o marketing, para o atendimento ou até mesmo na organização das finanças. O importante é fazer uma análise detalhada dos recursos disponíveis para o plano de ação e alinhá-los à meta.
Faça ajustes quando necessário
Durante a execução de um plano de ação, algumas coisas podem não sair como o esperado para alcançar uma meta. O problema pode estar em diversos lugares, como na lentidão das operações traçadas, demoras causadas por excesso de burocracia, entre outros.
Entretanto, sempre há tempo para corrigir situações inesperadas. Para isso, é fundamental reunir a equipe responsável pela linha de frente da operação e realinhar os planos a partir do apontamento das falhas e pela construção de novas estratégias.
Priorize as metas mais simples
Em um planejamento a longo prazo, várias metas podem surgir, mas nem todas terão o mesmo nível de complexidade para serem alcançadas. Metas mais complexas geralmente são alinhadas com a expectativa de alcance em um período maior de tempo.
Metas simples e com um período menor para serem alcançadas precisam ser prioridade para a equipe. É por meio delas que outras metas maiores avançam progressivamente.
Leia também: Como criar metas para sua clínica
Realizando a análise SWOT
Esta é uma ferramenta de planejamento estratégico que permite avaliar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de um negócio ou projeto. Ela é útil para definir objetivos, estratégias e ações que possam melhorar o desempenho e a competitividade da empresa no mercado.
A sigla SWOT vem do inglês e significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). No Brasil, também é conhecida como análise FOFA.
A análise SWOT consiste em elaborar uma matriz com quatro quadrantes, onde são listados os fatores internos e externos que afetam o negócio. Os fatores internos são as forças e fraquezas, que dependem da gestão e das características da empresa.
Os fatores externos são as oportunidades e ameaças, que estão relacionadas ao ambiente, aos clientes, aos concorrentes e às tendências do mercado. Alguns caminhos para realizar a análise SWOT são:
- Definir objetivo da análise – com esse passo é possível avaliar a situação atual da empresa e o nível de qualidade dos serviços prestados.
- Coleta de informações – é importante colher os dados que o mercado oferece em relação a outras clínicas por meio de pesquisas, observações e relatórios.
- Preenchimento da matriz SWOT – aqui é onde são identificadas todas as propriedades de análise seguindo os critérios que a própria sigla estabelece:
- Forças: são vantagens competitivas que a empresa possui, como os recursos do qual dispõe, o atendimento personalizado e outros pontos fortes que contribuem para o sucesso da clínica.
- Fraquezas: ao contrário das forças, aqui temos desvantagens em relação a outras empresas. Isso implica nos problemas, tanto administrativos quanto operacionais; as limitações, tanto físicas quanto financeiras, e por último, problemas quanto ao marketing e seus resultados.
- Oportunidades: são as situações que se apresentam favoráveis ao ambiente externo, principalmente quando são tendências no mercado, lacunas que podem ser preenchidas e outras chances de crescimento e melhoria da empresa.
- Ameaças: é tudo o que representa o prejuízo iminente, riscos excessivos e desafios que podem comprometer o resultado planejado. Geralmente, novos concorrentes e crises econômicas geram as situações mais desfavoráveis para os gestores.
Ao colocar a matriz SWOT em prática, é possível identificar melhor todos os aspectos do mercado. Embora seja uma ferramenta simples, ela possibilita ter uma visão mais ampla e realista da concorrência e da organização interna.
O Sebrae disponibiliza um quadro para a análise SWOT que facilita a visualização durante o processo de planejamento.
Passo a passo para a criação de um planejamento estratégico
Um planejamento estratégico é um documento que define os objetivos, as estratégias e as ações de uma empresa para um determinado período de tempo. Ele serve como um guia para orientar as decisões e as atividades da organização, visando alcançar os resultados esperados.
Para criar um planejamento estratégico do zero, é preciso seguir alguns passos básicos, que são:
- Definir a missão, a visão e os valores
A missão é o propósito da empresa, o que ela faz e para quem. A visão é o estado futuro desejado pela empresa, onde ela quer chegar. Os valores são os princípios éticos e morais que norteiam a conduta da empresa.
- Analisar o ambiente interno e externo da empresa
O ambiente interno é composto pelos recursos, capacidades, competências e processos da empresa. O ambiente externo é composto pelos fatores que influenciam a empresa, como clientes, concorrentes, fornecedores, mercado, tecnologia, legislação, etc.
Além disso, como detalhamos nos tópicos acima, temos a análise SWOT, uma ferramenta que pode auxiliar nessa etapa, pois permite mapear todos os atributos da empresa e ajudar com o modelo de planejamento a ser seguido.
- Definir os objetivos estratégicos
Os objetivos estratégicos são as metas que a empresa quer atingir em um determinado prazo, de acordo com a sua missão e visão.
Eles devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART). Por exemplo: aumentar o faturamento em 20% até o final do ano.
- Estabelecer as estratégias
As estratégias são os meios para alcançar os objetivos estratégicos. Elas devem levar em conta as forças e oportunidades da empresa, bem como as fraquezas e ameaças do ambiente.
As estratégias podem ser de diferentes tipos, como de crescimento, de diferenciação, de liderança, de inovação, etc. Por exemplo: investir em marketing digital para atrair mais clientes.
- Criar os planos de ação da empresa
Os planos de ação são as atividades que devem ser realizadas para executar as estratégias. Eles devem especificar o que deve ser feito, por quem, como, quando, onde e com quais recursos.
Os planos de ação devem ser monitorados e avaliados periodicamente, para verificar se estão sendo cumpridos e se estão gerando os resultados esperados. Por exemplo: criar um site para a empresa, com design moderno e conteúdo relevante, até o próximo mês, com a ajuda de uma agência especializada.
- Elaborar um orçamento empresarial
O orçamento empresarial é a estimativa das receitas e despesas da empresa para um determinado período de tempo, geralmente um ano. Ele serve para planejar e controlar os recursos financeiros da empresa de acordo com o seu planejamento estratégico.
Seu orçamento deve ser realista, coerente e flexível, para permitir ajustes conforme as mudanças no cenário. No entanto, é importante lembrar que o planejamento estratégico não é um documento estático, mas sim um processo dinâmico, que deve ser revisado e atualizado de acordo com as mudanças no ambiente e no mercado.
Por fim, é fundamental priorizar as boas lideranças e pessoas com experiência na parte estratégica. Caso seja o primeiro empreendimento, é importante ter o auxílio de alguém especializado e que já tenha passado por diversas vivências com o modelo de planejamento. Dessa forma, a probabilidade de erros diminui e as chances de progresso rápido aumentam.
Leia também: Como estruturar o planejamento operacional da clínica médica?
