A gestão de processos na clínica médica é essencial para aumentar a eficiência operacional da empresa. Com uma definição precisa dos processos, a clínica melhora a qualidade dos atendimentos prestados. Além disso, aprimora as tarefas de gestão administrativa.
Para melhorar os processos, é preciso compreender as técnicas de gestão de processos – que a diferem da gestão de projetos, por exemplo. Também é importante saber como a tecnologia pode ajudar no planejamento e no aperfeiçoamento dos processos.
Por isso, nesse texto, vamos falar sobre:
- Definição de processos;
- Importância da gestão de processos para clínicas médicas;
- Como um software médico ajuda nesse modelo de gestão.
O que são processos?
Processos são sequências de tarefas, previamente organizadas, para se chegar a um resultado esperado. Portanto, há dois elementos essenciais nos processos: a repetição e o objetivo. Deve haver, então, repetição das tarefas, na mesma ordem e com resultados individuais conhecidos. Além disso, devem convergir a uma meta comum.
A sequência deve seguir uma lógica: um passo deve ser complementado pelo outro. Assim, é possível visualizar uma evolução linear entre o início e o final do processo. Em uma clínica tradicional é possível encontrar, por exemplo, o processo de agendamento da consulta. Nesse processo:
- o paciente liga para a clínica;
- a secretária recebe a ligação;
- a secretária acessa a agenda de um dos profissionais;
- solicita informações do paciente;
- registra o agendamento;
- confirma o agendamento para o paciente.
No dia do atendimento, a secretária recebe o paciente, faz o check-in – ou confirmação de presença – e abre um prontuário de atendimento. O paciente, então, é encaminhado para o consultório. O médico, nesse momento, aplica a anamnese – que segue a lógica de um processo – e, depois, preenche os documentos de consulta. Após a consulta, o paciente é liberado e pode, ou não, manter contato com a clínica. Então, esse conjunto de atividades repetitivas representa uma cadeia de processos, que caracteriza o atendimento.
O agrupamento de processos é importante para a realização de um serviço complexo e com diferentes etapas, como o atendimento ao paciente. Dessa forma, é importante caracterizar, planejar e aprimorar cada um dos processos de pré e pós-consulta, bem como os processos do atendimento em si.
Tipos de processos
Há três principais tipos de processos organizacionais. Os processos primários são aqueles diretamente relacionados com as atividades que trazem recursos para a empresa. Portanto, são as atividades que resultam em um serviço ou produto para o cliente final. Na clínica, a consulta médica propriamente dita é um processo primário, pois é ela que define a entrega de valor da empresa para o cliente.
Os processos de suporte, porém, não entregam valor diretamente para o cliente. Eles são utilizados como auxiliares dos processos primários. A seleção da equipe profissional da clínica é um exemplo de processo de suporte. Afinal, esse processo impacta diretamente o processo de atendimento, que, por sua vez, representa a proposta da marca, o objetivo de entrega de valor para o paciente.
O terceiro tipo de processo são os de gerenciamento. Dentre eles, estão os processos de controle, supervisão e planejamento das demais atividades. Trata-se, então, da gestão estratégica do negócio. Na clínica médica, as atividades de análise de indicadores e gestão de pessoas são exemplos disso.
Importância da gestão de processos para clínicas médicas
Uma boa gestão de processos na clínica médica é indispensável quando se deseja manter a organização e a eficiência das atividades da empresa. Afinal, a qualidade dos processos determina a produtividade da equipe, bem como facilita a implementação de novas estratégias operacionais.
A definição e o aprimoramento das atividades sequenciais em uma clínica aumentam a precisão dos atendimentos. Assim, há um aumento de produtividade, de foco e de qualidade nos serviços prestados. Nenhum profissional da saúde fica à vontade com perdas de prontuários, prescrições equivocadas ou pacientes agendados em um mesmo horário.
Erros procedimentais comuns como esses podem comprometer o andamento dos atendimentos. Com isso, a qualidade do serviço decai e a fidelização de pacientes pode ser ameaçada. O reconhecimento e a organização dos processos são, portanto, fundamentais para que a clínica mantenha-se em alto nível de funcionamento. Além disso, os processos garantem uma resposta adequada mesmo diante de imprevistos.
Passo a passo para aplicação
A gestão de processos na clínica médica deve seguir os seguintes passos:
- mapeamento;
- organização em fluxograma;
- simplificação;
- automatização.
A primeira etapa é o reconhecimento das atividades e dos objetivos da empresa. Assim, será possível compreender o funcionamento, as dificuldades e as vantagens operacionais da clínica.
O registro dos processos ocorre com o acompanhamento do paciente: desde as atividades de aquisição até a análise de resultados. Com isso, você terá uma visão ampla de todos os grupos de processos e das relações estabelecidas entre eles.
Assim, após executar o mapeamento, você deve registrar o passo a passo dos processos. Por onde começam e onde terminam esses processos? Quais os profissionais responsáveis por cada etapa? Quais os resultados esperados em cada processo e qual o objetivo final de cada grupo de processos? Você pode desenhar ou utilizar ferramentas para criação de fluxogramas.
Uma vez que você tenha mapeado e registrado os processos como rascunho, você pode buscar simplificá-los. Você identifica alguma repetição desnecessária? Há alguma etapa que exige mais tempo dos as outras? Existe alguma ferramenta tecnológica que possa acelerar as etapas dos processos?
Finalmente, faça o registro final dos passos dos processos. O próximo passo será executá-los no dia a dia da clínica. Como garantia de eficiência, busque alternativas para automatizar algumas atividades. Foque naquelas que são procedimentos simples, repetitivos e que exigem dedicação da sua equipe. Se esses processos puderem ser executados por computadores, então, busque as ferramentas corretas. Assim, sua equipe terá mais tempo para se dedicar ao que mais importa: o atendimento ao paciente.
Como um software médico ajuda nesse modelo de gestão
A melhor ferramenta para aprimorar a gestão de processos na clínica médica é um software na nuvem. Se esse sistema tiver de recursos para atendimento ao cliente e gerenciamento, você poderá automatizar muitas atividades. Com isso, sua empresa ganhará eficiência diante da praticidade trazida pela tecnologia.
Um software médico na nuvem facilita a implementação dos processos definidos pela empresa. Sua clínica contará com relatórios inteligentes, prontuário eletrônico, agendamento online e ferramentas de comunicação mais eficazes do que a ligação telefônica.
Utilizar tecnologia na gestão de processos na clínica médica garante a otimização constante das atividades. As melhorias serão notadas tanto nos processos primários quanto naqueles de suporte e de gerenciamento.
Para saber mais sobre como a tecnologia pode aprimorar sua gestão, leia nosso artigo “Automatização de processos: 5 formas de aplicar na sua clínica médica”
