O consultório online é uma estratégia organizacional que utiliza recursos tecnológicos para conectar médicos e pacientes.
Entre esses recursos, estão: agendamento online, acesso remoto ao histórico do paciente, prescrição digital, teleconsulta e muitos outros.
A transformação tecnológica na área da saúde chegou ao dia a dia das clínicas e dos consultórios. É impossível garantir a segurança e o crescimento da sua empresa sem utilizar recursos da era digital.
O consultório online é, portanto, o modelo a ser seguido quando se trata de automatização, segurança e maior praticidade para as unidades de atendimento médico.
Neste texto, abordaremos tópicos referentes a essa evolução tecnológica, como:
O que é o consultório online
Quais são as suas características
Quais as vantagens do consultório online
Como iniciar a transformação digital do seu negócio
O que é o consultório online
Como você viu, o consultório online é um modelo de gestão e de assistência médica que tem relação direta com a tecnologia. Com isso, impacta o planejamento estratégico da marca e o cotidiano dos atendimentos.
Neste modelo, os recursos digitais são utilizados para resolver dificuldades importantes das empresas da área da saúde. Logo, não há fase certa para implantação dessa estratégia, que funciona tanto para clínicas que estão no começo de sua jornada quanto para aquelas que já estão em plena expansão.
A pandemia de Covid-19 alertou os negócios na área da saúde sobre a necessidade de digitalização de suas operações. Na época, houve um aumento significativo da demanda por atendimentos online, já que as diretrizes de segurança sanitárias indicavam a necessidade de reduzir o número de pessoas em um ambiente fechado.
Para que as clínicas pudessem atender todos os pacientes de forma segura, foi necessário aplicar recursos para facilitação do atendimento à distância.
Quais são as suas características
O consultório online possui algumas características básicas, com ferramentas indispensáveis para seu bom funcionamento. São elas:
- Agendamento online e prontuário eletrônico;
- Sistema médico em nuvem;
- Assinatura e prescrição digital;
- Plataforma de teleconsulta.
Agendamento online e prontuário eletrônico
O espaço no mercado para empresas com prontuário em papel ou com agendamento por telefone é cada vez mais restrito. Basta você perguntar para as pessoas mais próximas sobre a frequência com que elas fazem ligações telefônicas.
Isso fica mais evidente quando falamos sobre praticidade. Mais do que seguir uma tendência comportamental dos pacientes, o agendamento online possibilita que sua clínica fique aberta 24 horas por dia, 7 dias por semana – sempre disponível para uma nova marcação de consulta.
A exclusão dessa barreira no acolhimento é essencial para que os pacientes decidam consultar com você quando estiverem indecisos. Não esqueça que a primeira consulta de um paciente é sempre influenciada pela reputação da sua clínica e pela praticidade do atendimento.
Após o agendamento, você precisa manter o nível de qualidade. Para isso, o prontuário eletrônico é indispensável. Com ele, você poderá focar ainda mais no relato do paciente e nos exames necessários durante a consulta, priorizando a escuta ativa no atendimento. Afinal, não será necessário ficar com a caneta na mão durante toda a conversa.
Esses recursos levam praticidade para o fluxo do atendimento, aumentando, assim, a qualidade da relação entre médico e paciente.
A segurança dos dados também será maior, já que o prontuário eletrônico fica salvo na nuvem e com protocolos de segurança de nível bancário. Dê uma olhada nas vantagens de um sistema de gestão em nuvem abaixo:
Sistema médico em nuvem
Os 7 principais benefícios do sistema médico em nuvem são:
- Redução de custos;
- Segurança de dados;
- Maior produtividade;
- Suporte rápido e eficiente;
- Prevenção de desastres e perdas;
- Backup diário e criptografia;
- Adequação às normas da LGPD.
Você perceberá essas mudanças no seu consultório online quando aderir ao sistema em nuvem.
Quando comparado aos softwares tradicionais, que precisam de um servidor local, a praticidade é muito superior. Com isso, vem a redução de custos, já que a empresa fornecedora substitui o número de equipamentos necessários pela qualidade operacional da tecnologia que aplica.
A qualidade operacional garante um sistema médico com suporte rápido e eficiência inigualável. Entre as características de um armazenamento em nuvem está a alocação das informações em diferentes servidores. Essa estratégia evita perdas, mesmo em situações que fogem do controle humano.
Como procedimentos específicos para garantir a segurança, um sistema em nuvem pode programar backups diários que não comprometem seus atendimentos. Em um sistema com servidor local, esses backups devem ser feitos com uma visita do técnico a sua clínica. Portanto, seria necessário pausar as consultas por algumas horas.
Leia mais: Armazenamento em nuvem ou local: conheça agora
Assinatura e prescrição digital
Além de garantir a segurança no armazenamento de dados, o seu consultório online precisa dispor de assinatura e prescrição digital. Isso é importante porque na rotina da clínica são emitidos muitos documentos que devem obedecer a diretrizes específicas do Conselho Federal de Medicina.
Entre esses documentos, estão as prescrições. Da mesma forma que o prontuário eletrônico evita que você fique com a caneta em mãos durante todo atendimento, a prescrição digital otimiza sua prática prescricional.
Com um sistema vinculado a um catálogo de medicamentos, você acompanhará as inovações da indústria farmacêutica e poderá criar padrões de prescrição para facilitar a emissão do documento.
Outra vantagem é que, com a assinatura digital, é possível enviar o receituário comum ou de controle especial direto para o e-mail do paciente.
Módulo de teleconsulta
A plataforma de teleconsulta pode ser utilizada de diferentes formas por sua clínica. Você pode decidir quais casos serão atendidos à distância, por exemplo. Assim, sua empresa obtém as inúmeras vantagens da modalidade, tais como:
- Maior disponibilidade para os pacientes;
- Maior agilidade nos atendimentos;
- Aumento do número de consultas;
- Redução de custos gerais da clínica.
Saiba mais: A humanização do atendimento na teleconsulta
É claro que o consultório online não é um modelo restrito à teleconsulta; trata-se da implantação das ferramentas digitais para aprimoramento das capacidades gerenciais e assistenciais de uma clínica. Os benefícios da transformação digital são inúmeros. Veja os principais a seguir:
Quais as vantagens do consultório online?
As vantagens do consultório online baseiam-se na praticidade e na segurança oferecidas pela tecnologia. Por isso, listamos as primeiras mudanças que serão percebidas em sua clínica:
- Aumento do número de consultas;
- Fidelização do paciente;
- Otimização do tempo nas três fases do atendimento;
- Melhor gestão de rotinas administrativas.
Mais consultas, menos telefonemas
Um consultório online oferece o agendamento inteligente para seus pacientes. Com isso, facilita a aquisição de nova clientela, sem a necessidade de atender ligações telefônicas.
Assim, os pacientes podem agendar a consulta a qualquer hora e de qualquer lugar, optando por um dos horários disponibilizados por sua clínica. O recurso pode, ainda, integrar diferentes agendas, o que auxilia na organização das clínicas que possuem diversos profissionais.
Fidelização do paciente
A fidelização dos pacientes é uma consequência direta do bom atendimento, o que começa com atenção aos detalhes do acolhimento. Durante a experiência do paciente, é importante ficar atento às diferentes necessidades no decorrer do contato dele com sua clínica.
Afinal, em cada etapa, os pacientes possuem expectativas específicas, relacionadas à evolução de seu quadro de saúde.
Recursos como agendamento online, prontuário eletrônico e pesquisa de satisfação impactam diretamente a percepção sobre o atendimento.
Otimização do tempo
Esses recursos também ajudam com a boa utilização do tempo na pré-consulta, no atendimento e na pós-consulta.
Isso ocorre devido à digitalização dos processos, com recursos de automatização que aprimoram a experiência dos profissionais em contato com as tecnologias.
São exemplos de recursos com este potencial os prontuários com módulos para especialidades e o preenchimento automático do prontuário.
Gestão de rotinas administrativas
A gestão de rotinas administrativas também será melhorada com o consultório online.
Nessa área da empresa, há muitas tarefas que exigem atenção a detalhes que, quando ignorados, podem provocar problemas sérios. Um desses problemas, as glosas administrativas, pode ser facilmente resolvido com a digitalização de sua clínica.
No preenchimento manual dos formulários, o risco de cometer erros é muito maior. Em uma plataforma digital integrada, os dados serão preenchidos de forma automática, com a possibilidade de verificação por parte da sua equipe.
Outras rotinas administrativas que são aprimoradas com o consultório online:
- Gestão de pessoas;
- Gestão financeira;
- Controle de qualidade.
Veja mais detalhes abaixo:
Gestão de pessoas
No consultório online, também é possível desenvolver melhores práticas de gestão de pessoas. Alguns dos recursos disponíveis para essa finalidade são o controle de repasse e o chat interno. Com eles, você resolve dois problemas empresariais frequentes: a comunicação e os pagamentos.
Essas são duas áreas com as quais os gestores devem ter muito cuidado, já que equívocos nos repasses e ruídos na comunicação podem trazer dificuldades significativas para a relação entre a equipe médica.
Gestão financeira
A gestão financeira também precisa de atenção especial. Ela é a responsável pela saúde do seu negócio.
Há diversos recursos tecnológicos que superam a organização por planilhas de Excel ou Google. Então, vale a pena conhecer tecnologias como módulo de gestão de estoques e relatórios gerenciais.
Controle de qualidade
Os recursos digitais também facilitam o controle de qualidade dos serviços, tanto nos aspectos sanitários quanto no que se refere à satisfação dos pacientes.
Isso ocorre porque, com o controle de estoques otimizado, por exemplo, você garante, de forma prática, que nenhum insumo será aplicado fora do prazo de validade.
Além disso, uma pesquisa de satisfação objetiva trará, com clareza, a perspectiva dos pacientes após as consultas.
Esses dados vão transformar sua clínica, porque podem ser utilizados para a criação de novas estratégias e para priorizar as mudanças mais urgentes na sua empresa.
Leia também: “Pesquisa de satisfação: você sabe o que os seus pacientes pensam sobre sua clínica?”
Como iniciar a transformação digital do seu negócio?
Todas as jornadas têm seus primeiros passos. O caminho da transformação digital também possui etapas que devem ser seguidas por um gestor de clínicas. Para saber quais são esses passos, você precisa analisar as necessidades do seu negócio.
- Quais são as principais reclamações dos seus pacientes?
- Quais as principais dificuldades da sua equipe?
- O que impede o crescimento da sua clínica?
- Como deve ser sua clínica nos próximos anos?
Ao observar a situação atual da sua empresa e projetar o futuro, você tomará decisões mais coerentes sobre a implantação de recursos tecnológicos.
É importante, por exemplo, analisar quais recursos sua clínica já utiliza. Se você já possui um software médico e está insatisfeito, veja como funciona a migração de sistema de gestão de clínicas. Com a equipe certa, é um procedimento simples e prático!
Após essa análise inicial, estabeleça os objetivos imediatos:
- Aumentar o número de atendimentos;
- Reduzir as glosas administrativas;
- Otimizar o tempo da equipe;
- Reduzir gastos;
- Adequar-se à LGPD.
Depois de identificar os objetivos que deseja alcançar, escolha as ferramentas que vão facilitar sua jornada empreendedora. Elas podem ser:
- Agendamento online;
- Prontuário eletrônico;
- Prontuário eletrônico adequado à sua especialidade.
- Migração para sistema médico em nuvem;
- Assinatura e prescrição digital;
- Relatórios gerenciais precisos;
- Módulo de faturamento TISS.
- Implantação de telemedicina;
- Pesquisa de satisfação otimizada.
Então, você pode buscar cada um desses recursos e transformar sua clínica aos poucos.
Uma alternativa é criar uma parceria duradoura com o sistema médico mais inovador do mercado e obter todas as ferramentas para seu consultório online agora mesmo!
