Glosas médicas são uma preocupação muito comum e frequente para aqueles que administram e gerenciam equipes médicas. Confira neste artigo como evitar que elas sejam um problema!
Quando o processo de faturamento é bem executado, é pouco provável que haja dor de cabeça para ter os recebimentos. Mas, caso contrário, a parceria com convênio pode ser fonte de muito estresse.
Pensando nisso, a Amplimed preparou um artigo para te contar com mais detalhes o que são as glosas médicas, como elas podem impactar o seu dia a dia e quais passos você pode dar para evitar esse conflito.
Qual o conceito de glosas?
Glosa médica é um termo usado no ramo da saúde para falar de pagamentos que não são processados por operadoras de plano de saúde para as clínicas, consultórios, laboratórios e centros hospitalares que prestam serviços aos conveniados.
Esses valores podem ser sobre internações, consultas, fornecimento de medicamentos, exames de imagem ou qualquer outro tipo de serviço médico que tenha sido usado pelo titular do convênio ou dependentes.
O principal motivo gerador da glosa médica é a má comunicação entre clínicas particulares e as operadoras.
Para locais que atendem somente pacientes de forma particular, o assistido tende a fazer o acerto de contas antes de entrar no consultório ou na plataforma de telemedicina e, no máximo, no momento em que sair do atendimento, certo? Essa dinâmica não gera espaço para tantos problemas de pagamentos.
Mas quem atende convênios médicos vive uma estrutura um pouco diferente da apresentada anteriormente. Para que o pagamento seja realizado, as secretárias dos consultórios precisam fazer todo o faturamento pelo modelo de Troca De Informação em Saúde Suplementar, padrão elaborado e controlado pela Agência Nacional de Saúde Suplementar.
Quais são os tipos de glosas?
É importante que todo gestor de clínicas médicas saiba que há três principais tipos de glosa. Essas classificações distintas existem para diferenciar qual tipo de problema raiz deu abertura para esse problema de faturamento.
Confira os tipos de glosas abaixo!
Glosa administrativa
São causadas, muitas vezes, por problemas operacionais, como:
- Erros de digitação;
- Valores tabelados desatualizados ou fora dos parâmetros pré-definidos por determinada operadora de saúde;
- Registros indevidos de guias;
- Falta de guias;
- Problemas de comunicação entre as partes envolvidas no processo de faturamento.
Todos os itens dessa lista são considerados adversidades simples, e costumam ser fáceis de resolver.
Glosa técnica
Essa modalidade é muito vista em ambientes hospitalares que oferecem internações. Nos casos técnicos, geralmente, é necessário ter a intervenção de um auditor médico para entender o que aconteceu de fato naquele caso.
Os profissionais que lidam diretamente com o paciente tendem a ser os agentes causadores dos problemas técnicos. Eles podem, por exemplo, fazer uma descrição incompleta do quadro clínico ou não registrar a prescrição e manuseio indevido de medicamentos.
Glosa linear
Essa parte diz muito mais sobre os convênios médicos do que as clínicas que prestam serviços a eles. A instituição pode estar passando por problemas de faturamento, ou ter políticas muito específicas e rígidas sobre processos de pagamento e indicativos operacionais. Em outras palavras, esse tipo de problema de faturamento ocorre quando a clínica não se adapta totalmente ao que é solicitado pela operadora.
De que forma as glosas podem prejudicar a sua clínica?
O ponto mais óbvio e comum que podemos dizer logo de cara é a questão financeira. A Glosa médica pode impactar o tanto de dinheiro que o seu consultório ou centro hospitalar vai receber em determinado mês.
A lógica acaba sendo bem simples. Para receber de convênios, é necessário seguir uma série de regras para isso. Se essas regras não são respeitadas e as atividades de cobrança não são feitas nos moldes, o recebimento de valores não acontece.
O faturamento sendo afetado, fica mais difícil lidar com as despesas e pagamentos que a clínica precisa fazer ao longo do mês.
Em alguns casos o valor pode vir tempos depois, mas em outros o valor nunca chega e a clínica particular precisa lidar com esses custos completamente sozinha.
Passado esse ponto econômico, também existe a questão da produtividade dentro da equipe e da qualidade do atendimento que você vai oferecer aos pacientes.
No que diz respeito à produtividade, foi necessário um tempo para preencher a guia – ainda que incorreta – e ainda será preciso mais um tempo para reparar esse dano. É como se fosse um retrabalho.
Essa dinâmica vai acabar interferindo em como os seus colaboradores vão lidar com os pacientes e onde o foco deles estará.
Que medidas tomar para que as glosas não sejam um problema?
Até essa parte do texto houve a apresentação de um problema muito recorrente dentro de empresas médicas. A partir de agora você terá acesso a algumas ideias e algumas dicas que podem resolver essas situações. Separamos 5 ferramentas que podem ter impacto positivo e direto na sua empresa. Veja só.
1 – Automatizar o padrão TISS
Se um dos problemas de glosa é gerado por conta do mau preenchimento da guia TISS, é interessante que o primeiro passo que você dê para reduzir essa problemática seja trazer um sistema que vai conseguir conversar com o padrão TISS de forma direta e com informações pré-preenchidas.
Imagine dois cenários. O primeiro é um de seus colaboradores ter que preencher essa guia manualmente paciente por paciente. Desde o início, ou seja, abrindo o arquivo até o envio para o convênio médico.
Agora pense em outra situação. Esse mesmo colaborador consegue ter acesso a um sistema que basta preencher campos específicos, que vão variar de paciente para paciente, e que já tem pontos específicos de cada empresa de saúde atendida.
Qual fica mais fácil de executar durante a correria do dia a dia desse colaborador? Qual é mais prático? Qual dos dois modelos terá menos chance de erros ou até mesmo dúvidas durante o preenchimento?
O padrão TISS é algo muito sério na área médica. É um recurso obrigatório desde 2012, quando a Normativa nº305 da Agência Nacional de Saúde (ANS) entrou em vigor em todo o território brasileiro. Ter cuidado com esses formulários e pensar em estratégias mais eficientes e atuais para o manuseio do TISS é algo que pode fazer muita diferença no seu estabelecimento médico.
2 – Adotar o prontuário eletrônico
O prontuário é um item muito importante para a realização de consultas. É nele que vai constar todo o histórico do paciente e também as informações colhidas no processo de anamnese.
Mas se você deixa a sua equipe tendo que anotar todas essas informações de forma manual, tudo pode ficar mais trabalhoso e dificultoso. E por falar em manual, isso também pode significar tanto sendo por escrito, quanto necessário preencher documentos em programas como Word e Excel, isto é, sem pré-definições instauradas.
É nessa dificuldade de preenchimento que erros administrativos podem acontecer e aparecer no meio do caminho. Tal característica pode dar problema lá na frente no momento de faturamento e recebimento por parte dos convênios.
O prontuário eletrônico é a solução mais eficiente para esse problema.
3 – Treinamento de funcionários
Inserir todos os itens mencionados anteriormente sem o mínimo de instrução pode mais atrapalhar do que resolver o seu problema. Os gestores, ainda mais os da área da saúde, precisam ter em mente que o treinamento dos colaboradores é fundamental para melhoria dos atendimentos, das tarefas diárias do consultório e, consequentemente, do lucro que aquele estabelecimento consegue entregar no fim do mês.
4 – Melhoria de dados
Esse tópico trata sobre ter mais controle nos dados coletados dos pacientes, tanto dentro da clínica, quanto no que foi cadastrado na operadora de plano de saúde no momento de contratação do serviço.
Empresas que contam com agendamento online conseguem ter essa parte resolvida de forma mais rápida e prática, por exemplo. Isso porque é o próprio paciente que preenche as fichas do consultório, restando assim somente a necessidade de conferência.
Como um software de gestão pode ajudar a evitar as glosas?
A última dica, mas não a menos importante, que a Amplimed vai te dar nesse texto está relacionada ao uso da tecnologia dentro da sua organização de saúde. Valendo desde processos burocráticos, administrativos e financeiros até os atendimentos especializados que cada paciente recebe.
A quinta dica considera o quanto a tecnologia pode facilitar muitas rotinas e processos de uma clínica, reduzindo chances de erros, equívocos e – em algumas situações – até de fraudes.
Pensando somente nas questões financeiras, um software de saúde pode garantir um fluxo de caixa mais harmônico, equilibrado e controlado. Nesse formato fica mais fácil de ter um crescimento dentro da sua empresa.
Quando todas as áreas da empresa funcionam bem, sobra tempo e energia por parte de todos os colaboradores para dedicar e focar no que realmente importa: trazer mais qualidade de vida e bem-estar por meio da saúde e cuidado com os pacientes!
É justamente pensando nisso que a Amplimed desenvolveu um sistema especialmente para empresas da área médica! Os usuários do aplicativo constataram uma redução em até 98% dos problemas que tinham com a glosa médica.
Além disso, com o software da Amplimed é possível:
- Ter acesso à ferramenta de prontuário eletrônico;
- Fazer agendamento online;
- Realizar teleconsulta;
- Fazer confirmação de atendimento por meio de WhatsApp, e-mail ou SMS;
- Acessar prontuário de tela única e com módulos de especialidades;
- Executar arquivamento de informações 100% na nuvem, com segurança e certificação digital conforme obrigatoriedade implementada pelo Conselho Federal de Medicina.
Você pode começar a ter acesso hoje mesmo às facilidades que o nosso sistema traz. Experimente agora mesmo nosso sistema!
