Uma agenda médica organizada pode ajudar muito no funcionamento da clínica e na qualidade do atendimento que você oferece para os seus pacientes. Isso acontece porque a organização da rotina diminui a incidência de problemas na gestão. Equívocos na agenda médica acontecem todos os dias, como vários pacientes faltando sem avisar ou estresse causado por uma semana lotada de atendimentos. Além disso, o próprio médico pode ter problemas pessoais e acabar tendo que desmarcar seus atendimentos em cima da hora. Manter uma agenda médica organizada irá trazer mais dinamismo para a sua rotina, evitando que esses problemas se tornem bolas de neve. Assim, você pode ter um ambiente de trabalho menos estressante e garantir um tempo de espera adequado para seus pacientes. Hoje, vamos te dar algumas dicas de como otimizar a rotina do trabalho e ter uma agenda médica organizada. Acompanhe! 
9 dicas de como manter a agenda médica organizada
1 – Avalie o dia a dia da clínica
Manter a agenda médica organizada é muito mais fácil quando conhecemos nossa rotina. Para isso, o primeiro passo é identificar suas necessidades diárias e pensar nas melhores soluções para supri-las dentro da sua clínica. Por exemplo, ao identificar quanto tempo você leva para atender cada paciente, é possível calcular quantos atendimentos você consegue realizar em um dia de trabalho. Assim, você evita que os pacientes fiquem esperando por um longo período, além de oferecer uma rotina menos estressante para você e para os outros funcionários da clínica. Além disso, também é importante definir uma duração específica para procedimentos, retornos e primeira consulta. Isso é importante porque os retornos tendem a ser mais rápidos do que os outros atendimentos, já que os sintomas já foram relatados na primeira consulta e é preciso apenas confirmar o diagnóstico. Outros fatores que irão ajudar na organização da sua agenda é prestar atenção em outros detalhes, como:- Quanto tempo você precisa para organizar seu material antes da primeira consulta e entre os seus atendimentos
- Se você atende em mais de uma clínica, quanto tempo demora se deslocando entre uma e outra
- Há necessidade de pausa entre os atendimentos?
2 – Aposte em uma agenda tecnológica
Você usa agenda de papel? Já pensou em substituí-la por uma solução tecnológica? Hoje em dia, a agenda em papel não é a ferramenta mais indicada para controlar os horários da clínica. Com ela, você pode acabar perdendo informações importantes dos pacientes, tempo e dinheiro. Sem contar que o atendimento na recepção acaba ficando mais lento e insatisfação dos pacientes, maior. Sistemas que não estão na nuvem sofrem com o mesmo problema, pois o médico precisa estar na clínica para consultar a agenda. A rotina de uma clínica pode mudar sem aviso prévio. Sendo assim, é preciso usar ferramentas de gestão que tragam a flexibilidade que esse tipo de empresa precisa para continuar funcionando a todo vapor. Por isso, uma agenda médica mal organizada faz com que os funcionários da clínica tenham o dobro de trabalho ao atender pacientes na sala de espera, encaixes de urgência e telefone tocando. Um sistema de gestão com agenda online integrada oferece vantagens para clínica, funcionários e pacientes. Com essa ferramenta, você conseguirá segmentar seus horários, dividindo o tempo ideal para cada tipo de atendimento. Além disso, você poderá arquivar as informações dos pacientes no próprio sistema. Assim, vai sobrar mais espaço no ambiente para promover uma sala de atendimento mais agradável para você e seus pacientes. Outro benefício importante é que todos os dados do paciente aparecem no prontuário em tela única. Isso faz com que o atendimento seja mais dinâmico, pois você vê todas as informações que precisa em um único lugar.3 – Confirme a consulta com antecedência
Ferramentas de lembretes automáticos são ótimas maneiras de evitar atrasos, faltas e trocas de horário em cima da hora, além de manter sua agenda médica organizada. Usando o sistema de gestão, você pode enviar mensagens personalizadas automaticamente para os seus pacientes confirmando a consulta. Para isso, você pode usar SMS, e-mail ou WhatsApp. Dessa forma, você consegue manter a agenda médica em ordem e também preencher os horários vagos com mais rapidez. Outra vantagem da ferramenta é que você reduz gastos com ligações para confirmar as consultas e deixa a linha livre para que os pacientes liguem caso queiram marcar um atendimento. Não é só a secretária que ganha com os lembretes de consulta. O paciente também é lembrado de seu compromisso e pode confirmar o atendimento ou desmarcá-lo de uma maneira muito mais prática.4 – Marque e desmarque atendimentos de qualquer lugar
Quem utiliza a agenda de papel ou sistemas que não estão na nuvem tem duas opções quando precisa marcar ou desmarcar um atendimento: ou leva o objeto consigo para todos os lugares ou precisa ligar para a secretária sempre que houver um imprevisto na rotina. Mas, nem sempre isso é possível, não é mesmo? Abusar dessas alternativas pode acabar sobrecarregando a rotina da secretária e prejudicando os pacientes. Porém, ao utilizar a agenda online, você pode modificar seus horários a qualquer hora e em qualquer lugar. Além disso, a ferramenta pode ser acessada por mais de uma pessoa ao mesmo tempo. Assim, fica mais fácil se comunicar com a secretária e evitar possíveis dúvidas. O acesso remoto também permite que você esteja preparado para o dia seguinte. Sabendo exatamente todos os seus compromissos, você pode evitar problemas, atrasos e poderá oferecer um atendimento melhor. A secretária pode controlar a agenda médica de todos os profissionais da clínica em uma só plataforma. Isso irá facilitar o processo de marcação de atendimentos e organizar a informação de funcionários e pacientes.5 – Organização para todos os funcionários da clínica
Você sabia que um sistema de gestão médica também consegue diminuir gastos dentro da sua clínica? Ao otimizar a rotina como um todo, o sistema de gestão permite que os funcionários tenham mais tempo diariamente para realizar tarefas que a tecnologia não pode fazer. Alguns exemplos importantes são recepcionar os pacientes, tirar dúvidas dos visitantes, atender telefones, organizar a sala de espera e deixar os equipamentos em ordem. Outra questão é que a equipe terá mais disponibilidade para investir em questões administrativas da clínica, que podem acabar ficando de lado, mesmo sendo muito importantes para o bom funcionamento da empresa. Todos esses pontos são essenciais para otimizar tempo no atendimento e garantir que os pacientes fiquem cada vez mais satisfeitos com os serviços que a clínica oferece.6 – Saiba quem são seus pacientes
Conhecer bem seus pacientes pode te ajudar a evitar que eles faltem nas consultas. Quando o paciente tem confiança em seu médico, ele se compromete com o tratamento, pois entende que ele também precisa fazer sua parte para que o resultado seja positivo. O sistema de gestão integrado com a agenda médica permite que você conheça melhor seu paciente. O software é capaz de gerar relatórios com dados importantes, como quantas vezes o paciente já faltou em uma consulta, por exemplo. Assim, se você perceber que esse comportamento é frequente, além do lembrete da consulta, também vale a pena ligar para esse paciente lembrando do seu compromisso. Você também poderá verificar quais pacientes precisam retornar para o consultório para fazer um check-up. Dessa forma, é possível garantir uma agenda com atendimentos marcados e zelar pelo bem-estar de seus pacientes, pois aqueles que não marcaram consultas durante o ano podem voltar a cuidar da saúde.7 – Mantenha as agendas médicas da clínica em um só lugar
Clínicas que contam com diversos profissionais de diferentes especialidades podem ter mais problemas ao organizar a agenda médica. Sendo assim, a melhor estratégica é unificar os agendamentos em uma única plataforma. Isso fará com que o trabalho na recepção fique mais ágil, além de melhorar o atendimento dos pacientes. Outra vantagem do sistema é que ele permite compartilhamento de informações e o controle de rotina de diversos profissionais, facilitando o dia a dia. Se você está com dúvidas se este processo é seguro ou não, saiba que para acessar o sistema e a agenda online, é necessário possuir login e senha. Dessa forma, todos os dados da clínica e dos pacientes estarão salvos em um ambiente que oferece a segurança necessária.8 – Otimize a rotina com relatórios
Pode parecer que não, mas a agenda médica também está ligada a saúde financeira da clínica. Isso acontece porque a agenda mostra o número de atendimentos e procedimentos realizados em determinado período, além de mostrar se o paciente em questão foi atendido pelo convênio ou não. Ter um sistema de gestão com agenda online integrada possibilita que você tenha uma boa visão sobre as finanças da clínica e saiba quais atendimentos geram mais lucro para o seu negócio. Dessa forma, você concentra mais esforço onde tem mais rendimento. O software também é capaz de gerar relatórios automáticos. Com eles, você pode avaliar pontos positivos e negativos do seu atendimento e melhorar a performance da clínica.9 – Tenha controle do tempo de atendimento
Depois de determinar qual a duração ideal de cada tipo de atendimento, é necessário controlar a consulta para que ela não ultrapasse o período estipulado. Porém, você precisa fazer isso do jeito mais profissional possível. Durante o atendimento, você deve ouvir tudo que o paciente tem a dizer para oferecer um diagnóstico completo e assertivo. Porém, é necessário conduzir a consulta de maneira concisa e objetiva, pois há outras pessoas esperando para serem atendidas ao longo do dia. Assim, você evita atrasar a sua agenda médica sem prejudicar a relação entre médico e paciente. Esse processo demanda disciplina, mas é necessário para que todos os pacientes sejam atendidos da mesma forma. Isso é benéfico para os pacientes e para você, pois não precisará ficar todos os dias até mais tarde para cumprir com a sua agenda médica.Conclusão
Nesse texto, você pôde perceber o quanto a agenda médica está conectada a outras áreas da clínica. Por isso, melhorar a sua organização é investir no crescimento de toda a empresa também. Para organizar sua agenda médica, é necessário conhecer bem a sua rotina e as necessidades da sua clínica para saber quanto tempo gasta em média para cada procedimento realizado. Juntando esse conhecimento com um bom sistema de gestão com agendamento online integrado, você conseguirá marcar atendimentos com mais facilidade e terá mais tempo para focar na qualidade dos serviços prestados e no controle de sua gestão! Precisa de um sistema de confiança com todas essas funcionalidades? Conte com a ajuda da Amplimed! Teste nossa solução grátis por 10 dias e nos conte o que achou nos comentários! Sobre a autora:
