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10 passos da gestão clínica: o processo de ponta a ponta

Mulheres cuidando da gestão clínica

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Gestão clínica é um importante item quando o assunto é atendimento na área da saúde.

É o conjunto de tarefas que devem ser desempenhadas para que haja um bom funcionamento da empresa. Para que isso ocorra, é necessário criar parâmetros, métodos, checar viabilidade e coordenar todas as atividades que são feitas durante todo o dia e por todos os profissionais que fazem parte da estrutura mercadológica da clínica.

Também é ela que analisa o desempenho, mede e compartilha os resultados atingidos; delega funções e estabelece objetivos para cumprimento.

Nesse texto você vai saber quais são os dez passos da gestão de clínicas para conseguir administrar o seu consultório do começo ao fim!

Áreas necessárias para a gestão de clínica

  • Especialistas que vão variar de acordo com o segmento da clínica médica
  • Atendimento, geralmente são as recepcionistas que ficam responsáveis pelo atendimento realizado na clínica médica.
  • Contador para fazer toda a comunicação entre empresa e governo.
  • Comunicação para auxiliar no desenvolvimento de posicionamento de marca e estratégias de captação de novos pacientes.
  • Financeiro que vai indicar quais contas precisam ser pagas naquele mês e fazer balanços do que foi recebido pelo consultório no mesmo período.
  • Limpeza para que o cuidado com a saúde alheia comece já no espaço em que a pessoa será assistida pela equipe de profissionais.

Passos para uma gestão clínica eficiente

Um processo para o bom gerenciamento da sua clínica exige atenção em diversas etapas, todas elas com importância equivalente.

Por isso, para que nenhuma seja deixada de lado e comprometa o funcionamento do seu negócio, listar o passo a passo é sempre a maneira mais eficiente de checar se todos os departamentos foram visitados e todos os itens estão devidamente checados e cumpridos.

Abaixo, confira a lista de dez passos essenciais do processo, que você pode usar como apoio para nortear a sua gestão:

1 – Entender se realmente quer abrir um negócio ou se tornar gestor

Quando falamos do campo da administração e da gestão, também estamos falando de processos que envolvem uma parte burocrática e de muito mais atenção a todo o funcionamento do consultório.

Normalmente quando se estuda uma parte da medicina ou então de qualquer outro campo da saúde, o profissional tende a se especializar e aprofundar nas questões técnicas e se preocupar somente com a execução de determinadas ferramentas a partir do quadro clínico que foi apresentado pelo paciente em questão.

Mas tudo muda de figura quando esse mesmo profissional da saúde decide trilhar o caminho na gestão de empresas nesse segmento. Certamente o desenvolvimento profissional mais técnico vai ajudar nas decisões do dia a dia, principalmente no entendimento de como cada tarefa deve funcionar e quais as principais preocupações que devem cercar o empreendimento.

Mas a área de gestão vai acabar, de uma forma ou de outra, diminuindo a vivência no campo operacional e exigindo mais coordenação, estratégias e supervisão.

Ainda que seja um local pequeno em que é necessário fazer de tudo um pouco, esse cenário vai mudando ao longo do tempo justamente por conta do crescimento e da melhoria do atendimento. Nessa etapa, a parte de execução dos trabalhos é a primeira a demandar a contratação de mais mão de obra.

Esse é o passo número um no processo de ponta a ponta da gestão de clínica que você deve pensar e analisar antes de aceitar um cargo de gerência ou então de decidir abrir o próprio consultório.

2 – Trabalhar a organização enquanto profissional

São muitos detalhes que envolvem o ato de gerir uma clínica. O gestor terá que lidar com dados da empresa, números da parte financeira, escolha de material, informações pessoais de pacientes, comunicação com convênios e com demais órgãos reguladores da classe.

A organização é característica imprescindível em todas as etapas do processo de gestão de uma clínica.

Nessa área, por exemplo, muito se fala do Faturamento por meio da Troca de Informações na Saúde Suplementar, comandado pela Agência Nacional de Saúde Suplementar.

Mas de forma geral, sempre que houver um atendimento por operadoras de plano de saúde, é necessário preencher essa guia para que o faturamento ocorra para o consultório particular.

Esse processo exige muito conhecimento, atenção, cuidado e organização. Ainda mais porque tem impacto direto na parte financeira da empresa.

Se não houver instauração de etapas e uma boa distribuição e coordenação dessa tarefa, muitos outros problemas podem tomar conta do dia a dia e também da estrutura do consultório.

Esse é só um exemplo entre tantos outros que mostram como a organização é uma habilidade fundamental dos gestores e que precisa ser exercida de forma muito natural e simples na administração.

3 – Enquadrar a clínica nas normas legais

Enquadrar a clínica nas normas legais

Se você pensa em abrir um estabelecimento na área da saúde, saiba que há uma lista de exigências e normas que devem ser cumpridas para que as portas possam abrir.

Essa lista passa por diversas instituições da organização social, como desde o corpo de bombeiros até conselhos da classe profissional e prefeituras da cidade de atuação.

Não se preocupar com a regularização do ambiente e das práticas que serão feitas no local, você estaria deixando de cumprir o mínimo e também estaria contrariando o princípio básico da medicina que é cuidar da saúde das demais pessoas.

O mesmo deve ser feito para quem começar a fazer a gestão em um local que já existe há uns anos. Isso porque o início pode ter sido feito de uma maneira irregular. Mais do que isso, todas as documentações que asseguram o bom funcionamento da clínica precisam de atualização periódica.

4 – Fazer planejamentos

No Brasil existe o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, o Sebrae. Do ponto de vista dessa instituição, o planejamento deve fazer parte de qualquer nível de gestão porque pode determinar o futuro daquele empreendimento e da saúde mercadológica que vai existir no decorrer dos anos.

O Sebrae chegou até mesmo a desenvolver um guia com tudo que cada gestor precisa saber e fazer para criar o plano de negócios da instituição.

Após esse planejamento inicial em que você conseguiu organizar e traduzir todas as demandas do negócio comercial, é necessário pensar em mais dois tipos de planejamentos: o operacional e financeiro.

O planejamento operacional é um guia em que os colaboradores vão encontrar as formas que determinadas atividades precisam ser executadas.

Já o planejamento financeiro é uma espécie de projeção de entradas e saídas que vão acontecer no consultório, facilitando a compreensão de quais momentos serão ideais para investimento e quais serão necessários realizar contenções.

5 – Gerenciar as despesas e os custos

Os gestores precisam ter na ponta da língua quais são as despesas e quais são os proventos do consultório. Também precisam saber de todas as contas, tanto dos valores quanto das datas de vencimento.

O estoque, de uma forma ou de outra, também acaba se enquadrando nos custos do consultório. Pensando nisso, é interessante que haja um rigoroso controle dos materiais, desde as compras, a real utilização, descartes e desperdícios.

Mais do que isso, precisam estar atentos a possíveis adversidades que possam surgir no decorrer de cada mês, de possibilidades de descontos nos serviços oferecidos ou promoções nos produtos vendidos.

Pode ser difícil de fazer todos esses processos contando apenas com papel, caneta e a memória. Por isso, continue acompanhando o texto até o item 12 para entender qual a maneira mais fácil de ter um controle mais preciso da parte financeira da clínica.

6 – Administrar o quadro de colaboradores

Administrar o quadro de colaboradores

Como já mencionado anteriormente nesse artigo, muitos profissionais de diferentes áreas vão compor a folha de pagamento do consultório. A gestão da clínica se torna ainda mais delicada justamente por conta disso. É necessário entender as demandas, facilidades e dificuldades de cada área, assim como monitorar o desempenho de cada colaborador.

7 – Monitorar a satisfação do paciente

Ainda que esteja tudo funcionando conforme o esperado e que os imprevistos do dia a dia estejam sendo contornados e solucionados, há mais um aspecto que precisa fazer parte da vida de quem cuida da gestão da clínica.

Saber como o paciente está se sentindo ao ser atendido pelos profissionais da clínica é um ponto chave na gestão.

Às vezes a operação de uma tarefa até está funcionando bem, mas não da maneira mais adequada ou que deixa o paciente mais confortável e satisfeito com o serviço.

Para solucionar essa questão, você pode adotar formas de saber a opinião do paciente, como por meio de formulários, pesquisas ou depoimentos.

8 – Desenvolver estratégias para atrair mais clientes

Se não bastasse toda a gestão no dia a dia da clínica, o profissional que vai ocupar esse cargo ainda precisará se preocupar em formas de melhorar e atualizar a prestação de serviço a todo momento.

A criatividade e o pensamento estratégico são os dois ingredientes para se posicionar melhor no mercado e ter um feedback mais positivo de quem recebe o auxílio prestado.

9 – Manter constante atualização sobre as técnicas do segmento

Nesse tópico o gestor precisa considerar tanto os avanços da medicina que são colocados nas pesquisas acadêmicas e no desenvolvimento de novos procedimentos para eliminação de enfermidades, como também na aquisição e utilização dos equipamentos mais adequados e modernos.

A qualidade dos materiais que são utilizados durante os atendimentos também é importante. Afinal de contas, o paciente pode ser afetado por isso. Então se questione: O fornecedor de máscaras, luvas e demais aparelhos é o melhor que existe no mercado?

10 – Usar a tecnologia a favor da clínica médica

Telemedicina para gestão clínica

Todos os nove passos indicados anteriormente podem ser ainda mais difíceis de serem aplicados dependendo da forma como o gestor escolher colocá-los em prática.

Os processos manuais podem tornar tudo mais demorado e restrito. Por isso se tem falado muito da tecnologia na área da saúde.

Os primeiros e mais afetados pelo uso da tecnologia nos consultórios são os gestores clínicos. Por meio desse avanço, eles podem:

  • Controlar e melhor ordenar as agendas de cada profissional, já que elas são digitalizadas
  • Verificar as confirmações e recusas de atendimentos por meio da checagem de comparecimento online para cada paciente
  • Criar escalas de trabalho
  • Emitir documentos, formulários e guias com mais simplicidade e de maneira intuitiva
  • Fazer o controle de estoque de forma muito mais simples e organizada
  • Aumentar os nichos de atuação da clínica
  • Ter acesso a relatórios de diversas áreas, desde o desempenho de cada profissional, a natureza de cada consulta e previsão de faturamento
  • Receber avisos de inadimplência
  • Saber quais são as contas a pagar e a receber
  • Estar informado do cálculo de repasse sem precisar utilizar muita energia e tempo para isso
 
A partir da utilização de softwares e de meios digitais, as tarefas da gestão da clínica se tornam um pouco mais simples, otimizadas e dinâmicas.

A tecnologia também traz muito mais segurança aos pacientes quando o assunto é Lei Geral de Proteção de Dados, que se torna muito mais criteriosa e rigorosa para quem é da área da saúde.

As dicas que foram mencionadas nesse texto são apenas algumas informações dentro do universo da digitalização de estabelecimentos da saúde que buscam a tecnologia como forma de potencializar a gestão da clínica.

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Doutor marcos andré
Marcos. A. Sonagli
Ortopedista
5/5
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