A contabilidade é uma das áreas mais temidas pelos profissionais da saúde que iniciam o funcionamento dos seus consultórios e clínicas. Afinal, trata-se de uma área do conhecimento muito distante da Medicina. Por outro lado, todo gestor deve ficar atento, porque é necessária muita atenção ao planejamento tributário. Erros de estratégia ou de organização podem gerar muitos incômodos e colocar em risco os rendimentos mensais dessas empresas.
Neste artigo, você vai aprender sobre
- A importância do planejamento tributário e da organização jurídica
- Tipos de atividades e sociedade nas clínicas
- Como economizar tempo com relatórios personalizados
- Segurança das informações contábeis e financeiras
Planejamento e organização jurídica
O planejamento é essencial para todas as empresas. Isso vale tanto para empreendedores experientes, quanto para os entrantes no mundo do empreendedorismo. A maior preocupação de quem empreende é o sucesso do negócio e evitar a falência. Todo negócio, afinal, está relacionado com um projeto de transformação pessoal; muitas vezes, um projeto de uma vida inteira. 11 anos no ensino básico, 6 anos na graduação, 2 ou 3 anos na residência e, enfim, o profissional monta sua clínica. Imagina se essa clínica fecha suas portas, em menos de 1 ano, por falta de planejamento?
Uma pesquisa feita pelo Sebrae indicou que os principais motivos para o fechamento de empresas são:
- Falta de planejamento prévio
- Inexperiência em gestão empresarial
- Dificuldade para manter um comportamento empreendedor
Logo, o sucesso de um empreendimento está ligado com a capacidade de seu gestor aprender a ser gestor e, sobretudo, aprender a manter o comportamento de empreendedor. Certamente, o comportamento empreendedor consiste na formulação de parcerias corretas e de manutenção das boas relações com profissionais de outras áreas do conhecimento.
Tipos de atividade e sociedade nas clínicas médicas
Para começar a pensar sobre o planejamento tributário, é importante revisar alguns aspectos da legislação que circunscrevem as atividades médicas empresariais. A Agência Nacional de Saúde (ANS) listou 54 tipos de consultórios médicos. As principais opções são:
- Consultório médico com até duas especialidades médicas;
- Consultório geral, onde são executados procedimentos médicos acima de duas especialidades;
- Clínica geral, que efetua pequenos procedimentos.
Ainda, há uma outra listagem que integram o planejamento tributário: a definição da atividade exercida na empresa. Em relação à adequação da atividade, deve-se consultar a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). O código utilizado para clínicas médicas é o número 8630-5/03. Essa classificação engloba:
- Consultas e tratamento médico
- Gestão de ambulatório, posto de assistência médica, clínica médica e oftalmológica e policlínica.
- Atividade terceirizada em hospitais privados, clínicas de empresas, centros geriátricos e no domicílio do paciente.
No entanto, essa classificação não compreende:
- Atividades de atendimento em pronto-socorro e unidades hospitalares de urgências;
- Realização de procedimentos cirúrgicos;
- Atividade ambulatorial com recursos para realização de exames complementares;
- Práticas integrativas e complementares (Medicina Alternativa).
Perceba que a classificação é exclusiva para o exercício da medicina em clínica particular ou como pessoa jurídica em outras funções de medicina clínica. Portanto, impede o exercício de outras atividades não-clínicas sob o mesmo CNPJ.
Nesse momento, quando você decidir pela estrutura jurídica do consultório, estará a um passo de fazer o planejamento tributário, que pode definir se você terá lucro ou não e, também, se terá problemas com o Leão.
Planejamento tributário pensando no futuro
O processo de formalização de uma empresa para atendimento médico segue o fluxo normal da legislação brasileira. A diferença está na necessidade de apresentar um responsável técnico e, também, na natureza jurídica proposta. Fique atento:
- Para clínicas com sócios médicos: utilize a Sociedade Simples para que o Imposto sobre Serviço (ISS) seja reduzido e pago em taxa fixa;
- Para clínicas com pelo menos um sócio não médico: abra uma Sociedade LTDA, na junta comercial da sua cidade. Nesse caso, o pagamento do ISS será com base no faturamento, a uma taxa de 2% a 5%.
Em relação ao regime tributário, a clínica médica pode estar enquadrada em um dos três regimes aceitos pela legislação brasileira:
- Simples Nacional: com limite de R$4,8 milhões anuais de faturamento para Empresas de Pequeno Porte (EPP) e com limite de R$400 mil anuais de faturamento para Microempresas.
- Lucro Presumido: para empresas com faturamento de até R$78 milhões anuais;
- Lucro Real: regime mais complexo, pode ser utilizado por qualquer empresa, mas é mais indicado para empresas de grande porte.
Portanto, é preciso decidir entre a atividade de profissional autônomo ou a criação de uma Pessoa Jurídica. No caso de profissionais autônomos, deve-se fazer o pagamento mensal do Carnê Leão e registro financeiro mensal em Livro Caixa. Como clínica Pessoa Jurídica (PJ), os regimes tributários mais indicados são Lucro Presumido e Simples Nacional. No regime do Simples Nacional, as clínicas devem pagar Imposto de Renda com alíquota de 19,93% a 22,45%, que varia conforme faturamento anual. Já no Lucro Presumido, as empresas devem pagar Imposto de Renda e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, com alíquota de 32% sobre a Receita Bruta.
Economia de tempo com relatórios personalizados
O planejamento contábil adequado possibilita economia de tempo para os gestores de clínicas médicas. Assim, o controle financeiro diário da clínica é facilitado e a equipe pode fazer os lançamentos de contas e o fluxo de caixa com maior tranquilidade e segurança. Outro fator relevante para os médicos que contratam profissionais competentes para assessorar no planejamento tributário é a economia com impostos. Afinal, ninguém quer
- Deixar de pagar impostos e ser multado;
- Pagar impostos mais altos do que o necessário.
O planejamento tributário ajuda a empresa a estar dentro das diretrizes que melhor correspondem ao momento atual do empreendimento e à sua natureza jurídico-contábil. Por isso, é imprescindível consultar uma boa assessoria. Além disso, utilizar a tecnologia para executar o planejamento tributário é uma forma de utilizar o máximo potencial do que foi planejado.
Relatórios fáceis e sempre disponíveis
A qualidade da gestão das clínicas médicas depende muito do quanto seus gestores estão atentos aos indicadores de sucesso. A criação desses indicadores faz parte do planejamento do negócio. Você pode ler mais sobre o tema em nosso “Guia Prático: como abrir uma clínica médica com os olhos na transformação”.
Para avaliar se a empresa está alcançando os resultados esperados, é preciso ficar atento aos relatórios periódicos. No entanto, se for necessário investir muito tempo na elaboração e na interpretação desses relatórios, a análise pode atrapalhar o fluxo de atendimentos e perder sentido ao longo do tempo. Por isso, a utilização de bons relatórios, objetivos e práticos, deve ser o foco dos gestores.
Outro fator importante é o acesso a esses relatórios. Os gestores devem ter acesso a qualquer momento e de qualquer lugar e, sempre que necessário, expandir esse acesso à sua equipe contábil. Assim, gestor e contador podem avaliar se a empresa segue conforme planejado, em termos financeiros, contábeis e tributários.
No artigo “Relatórios que elevam o nível de gestão da sua clínica”, mostramos a importância de utilizar relatórios personalizados, preciso e de fácil acesso.
Relatórios financeiros que evitam problemas tributários
O principal motivo para um gestor investir em bons relatórios é evitar problemas tributários. Ninguém quer pagar tributos demais, tampouco, ficar devendo para o governo. A cobrança sempre chega com juros. Portanto, é preciso saber exatamente a movimentação financeira e patrimonial da empresa. Assim, o preenchimento das obrigações tributárias será mais rápido e assertivo.
Pense, por exemplo, quanto tempo demoraria para emitir um relatório de atendimentos de um mês específico no modelo de prontuário físico e agendamento manual. Provavelmente, seria necessário contar todos os prontuários empoeirados para encontrar um número representativo. Imagina, agora, contar todas as Notas Fiscais de compra e comparar com o número de atendimentos para saber o custo de cada paciente.
Se você quiser saber mais sobre precificação de consultas médicas, clique aqui e leia nosso artigo sobre o assunto.
Perceba que os relatórios são importantes tanto para a organização administrativa, como a definição do preço da consulta, quanto para as obrigações tributárias. Os impostos e tributos são pagos com base no faturamento da empresa, mas não basta saber quantas consultas foram pagas, porque existem muitas premissas e exceções nessa análise. Por exemplo, algumas despesas da clínica podem ser incluídas para obter desconto na tributação. O contador por ajudar a categorizar essas despesas e programar relatórios automáticos de cada categoria. Assim, no final do mês, basta escolher o relatório e você terá as informações necessárias para emissão das guias de tributação.
É evidente, portanto, que existe muita diferença entre uma gestão que precisa fazer todo esse esforço para elaborar os relatórios mensais e uma gestão que emite os relatórios com um clique. Para facilitar a gestão e aumentar a lucratividade, tenha relatórios
- Automáticos
- Precisos
- Seguros
Segurança com otimização e tranquilidade
Segurança, tranquilidade e lucratividade devem ser as bases do seu negócio. As tecnologias utilizadas para gestão da clínica médica devem ter esse tripé como base. Por isso, o que há de melhor em relação a sistema para clínicas são aqueles armazenados em nuvem. E por que isso tem relação com o planejamento tributário?
Ter um sistema seguro garante que seus dados serão salvos e armazenados sem alteração com o passar do tempo. Assim, evita-se a utilização de vários aplicativos, softwares e sistemas. Com um sistema adequado para o funcionamento financeiro e contábil da sua empresa, basta fazer os lançamentos diários de fluxo de caixa por exemplo. Além disso, sempre que for oportuno, os gráficos e relatórios estarão disponíveis para acesso remoto – apenas para os usuários devidamente autorizados.
Com isso, um sistema médico em nuvem garante segurança para as informações contábeis e financeiras que serão utilizadas para as declarações tributárias. Assim, os profissionais conseguem viver seu dia a dia com foco na atividade principal, apenas aderindo à rotina conforme estratégia do contador.
A segurança dos dados está na nuvem
Um sistema em nuvem tem como principais vantagens, em relação aos softwares instalados no computador:
- Redução de custos
- Segurança
- Maior produtividade
- Mobilidade
- Interação com outros sistemas
- Suporte rápido e colaborativo
- Controle de qualidade
- Prevenção de desastres
- Prevenção de perdas
- Atualizações automáticas
- Aumento da sua competitividade
- Sustentabilidade
Portanto, a tecnologia em nuvem contribui com a segurança das informações contábeis, financeiras e tributárias da sua empresa. Assim, um gestor terá acesso de qualquer lugar, a qualquer momento às informações da clínica. Além dele, apenas pessoas autorizadas podem visualizar os dados. Além disso, a criptografia garante privacidade quando for necessário enviar algum tipo de informação.
Outra vantagem de integrar relatórios personalizados com o armazenamento em nuvem, aliás, é que, mesmo contando com criptografia, não será necessário enviar informações para o contador. Basta criar um usuário autorizado e os relatórios adequados. Assim, o contador poderá acessar o sistema e obter as informações necessárias para as obrigações tributárias e para a análise patrimonial.
No artigo, “Migração de software médico: mais rápida e segura do que você imagina” abordamos de forma mais aprofundada cada uma dessas vantagens. Leia o artigo completo, clicando aqui.
Conclusão
É indispensável para a elaboração do planejamento tributário de uma clínica médica um sistema que centralize todas a informações, garantindo economia de tempo e maior assertividade nos relatórios. Afinal, a legislação brasileira pode ser desafiadora para quem não possui experiência na área.
Além disso, com um planejamento bem feito, a clínica não terá problemas contábeis no futuro. Esse tipo de problemática costuma ser como uma bola de neve, que só cresce e se torna mais difícil de corrigir com o passar do tempo. Por isso, desde o começo, é preciso fazer escolhas pensando no futuro, no crescimento e em como evitar transtornos.
O planejamento tributário consiste na adequação da empresa dentro dos parâmetros estabelecidos pela legislação. Portanto, vai desde a formalização, com emissão do CNPJ, cadastro nos órgãos competentes, até o enquadramento nos regimes de tributação.
O profissional mais capacitado para orientar os gestores nesse momento é o contador. Esse profissional também pode assessorar as clínicas em relação à avaliação de resultados e ao planejamento de novas estratégias. Afinal, o crescimento da clínica traz maiores desafios e exige decisões complexas, como o enquadramento em outro regime tributário, a divisão de cotas entre os sócios, etc.
A dica da Amplimed é:
Faça boas parcerias desde o começo da sua clínica. Assim, você crescerá sem freios e sem dores de cabeça!
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