A confirmação de consulta é a grande aliada do médico para manter uma agenda organizada e a rotina de atendimentos otimizada.
Imagine que você saiba que o seu dia comporta pelo menos 10 pacientes. Você se programa para atendê-los, mas pelo menos metade deles não comparece.
Isso provoca buracos na agenda, que poderiam ser ocupados por casos maiores de urgência, e, também, um dia que não rende como deveria.
Saber com alguma antecedência se o paciente poderá de fato estar presente é uma maneira de organizar prioridades e o tempo de trabalho, remanejar horários e priorizar casos.
Neste artigo você confere os benefícios de utilizar um recurso de agendamento que possibilita a confirmação.
O que é a confirmação de consulta?
É o recurso utilizado logo no agendamento, para garantir a assiduidade nas suas consultas.
Assim que um paciente solicitar um horário, algumas ferramentas entram em ação para melhor atendê-lo, como um questionário pré-consulta, que ajudará o médico a entender um pouco mais sobre seu histórico e suas queixas, e a confirmação de agendamento.
Uma das maiores vantagens deste recurso é a automatização do primeiro contato com seu paciente.
As mensagens são padronizadas e ficam registradas, o que não ocorreria em uma simples ligação telefônica.
Isso melhora a assertividade da comunicação, a partir do momento em que funciona como uma espécie de documentação do combinado e não permite que o paciente esqueça do que foi tratado no ato de agendar.
Existem três canais de comunicação prioritários que são utilizados para realizar a confirmação, são eles WhatsApp, e-mail e SMS.
Confirmação por WhatsApp
É o método mais moderno de confirmação automática e o preferido pela maioria dos médicos e pacientes.
Não à toa, afinal, é o aplicativo mais acessado pelos brasileiros, e marca presença na tela inicial de pelo menos 54% dos smartphones.
O passo a passo do processo começa assim que o paciente procura o agendamento. Quando o horário e data são escolhidos, uma mensagem automática é enviada para o WhatsApp dele.
No texto, além de todas as informações sobre a consulta, o paciente também encontra um link para confirmar ou cancelar o agendamento. Se optar por cancelar, ele pode escolher uma nova data em que poderá comparecer.
Isso é o que possibilita que o médico defina com antecedência o seu dia de atendimento e priorize pacientes que chegaram com alguma solicitação de urgência.
Além disso, assegura seu fluxo de caixa, já que sabemos que ausências, tanto para quem trabalha com operadoras como com consultas particulares, prejudicam o fechamento de contas da clínica.
Confirmação por e-mail
A segunda maneira mais utilizada de comunicação é o e-mail. Que segue a linha do WhatsApp, solicitando que o paciente confirme ou cancele sua consulta.
Nele também são disponibilizados os mesmos dados que seu cliente receberá por outras vias, como data e horário.
Confirmação por SMS
De todos os recursos, talvez este seja o que esteja mais próximo da obsolescência. Não por ser ineficiente, pelo contrário, mas porque outros canais são tão eficientes quanto e preferência da população em geral.
Porém, você pode trabalhar com associações e aumentar a eficácia das suas ferramentas de confirmação dos agendamentos.
Imagine que estamos falando da conciliação medicamentosa dos agendamentos: às vezes diferente métodos unidos são mais assertivos do que apenas um.
Sendo assim, você pode optar por mais de um meio de comunicação e enviar um WhatsApp e e-mail, ou um e-mail e SMS.
Quais são os benefícios de um agendamento com confirmação?
Vamos falar das melhorias que a sua clínica pode enxergar a curto, médio e longo prazo ao implementar um método de agendamento que permita a confirmação automática de consultas.
Redução do número de faltas
O primeiro fator que ganha destaque quando falamos de uma ferramenta que permite a confirmação de consulta é a melhora da assiduidade.
Ter uma previsibilidade de atendimentos por dia proporciona controle sobre a sua clínica, não sobrecarregando a si e outros colaboradores, controlando o fluxo de caixa e priorizando urgências.
Além de despertar um senso de responsabilidade no paciente, que, se precisar cancelar, assumirá o compromisso de reagendar com você.
Confirmar a consulta e garantir que aquele horário está reservado para atendimento demonstra comprometimento e eleva a confiabilidade da clínica para aqueles que já a frequentam, além de reduzir as faltas de forma significante.
Possibilidade de remanejamento para atender urgências
Diversas vezes as secretárias médicas recebem solicitações de encaixes de última hora que não podem atender por ter a agenda da clínica preenchida.
Mas, chegando ao final do dia, quantos horários ficaram em aberto por não comparecimentos?
Ter o controle da agenda e das presenças através das confirmações possibilita o remanejamento de horários e uma inserção mais fácil dos encaixes.
Isso fideliza pacientes antigos, que sentem confiança na clínica e no profissional da saúde em momentos de necessidades urgentes, bem como atrai novos pacientes, principalmente vindos de indicações, por mostrar disponibilidade e prontidão no atendimento.
Maior controle financeiro
Não importa a origem do paciente, se vem através de planos de saúde ou em uma consulta particular, qualquer falta prejudica o rendimento da clínica.
O absenteísmo em consultas médicas chega a 30% no Brasil, o que provoca uma queda na previsibilidade da receita mensal e no controle do fluxo de caixa.
A confirmação das consultas é uma maneira eficaz de estabelecer uma média de atendimentos diários, sem fugir muito daquela quantidade, através de remanejamentos e reajustes na agenda quando alguém não pode comparecer.
Agendamento com confirmação de consulta da Amplimed é o melhor para sua clínica
Realizar a confirmação através do agendamento eletrônico da Amplimed permite que o médico disponha de uma série de recursos, como:
- Escolher por quais plataformas as mensagens serão enviadas;
- Utilizar textos padrões com este objetivo, com uma comunicação clara e assertiva;
- Realizar um pré-cadastrado para coletar as informações do paciente necessárias para a confirmação;
- Selecionar os momentos de envio das mensagens, depois do agendamento, lembrete no dia anterior à consulta.
E todos os dados necessários tanto para agendamento quanto para confirmação com a vantagem de estarem seguros em um software que segue a normativa da Lei Geral da Proteção de Dados.
Saiba mais outras ferramentas do software de gestão da Amplimed, além do agendamento com confirmação automática, consultando nossos planos e recursos!
