Os dias são corridos, a demanda é alta e as situações delicadas da rotina te consomem tempo, dinheiro e energia. É como se você atendesse, gerenciasse o seu consultório, mas ainda assim sentisse que falta alguma coisa para lapidar a produtividade e elevar a sua gestão para outro patamar.
É comum se identificar pelo menos em partes com os pontos citados anteriormente. A boa notícia é que sempre existe um caminho que traz soluções promissoras aos problemas do dia a dia, dos mais simples aos mais complexos.
Por isso, esse texto vai chamar a sua atenção para a metodologia Lean que é utilizada no mundo inteiro desde o final da Segunda Guerra Mundial. Esse conteúdo também vai te dar caminhos e direções que vão facilitar a implementação dessa metodologia na área da saúde, podendo ser usado em todas as partes da sua clínica médica.
O que é a metodologia Lean?
Podemos começar essa definição observando a própria palavra. Lean vem da língua inglesa e significa literalmente magro. A aplicação no mundo dos negócios é sempre para referenciar algo que é enxuto. Pensando nisso, já podemos entender que essa metodologia aborda questões sobre reduções. E isso vale para todas as partes de um processo empresarial: no tempo, nas etapas e nos recursos, independente do setor que essa técnica é aplicada. Nesse conceito, todo o seu projeto pode ser mais ágil e mais leve, incluindo o desenvolvimento dele. Para entender como a metodologia Lean é aplicada hoje, é preciso primeiro resgatar a origem e as influências.
Esse termo foi empregado com muita intensidade em 1990, quando o livro “A Máquina que Mudou o Mundo” foi lançado, após estudos feitos por uma das mais importantes e renomadas escola de tecnologia, o Massachusetts Institute of Technology que também é chamado de MIT. Os pesquisadores tiveram participação no lançamento desse livro porque estiveram preocupados por mais de cinco anos em analisar o sistema da Toyota de produção, também chamado de TPS.
Por muito tempo, o mundo inteiro utilizou o sistema de produção em massa conhecido como fordismo. As produções no Japão não ficaram fora disso, ainda mais depois do país ter enfrentado uma grande guerra que criou uma forte necessidade de reconstrução. As empresas por lá eram compostas por esteiras e processos manuais já pré-definidos que constituíam assim uma linha de produção semiautomatzada, bem como o fordismo determina.
Ao mesmo tempo que esse processo acelerava o crescimento japonês, também fazia as indústrias do país perderem em diversidade e qualidade dos produtos. Foi aí que o TPS foi criado a fim de resolver essa situação.
Nesse tipo de trabalho, dois principais pilares são estabelecidos para reduzir os gastos desnecessários que a linha de produção de uma fábrica tem. São eles o Just in Time que é o conceito de produzir só quando é necessário, usando apenas os recursos destinados para isso em um tempo ideal e, o Jidoka que é a relação entre automação e seres humanos, isto é, uma máquina vai executar o trabalho como já de costume, mas é o humano que vai fazer o monitoramento daquele trabalho. Toda essa estratégia desenvolvida serviu para combater a perda, o mau uso e o excesso de tudo que envolve a força do trabalho humano e da máquina.
A metodologia Lean é uma filosofia de gestão que surgiu do Toyotismo. Ou seja, herdou a necessidade de focar na redução dos principais tipos de desperdícios que acontecem em uma empresa: produção, tempo de espera, transporte, processamento e defeitos.
De forma prática, a técnica diz que a troca das ferramentas utilizadas precisam ter o menor tempo possível, o estoque também precisa ser reduzido ao necessário, a produção deve acontecer somente quando precisar e todos os colaboradores que fazem parte da empresa precisam ter uma atitude de desperdício zero, seja na execução de tarefas ou ainda na comunicação entre eles.
Esta prática está em solo brasileiro desde 1998. O Lean Institute Brasil vem há mais de 20 anos espalhando esse conceito em empresas dos mais variados segmentos para que elas trabalhem melhor e de forma sistêmica.
Pode parecer um pouco óbvio se pensarmos que devemos evitar o que não é necessário, assim reduzimos energia e tempo de forma vantajosa. É simples, não? Bom, na teoria pode até ser. Mas na prática e nas demandas do dia a dia, podemos nos perder pela quantidade de problemas emaranhados. Essa metodologia vem para relembrar a simplicidade. Esse resgate pode promover transformações positivas no seu negócio.
É importante ressaltar que esse conceito não diz respeito a fazer cortes de gastos sem explicações plausíveis ou reduzir custos mesmo que isso afete a qualidade dos seus serviços. É interessante definir o que é economia para você e conhecer muito bem as suas próprias necessidades de trabalho para deixar de se desgastar com processos que não agregam na entrega final. Tendo isso em mente, você pode pensar que tudo que não é valor para a empresa, é desperdício!
Qual a importância da Metodologia Lean?
Quando reduzimos o desperdício e ficamos só com aquilo que é essencial, sobra espaço para o que de fato é importante. As chances de ter um desenvolvimento eficaz nos negócios é muito maior se os esforços, as preocupações, os estudos e as técnicas forem movidos e direcionados para aquilo que vai trazer um resultado concreto e palpável para a organização. É como se as distrações fossem embora e sobrasse tempo e recurso para utilizar com aquilo que você mais precisa.
Pensando dessa forma, é tangível perceber que você pode agregar mais valor a quem trabalha com você e quem utiliza os serviços da sua empresa. Fazer o que precisa ser feito pela melhoria do sistema empresarial pode ser uma fonte de motivação aos seus colaboradores e parceiros, uma vez que eles percebem o quanto você está engajado em melhorias globais. Isso pode se converter em relevância organizacional e, por consequência, em diferencial e novas possibilidades de faturamento.
Mais do que direcionar e intensificar o foco por meio da padronização e de se ater somente com o necessário, você também pode perceber uma redução significativa de custos na sua empresa. Quando você traz para o consciente tudo que sua empresa entrega, mas também tudo que sua empresa gasta em cada setor, você consegue separar o joio do trigo ao criar divisões do que é importante e do que está em segundo plano. A partir disso, você pode colocar cada item das suas despesas em uma dessas divisórias para ver de forma ampla e clara o que faz sentido e o que é supérfluo para a sua organização.
Abrindo mão do que não é essencial, você pode se concentrar em entender como aquelas despesas necessárias podem ser melhor aproveitadas. É tendo a possibilidade de olhar só para o que importa que você ganha a percepção de como otimizar o que é indispensável. Todo esse processo é sinônimo de força e de maior competitividade do seu trabalho em relação aos demais.
Como aplicar na sua clínica médica?
Se engana quem acredita que esse método se encaixa somente em extensas linhas de montagem. Depois de tanto tempo de aplicação e de propagação dessas ferramentas, a metodologia Lean virou um modelo de negócios e gestão para muitas áreas, do ramo alimentício até o automobilístico. Os conceitos podem ser absorvidos e aplicados em qualquer segmento, uma vez que é uma forma de caminhar no campo empresarial.
Não seria diferente com a sua especialidade. O Lean também pode ser usado como uma metodologia na área da saúde. Tenho certeza que se você parar dois minutos para refletir sobre a sua clínica, vai identificar pelo menos uma atividade que ainda te toma muito tempo ou que gera uma intensa dor de cabeça. Não só na parte dos negócios, como também nos processos técnicos que um médico é obrigado a fazer. Suas preocupações vão muito além do que o paciente consegue enxergar, não é?
Onde tem excesso, tem espaço para aplicar a metodologia Lean. Então por que não adotar para o seu consultório? Dependendo a situação, pode ser um pouco complicado de visualizar facilmente e instantaneamente como algo que deu certo para indústria japonesa pode dar certo para o seu consultório médico no Brasil. O que podemos dizer é que tudo começa nos líderes e nos gestores.
A responsabilidade dessa melhoria acaba ficando a seu cargo porque a mudança é de cima para baixo. É você que sabe quais ruídos tomam conta da linha operacional e que ocupam grande parte do dia. Por isso, também cabe a você fazer toda a arquitetura para que essa inteligência funcione de forma coletiva, ao passo que vai melhorar o consultório para resolver os problemas de forma mais estruturada e por meio do desenvolvimento de pessoas.
Alguns passos podem ser dados nesse momento:
1 – Identifique os problemas que travam os processos
2 – Cuide da comunicação e tenha certeza que o fluxo de trabalho está claro para todos os colaboradores e fornecedores
3 – Alinhe quais tarefas são prioritárias em cada dia
4 – Ofereça suporte e condições para que as tarefas sejam executadas de forma contínua e com a qualidade da sua clínica
5 – Faça pequenas reuniões de feedback para que todo o time desenvolva a percepção do que está impedindo o trabalho de ser leve e fluído.
A tecnologia anda lado a lado em todos esses processos que listamos para você. Software podem ser implantados para facilitar as suas obrigações enquanto médico e gestor. A Amplimed tem foco na praticidade sem perder a qualidade, as obrigatoriedades e a segurança do seu trabalho. Você pode:
- Fazer agendamento online para diminuir o tempo gasto nas ligações e na energia quebrando a cabeça para encaixar os horários possíveis do paciente com os horários em aberto no consultório. Dessa forma, a sua agenda e a dos demais profissionais da clínica ficam sincronizadas com o software de agendamento. E se os especialistas atenderem em mais de um lugar, essa ferramenta também dá conta do recado e consegue realizar essa organização. A ação humana entra nesse processo apenas para configurar, editar e monitorar os agendamentos.
- Ter prontuário eletrônico em uma só tela para se enquadrar na Lei Geral de Proteção de dados como já abordamos nesse artigo e também para aumentar a produtividade da sua clínica por facilitar o acesso aos dados do paciente em um único ambiente que ainda pode ser personalizado por módulos de especialidade.
- Fazer prescrição digital para reduzir o tempo de preenchimento no papel e para facilitar o acesso ao paciente, tanto por poder imprimir como por acabar com a sina da tal letra de médico que dificuldade a compreensão por parte dos farmacêuticos. Com o software da Amplimed, você tem acesso a 60 mil medicamentos de prescrição. Sem contar que você encontra no sistema padrões de prescrição que podem ser editados, economizando mais tempo ainda por não precisar começar do zero.
- Ter um módulo financeiro para cuidar mais de perto de tudo que entra e sai do seu consultório. O software médico da Amplimed faz cadastro e classificação de despesas, organiza, personaliza e relata o fluxo de caixa e de faturamento, além de disponibilizar relatórios sobre controle de estoques e de atendimentos.
- Diminuir a dor de cabeça com as glosas médicas ao optar pelo faturamento TISS, que vai automatizar a autorização de guias das consultas e os honorários médicos. Você não vai precisar se preocupar em enviar essas informações aos convênios na data correta porque o sistema da Amplimed faz isso por você já com data pré-definida. Além de eliminar uma tarefa sua, também te coloca nos padrões exigidos pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
- Adotar uma plataforma de telemedicina, principalmente para casos que necessitam mais de uma conversa e de um acompanhamento simples, porque economiza o tempo de locomoção do paciente e também a preparação de espaço que você precisa fazer entre uma consulta e outra.
Sabemos que você busca constantemente por melhorias no seu dia a dia tanto como médico, como gestor de clínicas, não à toa você leu esse texto sobre metodologia na área da saúde até aqui. Para te ajudar nessa empreitada, a Amplimed criou um e-book gratuito sobre Marketing Médico. Preencha o formulário abaixo para ter acesso a mais ferramentas que podem enriquecer o seu processo!
