Quem pagou na hora? Quem ficou de pagar depois? Pode cobrar consulta de retorno? Se essas perguntas surgem com frequência no seu consultório, então o seu controle de pagamento de pacientes precisa ser revisado e otimizado.
Controlar os pagamentos dos pacientes é um dos desafios mais comuns na rotina de clínicas e consultórios. Com tantos atendimentos, demandas e imprevistos, fica fácil se perder. E é aí que surgem os retrabalhos e as inadimplências.
Mas a boa notícia é que dá pra mudar esse cenário com organização, ferramentas certas e alguns processos simples.
Se você quer parar de correr atrás de pagamento e ainda melhorar a experiência dos seus pacientes, este conteúdo é pra você!
- O que é controle de pagamento de pacientes?
- Por que o controle de pagamento de pacientes é tão importante?
- Como fazer um bom controle de pagamento?
- Registro completo no atendimento
- Carteira ou cartão de controle de pagamento do paciente
- Padronização do processo de cobrança
- Controle de entrada e retorno
- Ferramentas para otimizar o controle de pagamento de pacientes: do manual ao digital
- Planilha manual
- Módulo financeiro da Amplimed
- Dicas avançadas para reduzir inadimplência dos pacientes
- Automatize os lembretes
- Ofereça múltiplas formas de pagamento
- Crie políticas de desconto para pagamento antecipado
- Acompanhe KPIs importantes
- Integre com a contabilidade
- Próximos passos para profissionalizar seu controle de pagamentos
- Perguntas frequentes sobre controle de pagamento de pacientes
O que é controle de pagamento de pacientes?
Controle de pagamento de pacientes significa acompanhar de perto todas as entradas financeiras relacionadas aos atendimentos feitos no consultório. Isso inclui desde aquele pagamento feito no ato até os acordos que ficam pra depois.
Muita gente confunde o controle de pagamento com o controle financeiro geral, mas são coisas diferentes. O financeiro geral envolve gastos fixos da clínica, como aluguel, contas, folha de pagamento, entre outros.
Já o controle de pagamento dos pacientes foca especificamente nas entradas de recursos vindas dos atendimentos.
Por que o controle de pagamento de pacientes é tão importante?
A saúde financeira de uma clínica não depende só da quantidade de atendimentos. Ela depende também de quanto desses atendimentos viram rentabilidade no final do mês. E é nessa parte que muitos profissionais cometem erros.
Quando o cliente não paga, acaba gerando vários problemas em cadeia que atrapalham o caixa da empresa e podem causar prejuízos.
Além do impacto direto no caixa, a falta de organização no controle de pagamento atrapalha a experiência do paciente.
Por exemplo: ele pode ser cobrado mesmo após ter realizado o pagamento, deixar de receber lembrete sobre vencimento ou achar que está tudo certo quando, na verdade, está com um débito pendente.
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Como fazer um bom controle de pagamento?
Para garantir um bom controle do pagamento de pacientes, você deve garantir que tem as informações completas de cada paciente, registrar os atendimentos em uma ferramenta adequada, padronizar o processo de cobrança, registrar pagamentos em tempo real e manter todo o sistema atualizado.
Veja cada etapa em detalhes:
Registro completo no atendimento
Pode parecer básico, mas muita gente ainda deixa de anotar informações importantes. No momento do atendimento, registre dados do paciente como:
- Nome do paciente;
- Data da consulta;
- Serviço realizado;
- Valor da consulta;
- Forma de pagamento (dinheiro, cartão, PIX, boleto);
- Status do pagamento (pago, a pagar, vencido);
- Data de vencimento (se não for pago no ato).
Essas informações podem estar em um prontuário eletrônico, em uma planilha ou um outro mecanismo (mas já vamos falar das vantagens do digital).
Carteira ou cartão de controle de pagamento do paciente
Uma prática que ainda funciona muito bem é o uso de cartão de controle de pagamento de paciente. Pode ser um cartão físico, que o paciente leva com ele, ou um controle digital, feito na planilha ou no sistema de gestão da clínica.
Nele, você pode anotar os atendimentos realizados, os valores, os pagamentos feitos e os pendentes.
Isso ajuda tanto o profissional quanto o paciente a se manterem atualizados sobre os débitos e pagamentos.
Padronização do processo de cobrança
Quando cada profissional da clínica cobra de um jeito diferente, o risco de inadimplência aumenta muito. Isso gera confusão, falhas de comunicação e até desconfiança por parte do paciente.
Quando não há padrão, aumentam as chances de esquecimentos, duplicidade de cobrança ou, pior, de ninguém cobrar nada. Por isso, é importante padronizar os fluxos da cobrança usando ferramentas como:
- Mensagens de confirmação de consulta (WhatsApp, SMS ou e-mail);
- Prazos para pagamento;
- Políticas de retorno;
- Fluxo de cobrança de inadimplentes; etc.
Para facilitar a comunicação, crie scripts prontos e treine a equipe para seguir esse modelo. Nosso material sobre como introduzir a IA na sua clínica pode ajudar nessa questão.
Isso não só evita mal-entendidos como também transmite mais profissionalismo. E lembre-se: cobrar não precisa ser algo desagradável.
Quando a clínica mostra organização, o paciente respeita, entende o processo, colabora muito mais com os pagamentos e respeita os prazos.
Controle de entrada e retorno
Quando não há um controle bem estruturado, é comum o paciente marcar uma consulta e não comparecer, ou então remarcar várias vezes, o que pode bagunçar todo o planejamento financeiro da clínica.
Por isso, o controle de pagamento de pacientes precisa acompanhar esse movimento de perto.
Ter um sistema ou uma planilha para monitorar essas situações ajuda (e muito) no dia a dia. Registre se o paciente compareceu na consulta, se a consulta foi paga, se houve reagendamento e qual foi a nova data.
Também é importante identificar se o retorno está dentro do prazo previamente definido, que normalmente é de 15 a 30 dias. Isso é importante para saber se ele será cobrado ou não.
Esse tipo de controle evita dois problemas comuns:
- Deixar passar atendimentos que não foram pagos;
- Dar retornos gratuitos fora do prazo, o que pode comprometer o faturamento ao longo do ano.
Com essas informações organizadas, você consegue ter mais segurança para justificar as cobranças, mostrar profissionalismo e com isso, prevenir reclamações.
Ferramentas para otimizar o controle de pagamento de pacientes: do manual ao digital
Agora que você já sabe como organizar tudo, a principal pergunta é: como registrar isso e qual a melhor ferramenta?
Vamos comparar algumas opções e entender qual combina mais com a sua realidade.
Planilha manual
Para quem está começando ou tem poucos atendimentos, a planilha ainda é uma opção. Ela permite personalizar campos, controlar vencimentos e filtrar pacientes inadimplentes.
Além disso, você pode configurar fórmulas automáticas, criar gráficos, filtros por tipo de atendimento ou status de pagamento e até usar cores para alertar vencimentos próximos.
Você pode usar uma planilha no computador da recepção ou até imprimir fichas mensais se preferir algo mais visual.
No geral, duas ferramentas são usadas com mais frequência: Excel ou Google Sheets. Este último é acessível online.
No entanto, elas exigem atualização manual, organização e cuidado redobrado para evitar erros. Vale dizer, também, que funcionam melhor para quem já tem familiaridade com planilhas ou conta com alguém na equipe que tenha experiência no gerenciamento de planilhas.
Além disso, é importante lembrar de fazer backup com frequência para não perder dados importantes.
Módulo financeiro da Amplimed
Se você quer ir além e ganhar tempo, vale conhecer o módulo de gestão financeira da Amplimed. Ele integra o controle de pagamento diretamente ao prontuário eletrônico, o que significa menos retrabalho e mais agilidade.
Com ele, você pode:
- Gerar boletos automaticamente;
- Enviar avisos de cobrança por WhatsApp ou e-mail;
- Visualizar relatórios completos de inadimplência;
- Acompanhar o histórico financeiro de cada paciente;
- Simplificar repasses e comissões para a equipe;
- Automatizar a geração de guias TISS e reduzir as glosas em até 99%;
- Emitir notas fiscais e integrar com o setor contábil.
Tudo isso num só lugar, sem papelada, sem duplicidade de informações e com muito mais segurança. É uma solução ideal para clínicas que já têm um bom volume de atendimentos e querem crescer de forma organizada e profissional.
Além disso, ao centralizar os dados, você evita erros humanos, melhora a comunicação com os pacientes e garante uma visão mais abrangente das finanças da clínica.
Isso facilita até a tomada de decisões no dia a dia, como oferecer desconto, rever valores ou ajustar políticas de retorno.
Se sua clínica já sente que a planilha não dá mais conta, esse é o próximo passo!
Dicas avançadas para reduzir inadimplência dos pacientes
Para aumentar a taxa de pagamentos, automatize os lembretes, ofereça múltiplas formas de pagamento, crie políticas de desconto para pagamentos antecipados, acompanhe os principais KPIs financeiros e garanta a integração completa com a contabilidade.
Automatize os lembretes
Muita inadimplência acontece por esquecimento. Um lembrete enviado no dia do vencimento ou um dia antes já resolve boa parte dos casos.
Você pode usar algumas ferramentas como:
- WhatsApp (com mensagens automáticas);
- SMS programado;
- E-mail marketing.
Ofereça múltiplas formas de pagamento
O cartão de crédito e o PIX, atualmente, são as formas de pagamento mais utilizadas, mas existem pessoas que ainda preferem usar dinheiro em espécie e transferência bancária, por exemplo.
Sendo assim, facilite a vida do paciente oferecendo a maior quantidade de formas de pagamento quanto for possível, desde que seja possível gerenciá-las adequadamente.
Além disso, disponibilize mais opções para que o paciente realize esses pagamentos, como:
- QR code para PIX;
- Link de pagamento;
- Pix parcelado;
- Parcelamento no cartão.
Quanto mais fácil for pagar, menor a chance de inadimplência.
Crie políticas de desconto para pagamento antecipado
Oferecer 5% de desconto para quem paga antes, por exemplo, pode ser mais vantajoso do que ficar correndo atrás depois.
Essa pequena redução no valor final costuma ser um incentivo para o paciente escolher pagar antecipadamente.
No geral, observamos que as pessoas realmente pagam antes quando veem uma vantagem direta nisso.
Acompanhe KPIs importantes
Você sabe qual é o índice de inadimplência da sua clínica? E o tempo médio de recebimento após o atendimento? Esses dados dizem muito sobre a saúde financeira do seu negócio.
É importante acompanhar indicadores como esses para entender se o seu processo de cobrança está funcionando ou se há gargalos que precisam ser ajustados.
Além desses, existem outros KPIs para fazer o controle de pagamento de pacientes, como:
- Percentual de pagamentos recebidos no dia do atendimento;
- Número de pacientes com atraso acima de 30 dias; e
- Valor total em aberto.
Integre com a contabilidade
Se a sua clínica emite notas fiscais, atende convênios ou precisa seguir regras como TISS ou TB03, manter o controle de pagamento atualizado facilita, e muito, a integração com o contador ou com o setor fiscal.
Com os dados organizados, é mais fácil emitir relatórios mensais, comprovar atendimentos realizados e preencher obrigações fiscais.
Além disso, essa integração evita inconsistências que podem gerar multas, atrasos ou até glosas nos repasses de convênios.
Um bom controle também ajuda a antecipar demandas do contador, reduz o vai e vem de e-mails e garante que você receba corretamente por tudo o que foi feito.
Ou seja, organização financeira e contábil andam juntas, e você ganha mais tempo para focar no atendimento ao paciente.
Próximos passos para profissionalizar seu controle de pagamentos
Vamos recapitular o que você viu até aqui:
- Entendeu o que é controle de pagamento de pacientes;
- Descobriu por que ele é tão importante;
- Aprendeu o passo a passo para organizar tudo;
- Conheceu ferramentas que ajudam nesse processo;
- Viu dicas para reduzir inadimplências.
Agora, é hora de agir!
Quer ir além? Veja uma demonstração gratuita e entenda, na prática, como a Amplimed automatiza tudo isso e ainda ajuda você a reduzir inadimplência de forma simples, integrada e inteligente.
Perguntas frequentes sobre controle de pagamento de pacientes
Veja a resposta para outras dúvidas sobre controle de pagamento de pacientes.
Você pode usar uma planilha, um sistema ou até fichas manuais, desde que tenha organização e registre todos os atendimentos, valores, formas de pagamento e vencimentos.
Sim, desde que o paciente seja informado previamente. Muitos consultórios oferecem retorno gratuito dentro de um prazo (15 ou 30 dias), mas se o retorno for fora desse prazo ou por motivo diferente, a cobrança é válida.
Depende do tamanho da clínica e do volume de atendimentos. Para quem busca praticidade, o módulo financeiro da Amplimed é uma excelente opção, pois une vários recursos de controle financeiro em um só lugar.
