6 dicas para organizar sua ficha médica

A ficha médica do paciente é um recurso muito utilizado nos estabelecimentos de saúde nos dias atuais, mas nem sempre foi assim.

Ficha médica é um recurso muito utilizado nos estabelecimentos de saúde nos dias de hoje. Mas nem sempre foi assim.

Quando falamos de história, sobretudo no Brasil, pode ser muito comum encontrar médicos que atendiam diretamente na casa dos pacientes e cuidavam de uma família inteira.

Era uma relação mais próxima e mais dedicada, porque geralmente se tratava de cidades muito pequenas, reduzindo o número de atendimentos durante um mês. Esse cenário já foi retratado até mesmo em novelas e séries que documentaram os costumes de determinada época, principalmente dos anos 1920 e 1930.

Nesse modelo não era necessário ter muitas ferramentas fora do campo medicinal para auxiliar os doutores. Objetos que fossem ajudar no planejamento, organização e armazenamento de informação ainda não eram uma carência.

As fichas médicas, por exemplo, não eram necessárias porque o especialista armazenava todas as informações de cada um que era auxiliado. Por se tratar de cuidados familiares, anotar o histórico de cada paciente também não era preciso, já que ele sabia quais eram as doenças que acometiam aquele grupo familiar.

Mas muita coisa mudou com o tempo. O modo de fornecer uma consulta médica foi se modificando e os médicos passaram a atender em consultórios maiores, demandando que cada paciente se locomovesse até esse estabelecimento de uma forma mais corriqueira e natural.

Com a globalização e, com mudanças que ocorrem por todas as partes do mundo e a transformação na dinâmica urbana, de trabalho e de transporte, centros médicos foram se espalhando cada vez mais pelas cidades e atendendo um número muito maior de pessoas.

Dessa forma, já não era possível usar o cérebro como única forma de armazenamento. Até porque equipes começaram a ser constituídas e os dados dos pacientes precisaram ser compartilhados para que o tratamento fosse mais eficaz.

É nesse momento que a ficha clínica se torna imprescindível e um documento que faz parte do dia a dia de centenas de milhares de médicos e demais especialistas dos cuidados alheios.

Nesse artigo você vai entender mais como a ficha pode facilitar, e muito, o seu dia a dia e vai ter acesso a dicas que vão ajudar a organizar esse documento, trazendo mais dinamismo e melhoria de processos.

O que é ficha médica?

Com o passar dos anos, essa documentação passou a ser algo exigido dentro da classe médica. A Lei nº 1982, batizada de Alípio Corrêa Neto, foi promulgada em dezembro de 1952 e trouxe a obrigatoriedade para que hospitais da rede pública registrassem e armazenassem a história clínica de todas as pessoas que foram atendidas.

O Ministério da Saúde publicou diretrizes para o Programa Brasileiro de Acreditação Hospitalar. A partir dessa publicação, se tornou uma necessidade geral que todos os locais que lidam com saúde criem e utilizem fichas médicas no cotidiano, abrigando informações úteis, relevantes e verídicas.

A ficha é um documento que é utilizado por profissionais que trabalham no consultório médico, em laboratórios ou centros hospitalares. Nela, constam todas as informações importantes de um paciente que será atendido pelos médicos. É também nela que fica toda a evolução do paciente.

Essas fichas servem como uma forma de identificar cada pessoa e fornecer dados iniciais que são importantes para o desenvolvimento do atendimento e até mesmo na descoberta do diagnóstico.

É nela que ficam dados como:

•  Nome completo
• Idade
• Endereço
• Telefone e e-mail
• Profissão
• Histórico médico
• Doenças anteriores
• Alergias a medicamentos e alimentos
• Data da última menstruação
• Histórico de cirurgias e procedimentos já realizados anteriormente

O formulário vai auxiliar no trabalho em grupo que esse médico vai fazer com os demais colegas da área. Ainda que ele seja um especialista e esteja atendendo em um consultório sozinho, é muito provável que ele terá que encaminhar o paciente para realizar exames laboratoriais ou de imagem. A ficha pode ajudar nesse momento.

O principal benefício da ficha é organizar todos os dados informados pelo cliente ou descobertas durante o processo médico. Ela torna tudo mais consistente e contínuo.

Assim fica mais fácil de encontrar o melhor caminho para tratamentos, curas ou simplesmente melhoria de qualidade de vida. Ao atingir esses objetivos, você melhora o posicionamento perante o mercado e à concorrência e também agrega mais atributos aos serviços prestados.

Muito além disso que já foi mencionado, essa ficha é um poderoso recurso para diminuir casos de erro e processos contra médicos.

Dicas para organizar a sua ficha

Existem diversas formas de ter uma ficha organizada para que a gestão final da sua clínica também seja mais produtiva, prática e eficiente.

Estipulamos abaixo um passo a passo funcional para que você consiga aplicar uma boa metodologia organizacional nessa documentação essencial. 

1 – Defina um método de organização

Importante que os gestores da área da saúde saibam que existem inúmeras formas de organizar as fichas médicas dos pacientes atendidos. Por exemplo: você pode escolher por organizar as fichas por ordem alfabética ou então por ordem cronológica. Tudo vai depender do que é mais funcional para a rotina de trabalho que cada área tem.

Para encontrar a resposta para esse dilema, pense em duas coisas: em uma emergência, quando a clínica recebe um paciente inesperadamente, qual seria a forma mais rápida e eficaz de atendê-lo?

Essa pergunta precisa ser respondida principalmente pelos médicos que trabalham no seu consultório, mas também para as secretárias médicas. São elas que, muitas vezes, vão acessar esses documentos e vão enviar para os profissionais que vão prestar o cuidado médico.

Depois dessa avaliação, que pode ser feita por toda a equipe, defina o método e divulgue para todos que trabalham no seu estabelecimento.

2 – Escolha o tipo de ficha

Quando falamos de tipo de ficha, estamos falando sobretudo de dois tipos específicos: as fichas médicas manuais e as fichas médicas digitalizadas. Os nomes já dizem muito sobre o funcionamento de cada uma delas.

Na ficha manual, as informações são preenchidas por escrito e são armazenadas de forma física dentro de pastas e caixas. A junção de todo esse arquivo fica na seção de almoxarifado. Isso quer dizer que esse tipo demanda um maior espaço de consultório. Isso afeta diretamente no valor do aluguel e nos custos de manutenção e limpeza.

Na ficha digital, todas as informações são preenchidas dentro de um sistema de saúde e armazenadas em uma rede, em um servidor ou na nuvem. Esse sistema traz mais praticidade economia financeira. Também pode tornar o atendimento mais rápido e fácil de ser manuseado.

3 – Defina protocolos de organização e programação

A partir do momento em que o jeito de organização for definido, o jeito que ele será feito deve ser o mesmo em todas as vezes, independentemente da pessoa que o executar.

Para isso existem os protocolos e os manuais. Eles devem ser elaborados pela equipe de gestão e distribuídos aos demais colaboradores.

Isso vai garantir que a ficha seja sempre igual e seja compreensível para todas as pessoas que vão ter acesso.

4 – Defina quem são as pessoas que vão poder ter acesso

Como dissemos no tópico anterior, todas as pessoas que vão ter acesso às fichas médicas precisam compreender de forma uniformizada e igual.

Mas nem todos que trabalham na sua clínica vão ter acesso a esse documento que conta com tantas informações pessoais de outras pessoas. Um fornecedor, obviamente, não saberia dos dados dos seus pacientes, certo?

O mesmo vale para os demais funcionários. Então os gestores precisam selecionar quem está habilitado ou não para ver as fichas médicas.

Para as fichas médicas manuais, o local do arquivo deve ter uma senha ou uma chave. A dinâmica fica mais simples se as fichas médicas forem digitais, porque há proteção por criptografia e também liberação apenas com login e senha que são cadastrados previamente, antes mesmo do sistema começar a funcionar.

Limitar o acesso nas fichas médicas garante que somente quem tem a necessidade de manusear essas informações no dia a dia cuide de todo esse setor. Esses funcionários já estarão habituados com as dinâmicas e com os protocolos de uso e compartilhamento de dados.

5 – Determine os períodos de atualização

Mais do que ter uma ficha e estar de acordo com o que a lei manda, é preciso atualizar os dados de forma constante. Afinal de contas, informações pessoais podem mudar a qualquer momento e os quadros clínicos mais ainda.

Portanto as recepcionistas precisam solicitar aos pacientes que preencham as fichas médicas periodicamente. Não necessariamente todas as vezes que chegarem no consultório, mas com uma frequência relativamente boa para não perder nenhuma atualização. Como por exemplo, de 3 em 3 meses.

6 – Escolha o local de armazenamento

O item 6 tem total semelhança com o item dois. O tipo de armazenamento será feito somente depois que você definir se a ficha será manual ou digital.

Se você ainda optar por um local físico e manter tudo de forma manuscrita, terá que garantir mecanismos de segurança ao ambiente e ao almoxarifado. Terá que cuidar também de possíveis danos, como manchas de água, queimas de papel, rasuras e perdas de documentos por causas desconhecidas.

A situação pode ficar um pouco mais simples se optar pelo armazenamento digital, já que toda a documentação ficará arquivada na nuvem. Esse formato também é muito interessante para as empresas que estão mais atualizadas e adaptadas à Lei Geral de Proteção de Dados.

Essa legislação que foi promulgada em 2018 definiu uma série de regras para que as companhias tomem cuidado com as informações que recebem por conta da atividade que realizam. A saúde não ficaria de fora disso.

Qual a relação da ficha com o prontuário?

Algumas pessoas podem até achar que a ficha é a mesma coisa que o prontuário do paciente. E sim, são documentos afins. Mas ela é um complemento ao prontuário.

Enquanto o prontuário abriga informações mais técnicas e laudos médicos, a ficha conta a história do paciente com dados mais simples e corriqueiros, mas que acrescem no processo de busca por tratamentos e que, muitas vezes, são detalhes fundamentais para a descoberta de caminhos e curas.

Por isso, a organização da ficha é o primeiro passo para ter um ótimo prontuário médico.

Da mesma forma que ainda existem fichas médicas manuais, alguns locais ainda trabalham com prontuários médicos manuscritos também.

Mas essa escolha pode dificultar muito a rotina e ainda comprometer o atendimento que é dado aos pacientes.

Portanto, a melhor escolha seria optar por um prontuário médico eletrônico que já vai permitir o preenchimento de dados da ficha médica de forma digital também.

Assim fica muito mais fácil captar, compilar, compartilhar e armazenar todos os dados do paciente de acordo com as obrigações legislativas atuais.

Por entender esse cenário, a Amplimed criou a ferramenta de prontuário eletrônico que vai dar muito mais comodidade e segurança aos atendimentos que o seu consultório vai realizar com centenas de pessoas ao longo da existência jurídica.

O prontuário eletrônico da Amplimed está interligado já com a plataforma de telemedicina e possui divisões por especialidades. Assim o tratamento se torna mais integrado e a comunicação com os profissionais hospitalares fica mais lúcida e certeira.

Esse é só um dos aspectos de uma clínica que está completamente atualizada e adequada às necessidades que os novos tempos trazem.

Se quiser saber mais sobre o que a tecnologia pode fazer pela sua empresa, preencha os dados abaixo agora mesmo e baixe gratuitamente o e-book que a Amplimed fez sobre transformação digital!