“Se você não pode medir, não pode gerenciar”. Toda vez que essa famosa frase de Peter Drucker ressona como diretriz para o gerenciamento de empresas, é provável que você admita a importância dos relatórios gerenciais para clínicas. Os processos administrativos baseiam-se, em síntese, no planejamento, na organização, na direção e no controle. Para tudo funcionar, de forma harmônica e sinérgica, você precisa ter clareza sobre os dados da sua empresa.
Em outras palavras, você planeja com números e, portanto, avalia os números resultantes do funcionamento da clínica. Neste artigo, mostraremos como bons relatórios gerenciais para clínicas podem facilitar a gestão do seu negócio e permitir a inovação e os rendimentos. Tenha em mente que, se você continuar utilizando planilhas, pode acabar sem empresa para gerenciar.
Todo desperdício de tempo é, portanto, um desperdício de dinheiro – a não ser que sua secretária esteja disposta a ficar horas infinitas na recepção. Mesmo que ela esteja disposta, a difícil tarefa de gerir o tempo tem como teto as 24 horas de cada dia. Por esse motivo é tão difícil atribuir uma quantidade de tempo adequada a cada tarefa. O que você precisa saber:
Assim, quando você estiver se deslocando para alguma reunião, poderá acessar no seu celular os resultados da empresa nos últimos meses, os números e atendimentos, etc. Você pode estar em qualquer lugar, a qualquer momento e aproveitar para verificar os indicadores do seu negócio. Essa funcionalidade dos sistemas em nuvem é impactante para seu modelo de gestão. Afinal, você poderá monitorar o alcance das metas em tempo real e, sempre que necessário, implementar soluções.
Importância dos relatórios gerenciais para clínicas
O cotidiano das clínicas é marcado por decisões complexas, baseadas em documentos que, além do valor legal, possuem informações importantes sobre os casos atendidos. Por isso, a organização do espaço físico e das ferramentas é essencial para o funcionamento da clínica. Além disso, é necessário destacar que os relatórios gerenciais para clínicas são estratégias de comunicação dentro de uma empresa. Afinal, eles transmitem mensagens entre um emissor e um receptor. Se você, como gestor, precisa decidir sobre um novo investimento: a aquisição de novos equipamentos. Você pode solicitar uma série de relatórios gerenciais para clínicas para analisar por diferentes ângulos se é o momento para a aquisição. A compreensão dos relatórios gerenciais para clínicasnão depende apenas da sua capacidade técnicas para leitura de gráficos e tabelas. É importante que as informações trazidas pelo relatório sejam- Objetivas
- Claras
- Precisas e
- Formatadas para facilitar o entendimento.
- Economiza tempo;
- Reduz custos;
- Garante a correção do relatório.
Principais relatórios gerenciais para clínicas
- Relatório de Faturamento: registra todas as entradas financeiras decorrentes de venda ou atendimento; nas clínicas, e o pagamento pelas consultas.
- Controle de fluxo de caixa: apresenta todos os lançamentos financeiros, de entradas e saídas, a partir da classificação previamente criada. Para isso, é importante mapear as categorias de receitas e despesas da sua clínica.
- Contas a pagar e a receber: quando associado ao fluxo de caixa, este relatório mostra a saúde financeira da sua clínica, pois apresenta a previsão de movimentação financeira (de saídas e entradas).
- Controle de estoque: apresenta o fluxo de materiais, desde a Nota Fiscal de entrada (recebida na compra) até o direcionamento final (uso com paciente ou para manutenção da clínica por exemplo). Um bom relatório de controle de estoque ajuda, inclusive, na precificação da consulta.
- Controle de atendimentos: aqui estará o número que mais alegra os gestores – o número de pacientes atendidos. Certamente, essa informação é importante para o andamento da sua clínica, mas não é a única. O ideal é associar com a análise dos demais relatórios gerenciais para clínicas. Assim, você perceberá se o número de atendimentos corresponde ao faturamento. Se não, é provável que você tenha aproximado muitas consultas de retorno por exemplo.
Gestão do tempo
O principal resultado para um clínica com bons relatórios é a melhor gestão do tempo. Esse recurso tão escasso, normalmente, é desperdiçado com o manuseio de pilhas de papéis, com calculadoras ou, ainda, com planilhas de Excel. Se você ainda utiliza relatórios gerenciais para clínicas impressos ou planilhas de Excel, está tudo bem, mas converse com sua equipe. Afinal, prestar um atendimento de qualidade sem ferramentas para otimização do tempo é um grande desafio. Temos um artigo sobre otimização da gestão do tempo para clínicas. Para ler na íntegra, clique aqui. A gestão deste recurso é necessária, pois a lógica de cálculo dos serviços prestados pelas clínicas é o tempo investido.- O tempo gasto com ligações telefônicas.
- O tempo da secretária para o agendamento.
- O tempo da consulta.
- O tempo dos procedimentos.
- O tempo dos relatórios.
Todo desperdício de tempo é, portanto, um desperdício de dinheiro – a não ser que sua secretária esteja disposta a ficar horas infinitas na recepção. Mesmo que ela esteja disposta, a difícil tarefa de gerir o tempo tem como teto as 24 horas de cada dia. Por esse motivo é tão difícil atribuir uma quantidade de tempo adequada a cada tarefa. O que você precisa saber:
- É possível gerir com precisão para dar mais valor ao seu tempo.
- A tecnologia pode transformar a sua relação com a gestão do tempo.
Relatórios precisos e atendimento inovador
Os relatórios personalizados são exemplos de aplicação da tecnologia na sua gestão. Um sistema que disponibilize a personalização de relatórios gerenciais para clínicas e a integração desses relatórios com os prontuários e com o estoque é perfeito para sua clínica. Imagine o seguinte processo de atendimento:- Paciente sente algum sintoma e procura por respostas em um aplicativo de pré-avaliação.
- O aplicativo direciona o paciente para sua clínica.
- O paciente faz o agendamento, pelo próprio aplicativo, com base na agenda da sua clínica (que é atualizada em tempo real).
- O sistema envia lembretes ao paciente via SMS e Whats App.
- Você atende o paciente com prontuário eletrônico e solicita exames.
- Os exames são enviados pelo laboratório para seu sistema e os resultados aparecem na tela.
- Você faz uma prescrição digital, imprime e assina.
- Todas as informações do paciente são armazenadas no sistema e integram os relatórios mensais de faturamento, controle de estoque, atendimentos, fluxo de caixa, etc.
- Após o atendimento, o paciente recebe uma pesquisa de satisfação via Whats App ou SMS.
Tomada de decisões
A decisão estratégia assertiva garante que a empresa alcance um bom posicionamento de mercado. Para tomar as melhores decisões para o andamento da sua clínica, é ideal que você conheça sua empresa e que saiba dos potenciais e das dificuldades. Em outras palavras, é impossível que você assuma uma decisão qualificada sem ter acesso e compreensão das informações como metas e resultados do seu negócio. Por isso, os relatórios gerenciais para clínicas devem ser- Confiáveis
- Precisos
- Esclarecedores
- Facilite, você mesmo, o crescimento de sua clínica.
Personalização dos relatórios gerenciais para clínicas
Personalizar o formato e as informações contidas em cada relatório ajudará na interpretação dos dados. Por isso, diminuirá o tempo gasto em sua análise. Cada negócio é único, mesmo que atue em um mercado semelhante. Portanto, sua clínica precisa de um relatório que se adapte a essas particularidades. Decida as informações sobre o seu negócio que você precisa visualizar, selecione o filtro e aproveite para olhar sua empresa por diferentes ângulos, mas em poucos cliques.Acesso a qualquer hora, em qualquer lugar
Mesmo que o ideal seja tomar decisões em um ambiente mais confortável e com tempo para pensar e discutir, muitas vezes, as decisões carecem de ser tomadas rapidamente. Por isso, é importante que você tenha acesso aos relatórios gerenciais para clínica, via Smartphone, de qualquer lugar do mundo a qualquer hora do dia. Já pensou? Você não precisa fazer download dos relatórios gerenciais para clínica. Basta acessar o sistema e verificar as informações necessárias para decidir o curso do seu negócio.
Assim, quando você estiver se deslocando para alguma reunião, poderá acessar no seu celular os resultados da empresa nos últimos meses, os números e atendimentos, etc. Você pode estar em qualquer lugar, a qualquer momento e aproveitar para verificar os indicadores do seu negócio. Essa funcionalidade dos sistemas em nuvem é impactante para seu modelo de gestão. Afinal, você poderá monitorar o alcance das metas em tempo real e, sempre que necessário, implementar soluções.
Produtividade e lucro
Você precisa tomar decisões como a alocação de recursos para determinados setores da empresa. Abordamos este tema no artigo “Você sabe exatamente quanto a sua clínica ganhou em 2018?”. No texto, mostramos que o acompanhamento da movimentação financeira garante a vida da sua empresa. Além disso, você pode monitorar a produtividade e o retorno financeiro de cada atendimento prestado. Assim, você terá um preço mais justo e que garanta o pagamento das despesas. Os principais relatórios disponíveis no Sistema Amplimed são:- Relatórios de atendimentos
- Gráficos de atendimentos
- Relatórios de indicações
- Protocolos oncológicos
- Prontuários médicos
- Cadastros de paciente
- Tabelas de exames
- Satisfação dos clientes
Banco de dados
Além de toda praticidade e economia de tempo, os relatórios gerenciais para clínicas também estão associados com a criação de um banco de dados que, no futuro, será muito importante para sua clínica. Perceba que, para gerar um relatório, o sistema consulta seu próprio registro e agrupa informações que de acordo com os filtros escolhidos. Acontece que as informações ficam armazenadas e, por ser um sistema em nuvem, há maior espaço seguro para arquivamento. Assim, no decorrer do tempo, sua clínica terá um banco de dados denso, com muitas informações. O cruzamento dessas informações produzirá conhecimentos diversos sobre as constantes do funcionamento da sua empresa. Além disso, é possível que essas informações sejam pareadas com os dados estatísticos e epidemiológicos mundiais. Para entender melhor, leia nosso artigo sobre Data Analytics e Inteligência Artificial, clicando aqui. Você consegue perceber que um bom sistema de gestão para clínicas e consultórios oferece seu serviço de forma interligada: do agendamento aos relatórios gerenciais para clínicas? O Sistema Amplimed vai além. Por estar sempre próximo das novidades do mercado, você adquire praticidade e ganha inovação!Conclusão
Como você pôde ver nesse texto, os relatórios gerenciais para clínicas são ferramentas essenciais para a sua gestão, pois são ferramentas feitas especialmente para te ajudar a controlar a administração do seu negócio. Além disso, também podem otimizar outras áreas da clínica, como planejamento estratégico, organização da rotina e direção dos funcionários. Por isso, o sistema médico Amplimed disponibiliza relatórios gerenciais para clínicas, como:- Centro de custos
- Repasse de valores por profissionais
- Tempo médio de atendimento por profissional
- Procedimentos realizados
- Rentabilidade de procedimentos realizados
- Canais de aquisição de pacientes
- Atendimento por convênio médico
