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6 etapas para uma gestão de clínica eficiente

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Vivemos em um mundo em que as facilidades de comunicação e de acesso à informação transformaram drasticamente a relação entre clientes e prestadores de serviço. O consumidor brasileiro nunca foi tão exigente e tão consciente dos seus direitos. Essa é uma realidade que também precisa ser considerada ao nos debruçarmos sobre os desafios para uma gestão de clínica eficiente. É preciso estar preparado para sobreviver e se destacar em um mercado cada vez mais competitivo, com clientes e pacientes cada vez mais exigentes. Para isso, o gestor de saúde tem que buscar ferramentas que lhe possibilitem otimizar a combinação entre eficiência administrativa e atendimento de qualidade. Neste artigo vamos destacar algumas etapas básicas na gestão de clínicas e consultórios. Estar atento a elas é a chave para uma administração bem-sucedida.

Passo a passo para uma gestão de clínica eficiente

1. Gestão saudável exige metas e controle

Como saber se a administração está sendo eficiente na otimização de resultados? Como anda a curva de consultas e atendimentos diários? Os pacientes estão retornando?  Não há como antecipar crises e fazer correções de rumo se não forem estabelecidas metas e critérios para monitorá-las. A boa notícia é que a tecnologia evoluiu a ponto de permitir que até mesmo clínicas de pequeno porte e consultórios tenham acesso a poderosas ferramentas de gestão. Graças aos softwares médicos de última geração, é possível acompanhar em tempo real todos os indicadores citados no parágrafo acima. Isso até mesmo de um celular, sempre que se fizerem necessários.

2. Muita atenção à linha de frente

Quantas vezes um sorriso e um atendimento simpático já lhe causaram uma primeira impressão positiva em um restaurante ou em um balcão de atendimento? Pois o mesmo acontece quando um paciente é bem recebido por uma recepcionista em uma clínica ou por uma secretária em um consultório. É possível conquistar o paciente até mesmo em uma ligação para agendamento de consulta. Dedicar atenção à essa linha de frente é um dos principais requisitos para se atingir uma gestão de clínica eficiente. Se for tratado com respeito, cuidado e paciência por parte de quem atende, o paciente terá uma ótima impressão inicial. Da mesma forma, crescem as chances de que ele retorne e até indique os serviços a terceiros. Por isso, é fundamental que o gestor cuide não só do treinamento de sua equipe de atendimento como também crie mecanismos para estimulá-la e avaliar o seu desempenho. Perguntar aos pacientes como foram recebidos e se tiveram dificuldade para agendar seu atendimento é uma maneira simples de se manter atento a esse importante quesito.

3. Não misture fluxo de caixa com gastos pessoais

Um dos principais problemas de gestão em clínicas médicas é não se fazer uma separação clara entre o fluxo de caixa e os gastos pessoais dos gestores. Esse é o tipo de prática que deve ser evitada a todo custo, mesmo em pequenos consultórios.
Misturar retiradas e pagamentos de contas pessoais com recebimentos de consultas e gastos administrativos dificulta um retrato real da situação financeira do negócio. Por outro lado, também desorganiza as finanças pessoais do gestor. Nesse ponto, o software médico mais uma vez se apresenta como um importante aliado para uma gestão eficiente. Além de ajudar a separar fluxos de caixa, o programa pode oferecer balanços instantâneos, inclusive com a previsão de recebimentos futuros por períodos determinados.

4. Monitore e otimize o tempo de atendimento

Das metas e indicadores mais importantes para uma gestão de clínica eficiente, o tempo de atendimento entre consultas e procedimentos é seguramente um dos mais importantes. Ele merece um capítulo à parte por ser um dos principais responsáveis pelo número de pacientes atendidos em um determinado período. Ao monitorar o tempo gasto por paciente, pode-se detectar maneiras de reduzir esse período e aumentar o número de atendimentos sem prejuízo na qualidade do serviço prestado. O preenchimento de fichas prévias, a utilização de autorizações e prontuários eletrônicos são alguns exemplos de procedimentos que auxiliam nessa redução. Outro ponto importante no monitoramento de consultas é afinar o processo de confirmação de pacientes. É possível fazer isso através do envio de mensagens eletrônicas, para reduzir as faltas e otimizar encaixes.

5. Relação médico-paciente humanizada

O cuidado com um atendimento humanizado ao paciente deve ser estendido também à consulta médica. Quando o médico demonstra interesse em ouvir o paciente e entender suas dores, cria-se uma relação de maior confiança. Essa relação médico-paciente mais próxima se reflete em uma maior satisfação do paciente. Com isso, ele também acaba se esforçando mais para seguir as orientações médicas.

6. Não negligencie o Marketing

A atividade médica e sua divulgação estão submetidos a uma série de estatutos e controles específicos. Isso não quer dizer que se deva abrir mão do marketing na gestão médica. Ações que promovam a venda e a imagem dos serviços médicos prestados são muito bem-vindas. Mais do que isso, são necessárias para se atrair novos clientes em um cenário altamente competitivo. Conhecer o seu público alvo é o primeiro passo para planejar essas ações. É a partir desse perfil que se poderá definir tanto ações internas mais simples, como decoração do ambiente, até a linguagem visual e escrita a ser utilizada em um site, blog ou redes sociais. O que mais você faz para obter uma gestão de clínica eficiente? Escreva nos comentários!

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Doutor marcos andré
Marcos. A. Sonagli
Ortopedista
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Dra. Tiele Mattjie Gaiardo Ginecologista
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