Pode ser que os seus pensamentos vão direto para o campo burocrático quando ouve falar na expressão auditoria preventiva na área da saúde. A auditoria está, de forma natural e sistemática, ligada ao mundo financeiro e contábil.
Mas quando começamos a falar do universo de hospitais e clínicas, esse conceito se torna amplo e ainda mais necessário. O setor de faturamento da instituição médica é sim avaliado, mas todas as demais repartições também. Cada área que possuir um procedimento a ser seguido, é uma área passiva de auditoria.
De forma geral, os auditores existem para criar um mapa e apontar qual situação a empresa se encontra em determinado momento. Esse termo vem da palavra inglesa to audit que significa ajustar, corrigir, examinar e certificar etapas, funções e condutas.
Existem inúmeros tipos, principalmente quando o tema se aprofunda no nicho de auditorias hospitalares. No texto de hoje vamos te contar o que é, qual a funcionalidade e por quais motivos você precisa fazer uma auditoria preventiva na sua clínica.
O que é auditoria preventiva?
Na área da saúde existem práticas preventivas, principalmente ligadas à medicina, que buscam o uso de procedimentos específicos para que determinada doença não se instale no corpo do paciente.
Da mesma forma que essa prática existe na parte mais comum da medicina, como em consultas, anamneses e exames, a prevenção também ocorre de diferentes jeitos dentro do aparelho de saúde. De qualquer forma, o efeito que se espera atingir é manter uma cautela e se precaver sobre algo a fim de diminuir ou extinguir problemas futuros.
Para quem é gestor, a auditoria preventiva funciona como uma forma de observar e analisar procedimentos antes mesmo deles serem feitos e incorporados no dia a dia. É o que podemos chamar de teste-piloto.
Costuma ser feito, em maioria, pelos próprios especialistas formados em medicina. Pode ser realizado por um único profissional ou então por uma equipe que pode ser formada pelos seus próprios colaboradores, por médicos externos ou ainda uma mescla das duas opções anteriores. Mas o importante é que profissionais que tenham noção de gestão, administração e legislação médica façam parte da análise.
Auditoria preventiva na área da saúde é a solução para evitar problemas futuros, dos mais simples aos mais complexos, dentro de qualquer instituição que se dedica a cuidar da qualidade de vida das pessoas. Fatores como pertinência e metodologia são avaliados nesse tipo de auditoria.
Ela é vista com mais frequência nas operadoras de saúde no momento de liberação de guias para atendimentos, mas pode ocorrer desde dentro de um hospital até em clínicas de estética ou fisioterapia.
Esse processo é muito comum em empresas de diferentes áreas do campo privado, mas também utilizado de forma contínua na área pública. O Superior Tribunal de Justiça, por exemplo, chegou a criar um documento com padrões de auditoria preventiva que precisa ser seguido à risca todas as vezes que o órgão precisar passar por essa avaliação.
Para que serve?
As constatações da auditoria preventiva na área da saúde servem como um norte do que precisa ser estabelecido ou reestruturado dentro do consultório. Esse processo de análise vai reunir indicadores fundamentais do seu negócio e lhe dará um panorama realista do atual cenário em que você e seu time se encontram. Vai apontar ações positivas e pontos fracos que precisam ser melhorados ou regularizados.
Entre as principais funcionalidades de uma auditoria preventiva estão:
- Verificar se os procedimentos podem ser realizados de fato;
- Melhorar a qualidade dos serviços prestados e produtos vendidos;
- Mais segurança nos atendimentos;
- Verificar se as guias dos planos de saúde estão de acordo com as necessidades do atendimento;
- Evitar transtornos administrativos;
- Manter a boa funcionalidade do consultório;
- Eliminar glosas administrativas, isto é, erros – de dados, de cálculos ou até mesmo de digitação – ao preencher documentos importantes que acabam impedindo a autorização de procedimentos.
O que pode acontecer caso a clínica não faça auditoria preventiva na área da saúde?
Como todo trabalho oferecido, existe um preço de mercado para que uma auditoria preventiva seja feita. Nesse momento é importante olhar como um investimento de segurança para a clínica, não como apenas um custo e uma mera obrigação ou burocracia.
Se você não desenvolver uma boa visão da auditoria preventiva e não compreender a valiosidade, é muito provável que vai deixá-la para depois por não ser uma prioridade da empresa.
Você precisa ter em mente que, ao negligenciar a auditoria preventiva, algumas coisas podem acontecer com a sua organização:
Multas: Exigências são feitas o tempo todo, principalmente quando o assunto é cuidar da saúde mental e física de outra pessoa. A falta de atenção para alguma legislação específica ou a atualização de alguma portaria pode acarretar multas. Ainda que sejam as mais baixas, elas já vão mexer imediatamente com o seu lucro porque aquele valor não estava previsto como contas a pagar.
Não se apegando somente à parte burocrática e financeira, utilizar recursos como tempo, energia e dinheiro para resolver situações que envolvem multas pode tirar o seu foco de mover todos os esforços necessários para o bom atendimento ao paciente. Um problema administrativo não deveria interferir naquilo que seus clientes recebem do consultório.
Autuações: você pode estar cometendo uma infração em algo corriqueiro da rotina sem nem mesmo ter o conhecimento disso. E não só pelo fato de errar, mas você pode ter que arcar com o erro em diferentes formatos.
Envio de informações errôneas aos órgãos de fiscalização de saúde: Seja para validar serviços suplementares prestados ou mesmo para compor estimativas nacionais sobre número de doenças e mortes. A auditoria preventiva na área da saúde também serve para checar se estão corretos os meios escolhidos para transmitir informações dos seus pacientes a órgãos federais.
Deixar de oferecer qualidade: Todas as atividades exercidas pela clínica precisam estar regulamentadas de acordo com normas do setor. Pode ser prejudicial atender de forma simples e sem muita avaliação do que está entregando. A auditoria preventiva na área da saúde visa pode te ajudar a aperfeiçoar tudo que é ofertado pela sua empresa.
4 formas em que a Amplimed pode auxiliar na auditoria preventiva:
Softwares médicos são utilizados, sobretudo, para otimizar a vida dos gestores médicos e da equipe que cuida da clínica. Mas os benefícios não são somente esses.
No momento em que você precisar de uma auditoria preventiva na área da saúde, tenha certeza que os recursos oferecidos pelo sistema da Amplimed podem tornar essa apuração muito mais simples do que seria, tanto no desenvolvimento quanto nas aplicações finais que serão necessárias. Por exemplo em alguns aspectos como:
1 – Regularização do uso de dados do paciente: Vamos imaginar que você queira começar a usar um novo formulário para o paciente preencher antes de ser atendido. Lá serão solicitadas informações como nome completo, endereço, profissão, idade, escolaridade, e-mail, número de celular, endereço dos perfis das redes sociais e mais uma dezena de dados pessoais que serão registrados no prontuário médico do paciente, até mesmo como uma forma de complementar a anamnese.
Parece um processo corriqueiro e muito usual na área médica, certo? Os pacientes sabem que essas informações sempre são solicitadas em um primeiro cadastro e as recepcionistas de consultórios já adotaram como medida padrão.
Essa etapa poderia fazer parte de uma auditoria preventiva na área da saúde, porque precisa ser testada antes de ser colocada em prática. Qual é o mal disso? Por que eu precisaria criar uma nova ficha ou então reestruturar as que eu entregava ao paciente até então a ponto de passar por uma auditoria?
Os tempos mudaram, os anos passaram e as normas foram se alterando e se adequando em alinhamento com o desenvolvimento tecnológico e com as demandas da internet.
Hoje em dia, você enquanto gestor de clínica, precisa se preocupar em como as informações dos pacientes são coletadas, como são usadas, armazenadas e ainda criar protocolos para evitar vazamentos de dados ou se caso a pessoa se arrepender de compartilhar os próprios dados com você.
Essa mudança de hábito é uma exigência feita pela Lei Geral de Proteção de Dados nº 13.709, sancionada pelo Planalto Brasileiro em 14 de agosto de 2018 e implementada – obrigatoriamente – nas mais distintas empresas desde 2021. Um novo olhar foi dado para esse tema para que o país se equipare com o restante do mundo na preocupação com o uso de dados dos cidadãos.
Na área da saúde a situação é mais séria ainda porque, além de lidar com informações pessoais, é exigido mais segurança durante a realização de consultas, principalmente dos teleatendimentos.
Quando precisamos nos comunicar com um amigo por meio de vídeo, é só fazer uma simples chamada pelo WhatsApp ou Facetime. Mas quando precisamos ligar para um paciente, necessitamos de plataformas mais estruturadas e com níveis de criptografia mais avançados para fazer o atendimento de forma correta, segura e com certificação digital. Nisso surge a necessidade de utilizar um prontuário eletrônico atualizado e preparado para as novas exigências.
2 – Compartilhamento dos resultados com toda a equipe: A auditoria não acaba no diagnóstico obtido. Mas é por meio dele que você conquista uma potente ferramenta para melhorar processos. E se pensarmos bem, esses processos são executados, ou pelo menos administrados, por pessoas.
É aí que se cria a necessidade de, ao finalizar o processo de auditoria preventiva na área da saúde, contar para todos da sua equipe quais foram as constatações, independentemente da função.
Para expor as informações e até fazer comparativos, você pode usar e abusar de relatórios que sintetizam fatos das mais variadas áreas, desde o estoque até número de agendamentos e exames realizados.
3 – Faturamento TISS: A Agência Nacional de Saúde Suplementar, a ANS, faz a regulação da saúde suplementar. E há mais de 15 anos utiliza o Padrão para Troca de Informação de Saúde Suplementar, o TISS.
Ou seja, esse sistema existe para melhorar a comunicação entre as operadoras de saúde, clínicas, clientes e órgãos de fiscalização. Isso quer dizer que se o seu consultório vai fazer uma consulta ou exame por meio de autorizações de convênio, você precisa preencher um formulário com o modelo padrão TISS. Somente assim você vai conseguir receber por aquele serviço que prestou.
A auditoria preventiva na área da saúde tem importante participação no faturamento TISS. É ela quem vai avaliar as autorizações de procedimentos e verificar se as guias fornecidas por planos de saúde e preenchidas pela sua equipe estão corretas.
O processo de auditoria vai fazer com que você revisite os processos já adotados e praticados pelo seu time e veja se há novas formas para evitar o não faturamento (por parte dos convênios) de valores hospitalares que incluem materiais, consultas, exames, medicamentos e internações, as famosas glosas.
4 – Necessidade de digitalização: Pode ser que no final do processo de auditoria preventiva da sua clínica seja detectado que atualizações processuais precisam ser feitas, sobretudo no que diz respeito à digitalização e modernização da sua clínica médica.
O software da Amplimed pode atender todas essas necessidades e suprir as demandas para que você consiga atingir os melhores resultados a partir do que foi analisado e definido na auditoria preventiva.
