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8 requisitos de uma secretária médica diferenciada

requisitos para uma secretária médica

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Você saberia responder com rapidez e exatidão quais são os requisitos de uma secretária médica para desempenhar esse tipo de trabalho no dia a dia em alto nível?

Pode ser algo um pouco difícil de definir por se tratar de um cargo tão abrangente e que permeia por múltiplas áreas de um consultório ou de um ambiente hospitalar. 

Muito provavelmente você já viu essa profissional em muitos lugares que frequentou ou então é uma em exercício nesse exato momento. São muitas, não é mesmo? 

Existe uma grande quantidade de assuntos que precisam ser administrados por quem ocupa essa função. Mas não basta saber fazer, é preciso fazer com uma qualidade muito boa e de forma diferenciada. 

Acompanhe o texto abaixo para saber quais são os requisitos de uma secretária médica diferenciada. 

O que faz uma secretária médica?

A Classificação Brasileira de Ocupação (CBO) criou dois códigos que podem ser usados para falar dos cargos de secretários, fazer registro em carteiras de trabalho no formato CLT ou ainda contratar Microempreendedores Individuais (MEI). São eles: 

  • CBO 4221.10 – Atendendo para clínica médica 
  • CBO 2523.05 – Secretária(o) executiva(o)

Na maioria das empresas de saúde, as secretárias desenvolvem funções organizacionais, logísticas, comunicativas, administrativas e financeiras. Os detalhes da função são definidos no momento da contratação, antes mesmo da formalização do contrato de trabalho. 

Existem algumas habilidades e características demandadas para se tornar uma secretária médica. Continue acompanhando o texto. 

Quais os requisitos de uma secretária diferenciada? 

Depois dos estudos ou até mesmo de uma indicação, qualquer pessoa pode se tornar uma secretária médica. Mas ter a capacidade de exercer essa profissão não quer dizer que você a execute de maneira satisfatória. É preciso ir além para ser uma excelente profissional. Separamos, então, oito requisitos de uma secretária médica nos dias de hoje. Confira a lista abaixo: 

1 – Saber se organizar 

Para desenvolver um trabalho em alto nível é necessário lidar bem com a grande quantidade de informações que circulam na empresa todos os dias. 

Uma secretária que possui poucas habilidades de organização pode comprometer todo o funcionamento de um consultório. O que pode ser visto como algo simples em um primeiro momento, como repasse de prontuários, alteração no status do atendimento, pode ser fonte de muita preocupação e reclamação.

A agenda médica é algo que você terá contato boa parte do seu dia. Também é um instrumento em que mais de uma pessoa terá acesso. Muito mais do que isso, os especialistas da clínica precisarão fazer consultas de horários e dias de atendimento com um nível de frequência muito elevado. 

Isso quer dizer que a sua maneira de organizar informações precisa ser compreendida por todos. 

Até agora existem tratamentos de organização de tarefas, mas o ambiente em que você vai trabalhar também precisa estar organizado. 

Imagina que ao chegar, o paciente se deparasse com a sua mesa cheia de papel, lápis, canetas, comida e aparelhos celulares jogados e bagunçados. Não causaria uma boa impressão, certo? 

Falando mais do que aparências, seria muito mais difícil de se concentrar e focar para fazer entregas e demais atendimentos se o ambiente físico está caótico. 

A mesma questão vale para ambientes virtuais. Mantenha o desktop do seu computador ou notebook dividido por setores, como por exemplo: marcações, recados, atendimentos e guias médicas. Assim fica mais fácil de encontrar o que precisa e em qualquer momento. 

2 -Conhecimentos básicos de informática 

É muito difícil ter algum trabalho nos dias de hoje que não utilize absolutamente nada de tecnologia. 

Acessar o google para fazer pesquisas se tornou algo corriqueiro nos mais variados setores da economia. Criar planilhas no Excel, apresentações no Power Point e redigir textos no Word são habilidades que compõem o requisito de domínio do Pacote Office que tanto vemos nas descrições de vagas para secretárias médicas. Saber utilizar todas as ferramentas do WhatsApp e mandar mensagens pela web ou celular também fazem parte do pacote de necessidades. 

Se a empresa que você trabalha já entendeu os benefícios de usar um software de gestão, você também precisa entender como ele funciona, qual a melhor forma de alimentá-lo e como gerar os relatórios que ele disponibiliza. 

Não importa se você tem 20, 40 ou 60 anos de idade. Saber lidar com a tecnologia é acompanhar as mudanças não só do mercado, mas das sociais também. Algumas formas de comunicação com entidades também mudaram. 

Se antes guias poderiam ser preenchidos com caneta em um papel timbrado, hoje todas as etapas são feitas de forma digital. Se antes era simples bater o carimbo em uma folha suficiente para comprovar um atestado médico ou pedido de exame, agora as certificações digitais tomaram conta dessa prática e pedem para que você saiba como manusear essa ferramenta. 

Quanto mais você souber usar esses novos mecanismos a seu favor, mais competente você será aos olhos de chefes, pacientes e fornecedores. Também ficará mais fácil de acompanhar surgimentos de novas plataformas e implementações sistêmicas que podem ocorrer no seu local de trabalho. 

proteger dados de uma secretária médica

3 – Proteger os dados 

No tópico anterior foi detalhado como a tecnologia tem mudado características do seu setor de atuação profissional. 

Por conta desse fenômeno que ocorreu de forma mundial e em outras profissões, fez-se necessário criar regras e diretrizes que visam regularizar e normatizar as informações que são tratadas pela internet. 

Em maio de 2018, entrou em vigor na Europa o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia. Eles foram um dos pioneiros no assunto. A partir desse fato, empresas brasileiras que lidavam com clientes deste continente tiveram que se adequar rapidamente. 

A demanda era tanta que foi se criando cada vez mais a necessidade do Brasil criar a sua própria versão do documento, até mesmo porque os problemas de segurança digital também eram enfrentados em solo verde e amarelo. 

Foi então que a Lei nº 13.709 foi sancionada pelo planalto brasileiro para dizer como as empresas deveriam se comportar daqui pra frente, principalmente após o Marco Civil da Internet.  

As condutas para o campo da medicina também foram impostas e devem ser seguidas à risca por se tratar de um atendimento tão próximo e com alto nível de responsabilidade. 

Então, hoje, cuidar dos dados dos pacientes é característica mais do que imprescindível para quem trabalha na área. 

4 – Ser proativa 

Um dos requisitos de uma secretária médica é saber que nem sempre vão te falar o que fazer ou como agir em determinadas situações. Principalmente as mais simples e corriqueiras. 

Para ser proativo é preciso observar como acontece o funcionamento da clínica, qual a dinâmica dos médicos, quais os protocolos a serem adotados com pacientes, como os chefes lidam com fornecedores. 

É também estar atento ao surgimento de novas possibilidades que possam facilitar o trabalho de todos do quadro de colaboradores e sugerir implementações, mudanças e lapidação quando houver espaço para isso. 

5 – Ter boa comunicação 

Durante um único dia, uma secretária médica tende a conversar com médicos, enfermeiros, terapeutas, pacientes, integrantes de operadoras de saúde e fornecedores de materiais. 

E ainda de formas diferentes, pode ser por escrito, por chamada de vídeo ou ainda pelo telefone. As mais variadas plataformas são usadas para isso: e-mail, guias, chats, celular, tele plataformas ou ainda de maneira presencial. 

Saber falar com as pessoas é importante pela quantidade de vezes que esse profissional vai precisar se comunicar com outro. Mas também porque são as secretárias médicas que têm o primeiro contato com um possível novo paciente para o consultório, momento em que ele desenvolve as primeiras impressões sobre o local. 

Certifique-se de que a sua comunicação transmite: transparência, assertividade, objetividade, empatia, cuidado, atenção, educação, igualdade, boa escuta e que ela é coerente ao local de trabalho. 

De outro modo, cheque se o uso da língua portuguesa está sendo empregado de forma correta tanto na fala quanto na escrita. 

6 – Ter bom nível de inteligência emocional 

Ser secretária médica pode ser um tanto quanto estressante. São muitas coisas para cuidar, sem contar que o atendimento com pessoas é feito de forma direta e constante. 

Saber lidar emocionalmente com esse tanto de tarefas e possíveis pressões que elas podem causar é fundamental. Caso contrário o desespero e a irritação serão descontados nos pacientes. Isso pode gerar muito desconforto, quando não problemas judiciais. 

Ter inteligência emocional como requisito de uma secretária ajuda a empresa a fidelizar o paciente, melhorar o atendimento e proporcionar uma boa experiência a ele. 

Um caso muito comum de acontecer é em situações de atrasos ou cancelamentos de consultas. Vamos supor que houve algum problema de agenda ou até questões pessoais por parte do especialista e isso gerou um atraso de 30 minutos do início da consulta. É comum que alguns pacientes chegam para reclamar desse atraso com uma carga muito negativa e sentindo muita raiva e impaciência. Nesse momento, o melhor a fazer é se manter centrado e tranquilo. Explicar o que ocorreu e dar previsões pode ser uma boa solução para tranquilizar quem está esperando por assistência. 

7 – Ser flexível e ter boa adaptabilidade 

As coisas mudam o tempo todo e em níveis de intensidade que não temos controle. Inclusive na área da saúde. Por isso, saiba se adaptar aos ambientes e às situações. Também trabalhe a flexibilidade para lidar com novas situações. 

8 – Compreender termos médicos 

Ainda que você não seja médico e nem tenha feito nenhuma especialização na área da saúde, você vai precisar lidar com termos da área no seu dia a dia. 

Pode aparecer na hora de marcar consultas, de solicitar exames, preencher guias, fazer encaminhamentos e atestados médicos. 

Pode ser que um paciente fique com alguma dúvida e procure solucionar de maneira mais imediata. Sem esse conhecimento pode ser que tudo pareça estar em outra língua, da qual você não tem domínio. 

Seu trabalho pode ser impactado ou então executado de forma errônea se isso acontecer. Por isso você deve estar familiarizada com palavras médicas: 

  • Nomes de doenças 
  • Nomes de especialidades
  • Nomes de remédios
  • Exames 
  • Diagnósticos de doenças 
  • Tipos de procedimentos 
  • Cirurgias 
  • Sistemas do corpo humano 
  • Partes do corpo humano 
  • Forma como frequência e doses de remédios são ministradas 

Como atingir bons níveis de conhecimento e experiência? 

Estudo e prática são as palavras chaves para responder a pergunta colocada nesse título. Existem cursos livres, isto é, mais rápidos e de curta duração para que você entenda como exercer a função de secretária médica. Alguns deles ocorrem até mesmo de forma online e à distância, podendo ser facilmente conciliados com a sua rotina de hoje. 

Depois dessa parte teórica, seria interessante praticar para atingir outro patamar de conhecimento. 

Se você já passou por essas etapas até aqui, saiba que o aprimoramento sempre é bem-vindo. Observe quais áreas você considera ter mais dificuldade ou quais assuntos podem ser mais promissores para o desenvolvimento do seu trabalho e invista neles! 

A Amplimed tem uma ideia para você que gostaria de começar a se especializar nesse cargo agora mesmo. 

Preencha os dados e baixe agora mesmo o e-book que preparamos para as secretárias médicas. Durante a leitura você vai encontrar: 

  • Definições médicas, prefixos e glossários
  • Abreviaturas e siglas
  • Como usar terminologias médicas
  • Sistemas humanos 
  • Registro de pacientes
  • Administração de contas médicas 
  • Organização de agendas 
  • Segurança do trabalho 
  • Informações sobre aplicativos de computador e softwares médicos
  • Privacidade no ramo médico
  • Técnicas de comunicação e linguagem

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Olá amigo(a), conheça o software Amplimed, feito por médicos, com a intenção de contribuir com o ecossistema da saúde de forma digital.
Doutor marcos andré
Marcos. A. Sonagli
Ortopedista
5/5
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