7 Relatórios Gerenciais do software médico Amplimed

  Os relatórios gerenciais são ferramentas indispensáveis para a gestão de uma clínica médica. Eles auxiliam o processo de Controle Administrativo, uma das etapas trazidas pela Teoria Geral da Administração. Trata-se do momento em que os gestores se ocupam da análise do andamento dos negócios. Os resultados dessas análises são utilizados para as demais etapas administrativas: Planejamento, Organização e Direção. Toda gestão funciona, portanto, como um ciclo, em que o planejamento é feito com base nas informações do controle da empresa. Os dados gerados pela etapa de controle são analíticos, fundamentados nas métricas definidas para a clínica. Para otimizar essa análise, seu negócio precisa de ferramentas adequadas, que disponibilizem relatórios gerenciais práticos e precisos. Por isso, trazemos neste texto os 7 relatórios gerenciais do software médico da Amplimed:

• Centro de custos;
• Repasse de valores por profissionais;
• Tempo médio de atendimento por profissional;
• Procedimentos realizados;
• Rentabilidade de procedimentos realizados;
• Canais de aquisição de pacientes;
• Atendimento por convênio médico.

Leia até o final para saber como esses relatórios podem ser integrados para trazer mais praticidade para o cotidiano da sua clínica! 

1 –  Relatórios gerenciais por centro de custos

Se você já leu nosso ebook “Gestão Financeira para Clínicas Médicas”, percebeu a importância de organizar as despesas e as receitas da sua empresa. Há diferentes finalidades para esta organização, desde os aspectos tributários, contábeis e financeiros até aqueles administrativos.  Aqui entra a ideia de que a administração da empresa carece de dados para a tomada de decisão estratégica. Por isso, a categorização das fontes de receita e do direcionamento das despesas é tão importante. Assim, você possui as informações necessárias para analisar a viabilidade dos projetos e a rentabilidade de cada processo dentro da sua clínica.  Veja algumas perguntas que podem ser respondidas com a correta utilização dos dados financeiros:

• Quais serviços geram maior rentabilidade?
• Que tipo de serviço tem maior custo?
• Quais departamentos e processos mais impactam os custos da clínica?

As respostas para essas perguntas possibilitam que você crie alternativas para reduzir as despesas, aumentar as receitas e manter a qualidade do atendimento.  Afinal, esse é o cenário perfeito para um empreendimento, não é? Aproximar-se deste nível de qualidade na gestão depende das ferramentas que você utiliza. Os relatórios gerenciais por centro de custos têm as respostas que você procura.  Você só precisa fazer a configuração na implantação do software de gestão, com a ajuda de nossos especialistas. Então, as despesas serão organizadas de acordo com os grupos (centros de custo) criados.  O passo a passo é simples:

1. Você configura os centros de custo com nossa ajuda.
2. Despesas são agrupadas após cada movimentação.
3. No final do mês, você emite o relatório com um clique. 

2 – Repasse de valores por profissionais 

Transparência é a palavra-chave para negócios inovadores. Não basta você ter em mente os melhores conceitos de gestão de pessoas. É preciso aplicar, no dia a dia, um alto nível de comunicação, que demonstre a sua preocupação com todos os sócios e colaboradores. Assim, você mantém a relação saudável entre gestão e equipe.  Dinheiro é sempre um tema delicado dentro das empresas – e fora delas. Talvez você concorde que “quanto você ganha?” seja uma das perguntas tabus mais evitadas nas conversas cotidianas.  Por isso, quando ocorre divergência entre o que um colaborador esperava receber no final do mês e o que apareceu no contracheque (ou holerite), surge sempre um desconforto. A falta de transparência pode gerar complicações na tentativa de sanar essas divergências.  Para evitar erros, ou para corrigi-los mais facilmente, você precisa ter um registro preciso sobre os valores que devem ser repassados aos médicos. Não diga que você usa uma planilha, porque isso não é uma ferramenta confiável.  Funcionários de RH sabem o quanto um relatório de repasse de valores é crucial para a assertividade nos pagamentos. O software médico da Amplimed possui um relatório preciso, objetivo e prático para que sua gestão seja transparente e evite erros nos cálculos financeiros.  Basta cadastrar os profissionais da sua clínica e especificar os valores que devem ser repassados por cada tipo de consulta. Como o software de gestão é integrado com as ferramentas de agendamento e atendimento, como o prontuário eletrônico, no final de cada consulta, as informações financeiras são atualizadas. A integração tecnológica faz mágicas na sua gestão e evita situações constrangedoras nos repasses para os profissionais. 

3 – Tempo médio de atendimento por profissional 

Além de ter precisão nos repasses, é importante fazer uma boa gestão da produtividade dos profissionais. Diferente do que parece, não se trata de um controle sobre o ritmo de trabalho, mas uma visão mais efetiva sobre os resultados do tempo investido.  Se considerarmos tempo como um ativo da empresa, é preciso saber como ele está sendo aplicado e quais os retornos dessa aplicação. Por isso, da mesma forma como o relatório de repasses, a análise do tempo médio de atendimento é realizada de forma integrada.  Assim que o prontuário eletrônico é acessado pelo médico no momento da consulta, inicia-se a contagem. Dessa forma, o próprio profissional também terá controle sobre seu desempenho, podendo analisar quais as demandas que necessitam de mais tempo.  Esse tipo de análise ajuda a clínica e o próprio médico a buscarem soluções para os gargalos no processo de atendimento. 

• O que faz o médico demorar mais tempo em um atendimento?
• Qual o perfil dos pacientes que mais demandam tempo?
• Quais as doenças que exigem anamneses mais detalhadas?

Essas e outras perguntas podem ser respondidas com base no relatório de tempo médio de atendimento por profissional. Além da análise quantitativa, você também poderá desenvolver a análise qualitativa, especificando os aspectos que interferem no tempo da consulta. Para isso, você pode contar com a praticidade de um relatório integrado ao sistema de atendimento da clínica.

4 – Relatório de procedimentos realizados

Outro relatório indispensável para análise administrativa da sua clínica é o de procedimentos realizados. Nesse conjunto de dados, devem estar especificados todos os serviços prestados pela empresa e cada procedimento necessário nos atendimentos.  Assim, você consegue compreender o posicionamento da sua clínica diante do mercado. Afinal, um relatório de procedimentos realizados responde a seguinte pergunta: “Quais são os procedimentos mais procurados pelos nossos pacientes?”. Ao relacionar essa resposta aos dados dos centros de custo, por exemplo, você consegue verificar se há uma boa correspondência entre o custo de certos procedimentos com a demanda. Em outras palavras, é possível analisar se os serviços de maior custo são relevantes para seu público. Em caso negativo, você pode pensar em encaminhar a realização desses procedimentos para clínica parceiras.  Esse relatório possibilita que sua clínica mantenha o foco nos serviços mais procurados pelos usuários. Essa, aliás, é uma ótima estratégia para redução de custos e aumento da qualidade dos seus atendimentos.

5  – Relatório de rentabilidade de procedimentos realizados

Não basta você saber quais são os procedimentos realizados com mais frequência em sua clínica. É importante ter informações sobre a rentabilidade desses atendimentos.  A análise do retorno financeiro dos serviços prestados define a saúde financeira do estabelecimento. Para obter um relatório gerencial preciso, você precisará cadastrar os insumos utilizados em cada procedimento. 

• Quais utensílios a Dermatologia utiliza para uma drenagem de abscesso? 
• Quais materiais são utilizados para um curativo compressivo comum? 

No sistema, quando você cadastrar os procedimentos realizados na clínica, basta indicar os materiais necessários. Esses materiais devem estar cadastrados no módulo de estoque. Assim, você utiliza o alto nível de integração disponibilizado pelo software Amplimed.  Perceba que ao relacionar o módulo de estoque com os procedimentos médicos, você conecta a gestão de materiais com a gestão assistencial. Com isso, é possível definir o custo de cada serviço e os utensílios mais utilizados. Entre outras vantagens, você terá:

• Dados precisos para planejamento de compra de materiais;
• Informações sobre a rentabilidade dos procedimentos;
• Controle de estoque em tempo real.

Dessa forma, será mais fácil tomar as decisões necessárias para o crescimento do seu negócio! 

6 – Relatório de canais de aquisição de pacientes

Você já conhece os principais passos para implementar o marketing na sua clínica. Também já sabe que é sempre bom consultar um especialista em marketing para médicos. Mas diga a verdade: você sabe como o marketing realmente funciona?  A empresa Resultados Digitais traz uma boa definição para o conceito: 

Marketing é a arte de explorar, criar e entregar valor para satisfazer as necessidades do mercado por meio de produtos ou serviços que possam interessar aos consumidores. A finalidade do marketing é criar valor e chamar a atenção do cliente, gerando relacionamentos lucrativos para ambas as partes.

Agora, a melhor pergunta seria: “como gerar relacionamentos lucrativos para ambos?”. Pense sobre o que é lucrativo para cada uma das partes. Para sua clínica, a lucratividade objetiva está relacionada com receitas e despesas; já a lucratividade subjetiva é representada pela satisfação do cliente e pela fidelização com sua marca. Para o paciente, a qualidade do atendimento, a efetividade do tratamento e a assertividade técnica de todas as aparições da marca são elementos importantes.  Para que o bom relacionamento seja efetivado, é preciso que exista um encontro de qualidade entre paciente e clínica. Então, chegamos à importância dos canais de aquisição de pacientes.

• Onde estão os pacientes que procuram pelos seus serviços?
• Quais os investimentos mais assertivos para atraí-los? 
• Como reduzir o custo de atração de cada paciente?

Perceba que o canal de aquisição é o modo como o paciente conhece sua marca. É o início da jornada que levará ao atendimento. Com relatórios gerenciais sobre os canais de aquisição, você pode tomar melhores decisões sobre os investimentos em marketing e sobre o posicionamento da sua marca no mercado.  Para entender melhora a experiência dos pacientes na sua clínica, leia: “Jornada do paciente: como melhorar as etapas do seu atendimento”

7 – Relatórios de atendimento por convênio médico

O atendimento por convênio médico possui diversas vantagens e desvantagens. Por isso, é preciso estar atento à rentabilidade dessa modalidade de prestação de serviços.  O relatório de atendimento por convênio médico facilita essa análise, porque entrega os dados necessário para compreender o cenário da sua clínica. Às vezes, pode não ser lucrativo atender 1 ou 2 pacientes por mês em um convênio. Então, é interessante analisar quais convênio têm maior demanda.  Com isso, você tem a possibilidade de negociar valores melhores nas tabelas de repasse. Além disso, também pode discutir um prazo melhor para recebimento dos convênios com maior número de atendimentos.  Afinal, o fato de sua clínica ser a principal escolha dos clientes de um convênio específico é um bom argumento na hora da negociação. Aos convênios também interessa a satisfação dos pacientes.  Então, na hora de sentar à mesa com as operadoras parceiras, tenha dados precisos à sua disposição. Agora, uma última dica.  O maior benefício da tecnologia para sua clínica é integração. Com todas as informações dos relatórios gerenciais integradas em um só lugar, seu atendimento vai para o próximo nível! .  Experimente e depois nos conte os resultados da transformação tecnológica!  Faça agora um teste grátis da ferramenta completa. Sobre autor: