Os relatórios gerenciais são ferramentas indispensáveis para a gestão de uma clínica médica. Eles auxiliam o processo de Controle Administrativo, uma das etapas trazidas pela Teoria Geral da Administração. Trata-se do momento em que os gestores se ocupam da análise do andamento dos negócios. Os resultados dessas análises são utilizados para as demais etapas administrativas: Planejamento, Organização e Direção.
Toda gestão funciona, portanto, como um ciclo, em que o planejamento é feito com base nas informações do controle da empresa. Os dados gerados pela etapa de controle são analíticos, fundamentados nas métricas definidas para a clínica. Para otimizar essa análise, seu negócio precisa de ferramentas adequadas, que disponibilizem relatórios gerenciais práticos e precisos.
Por isso, trazemos neste texto os 7 relatórios gerenciais do software médico da Amplimed:
- Centro de custos;
- Repasse de valores por profissionais;
- Tempo médio de atendimento por profissional;
- Procedimentos realizados;
- Rentabilidade de procedimentos realizados;
- Canais de aquisição de pacientes;
- Atendimento por convênio médico.
1 – Relatórios gerenciais por centro de custos
Se você já leu nosso ebook “Gestão Financeira para Clínicas Médicas”, percebeu a importância de organizar as despesas e as receitas da sua empresa. Há diferentes finalidades para esta organização, desde os aspectos tributários, contábeis e financeiros até aqueles administrativos. Aqui entra a ideia de que a administração da empresa carece de dados para a tomada de decisão estratégica. Por isso, a categorização das fontes de receita e do direcionamento das despesas é tão importante. Assim, você possui as informações necessárias para analisar a viabilidade dos projetos e a rentabilidade de cada processo dentro da sua clínica. Veja algumas perguntas que podem ser respondidas com a correta utilização dos dados financeiros:- Quais serviços geram maior rentabilidade?
- Que tipo de serviço tem maior custo?
- Quais departamentos e processos mais impactam os custos da clínica?
- Você configura os centros de custo com nossa ajuda.
- Despesas são agrupadas após cada movimentação.
- No final do mês, você emite o relatório com um clique.
2 – Repasse de valores por profissionais
Transparência é a palavra-chave para negócios inovadores. Não basta você ter em mente os melhores conceitos de gestão de pessoas. É preciso aplicar, no dia a dia, um alto nível de comunicação, que demonstre a sua preocupação com todos os sócios e colaboradores. Assim, você mantém a relação saudável entre gestão e equipe. Dinheiro é sempre um tema delicado dentro das empresas – e fora delas. Talvez você concorde que “quanto você ganha?” seja uma das perguntas tabus mais evitadas nas conversas cotidianas. Por isso, quando ocorre divergência entre o que um colaborador esperava receber no final do mês e o que apareceu no contracheque (ou holerite), surge sempre um desconforto. A falta de transparência pode gerar complicações na tentativa de sanar essas divergências. Para evitar erros, ou para corrigi-los mais facilmente, você precisa ter um registro preciso sobre os valores que devem ser repassados aos médicos. Não diga que você usa uma planilha, porque isso não é uma ferramenta confiável. Funcionários de RH sabem o quanto um relatório de repasse de valores é crucial para a assertividade nos pagamentos. O software médico da Amplimed possui um relatório preciso, objetivo e prático para que sua gestão seja transparente e evite erros nos cálculos financeiros. Basta cadastrar os profissionais da sua clínica e especificar os valores que devem ser repassados por cada tipo de consulta. Como o software de gestão é integrado com as ferramentas de agendamento e atendimento, como o prontuário eletrônico, no final de cada consulta, as informações financeiras são atualizadas. A integração tecnológica faz mágicas na sua gestão e evita situações constrangedoras nos repasses para os profissionais.3 – Tempo médio de atendimento por profissional
Além de ter precisão nos repasses, é importante fazer uma boa gestão da produtividade dos profissionais. Diferente do que parece, não se trata de um controle sobre o ritmo de trabalho, mas uma visão mais efetiva sobre os resultados do tempo investido. Se considerarmos tempo como um ativo da empresa, é preciso saber como ele está sendo aplicado e quais os retornos dessa aplicação. Por isso, da mesma forma como o relatório de repasses, a análise do tempo médio de atendimento é realizada de forma integrada. Assim que o prontuário eletrônico é acessado pelo médico no momento da consulta, inicia-se a contagem. Dessa forma, o próprio profissional também terá controle sobre seu desempenho, podendo analisar quais as demandas que necessitam de mais tempo. Esse tipo de análise ajuda a clínica e o próprio médico a buscarem soluções para os gargalos no processo de atendimento.- O que faz o médico demorar mais tempo em um atendimento?
- Qual o perfil dos pacientes que mais demandam tempo?
- Quais as doenças que exigem anamneses mais detalhadas?
4 – Relatório de procedimentos realizados
Outro relatório indispensável para análise administrativa da sua clínica é o de procedimentos realizados. Nesse conjunto de dados, devem estar especificados todos os serviços prestados pela empresa e cada procedimento necessário nos atendimentos. Assim, você consegue compreender o posicionamento da sua clínica diante do mercado. Afinal, um relatório de procedimentos realizados responde a seguinte pergunta: “Quais são os procedimentos mais procurados pelos nossos pacientes?”. Ao relacionar essa resposta aos dados dos centros de custo, por exemplo, você consegue verificar se há uma boa correspondência entre o custo de certos procedimentos com a demanda. Em outras palavras, é possível analisar se os serviços de maior custo são relevantes para seu público. Em caso negativo, você pode pensar em encaminhar a realização desses procedimentos para clínica parceiras. Esse relatório possibilita que sua clínica mantenha o foco nos serviços mais procurados pelos usuários. Essa, aliás, é uma ótima estratégia para redução de custos e aumento da qualidade dos seus atendimentos.5 – Relatório de rentabilidade de procedimentos realizados
Não basta você saber quais são os procedimentos realizados com mais frequência em sua clínica. É importante ter informações sobre a rentabilidade desses atendimentos. A análise do retorno financeiro dos serviços prestados define a saúde financeira do estabelecimento. Para obter um relatório gerencial preciso, você precisará cadastrar os insumos utilizados em cada procedimento.- Quais utensílios a Dermatologia utiliza para uma drenagem de abscesso?
- Quais materiais são utilizados para um curativo compressivo comum?
- Dados precisos para planejamento de compra de materiais;
- Informações sobre a rentabilidade dos procedimentos;
- Controle de estoque em tempo real.
6 – Relatório de canais de aquisição de pacientes
Você já conhece os principais passos para implementar o marketing na sua clínica. Também já sabe que é sempre bom consultar um especialista em marketing para médicos. Mas diga a verdade: você sabe como o marketing realmente funciona? A empresa Resultados Digitais traz uma boa definição para o conceito:Marketing é a arte de explorar, criar e entregar valor para satisfazer as necessidades do mercado por meio de produtos ou serviços que possam interessar aos consumidores. A finalidade do marketing é criar valor e chamar a atenção do cliente, gerando relacionamentos lucrativos para ambas as partes.Agora, a melhor pergunta seria: “como gerar relacionamentos lucrativos para ambos?”. Pense sobre o que é lucrativo para cada uma das partes. Para sua clínica, a lucratividade objetiva está relacionada com receitas e despesas; já a lucratividade subjetiva é representada pela satisfação do cliente e pela fidelização com sua marca. Para o paciente, a qualidade do atendimento, a efetividade do tratamento e a assertividade técnica de todas as aparições da marca são elementos importantes. Para que o bom relacionamento seja efetivado, é preciso que exista um encontro de qualidade entre paciente e clínica. Então, chegamos à importância dos canais de aquisição de pacientes.
- Onde estão os pacientes que procuram pelos seus serviços?
- Quais os investimentos mais assertivos para atraí-los?
- Como reduzir o custo de atração de cada paciente?
7 – Relatórios de atendimento por convênio médico
O atendimento por convênio médico possui diversas vantagens e desvantagens. Por isso, é preciso estar atento à rentabilidade dessa modalidade de prestação de serviços. O relatório de atendimento por convênio médico facilita essa análise, porque entrega os dados necessário para compreender o cenário da sua clínica. Às vezes, pode não ser lucrativo atender 1 ou 2 pacientes por mês em um convênio. Então, é interessante analisar quais convênio têm maior demanda. Com isso, você tem a possibilidade de negociar valores melhores nas tabelas de repasse. Além disso, também pode discutir um prazo melhor para recebimento dos convênios com maior número de atendimentos. Afinal, o fato de sua clínica ser a principal escolha dos clientes de um convênio específico é um bom argumento na hora da negociação. Aos convênios também interessa a satisfação dos pacientes. Então, na hora de sentar à mesa com as operadoras parceiras, tenha dados precisos à sua disposição. Agora, uma última dica. O maior benefício da tecnologia para sua clínica é integração. Com todas as informações dos relatórios gerenciais integradas em um só lugar, seu atendimento vai para o próximo nível! . Experimente e depois nos conte os resultados da transformação tecnológica! Faça agora um teste grátis da ferramenta completa. Sobre autor: