Como criar metas para sua clínica

Criar metas para a clínica é uma parte imprescindível na elaboração de uma estratégia de crescimento. 

Com elas, você estabelece objetivos claros e alcançáveis que direcionam seus esforços e recursos, além de motivar sua equipe a trabalhar em prol de um propósito comum.

Além disso, você leva sua clínica para um novo nível: o estratégico.

Mas, é claro, criar metas deve ser um processo cuidadoso, que considera diversos fatores, como a realidade da sua empresa, as demandas do mercado, as necessidades dos pacientes e a capacidade da equipe. 

Não podemos deixar de lado, ainda, que as metas devem ser mensuráveis, específicas, atingíveis, relevantes e temporais.

Queremos ajudar você a definir metas efetivas e a estabelecer um caminho claro para o crescimento e fortalecimento da clínica, principalmente no que diz respeito à prestação de serviços de alta qualidade. 

Neste texto, listamos as 5 principais métricas que você pode implementar na sua clínica. Aproveite a leitura!

Importância de criar metas para clínicas

Em qualquer empresa, inclusive da área da saúde, definir metas é fundamental para, principalmente, orientar a equipe, trabalhar em cima de melhorias contínuas e aprimorar o planejamento financeiro. 

Entenda melhor: 

Oferecer uma direção estratégica para a equipe

Com direções claras, sua clínica consegue estabelecer prioridades e se concentrar em melhorar áreas específicas que são essenciais para o sucesso. 

Por isso, você precisa alinhar seus objetivos, proporcionando uma orientação estratégica para todos os envolvidos.

Trabalhar em melhorias contínuas

Acompanhando o andamento das metas, você fica a par do desempenho da clínica. Isso porque, se elas forem mensuráveis e realistas, você monitora cada progresso ao longo dos dias. 

Assim, ficam visíveis as áreas que requerem melhorias e você implementa mudanças e ajustes sempre que precisar.

Garantir o engajamento da sua equipe

Se sua equipe trabalha com metas claras e desafiadoras, a tendência é que ela se envolva mais ativamente para alcançar resultados significativos. Isso é potencializado se você oferece formas de reconhecimento.

Por exemplo: se a meta é conseguir notas altas e depoimentos positivos na pesquisa de satisfação após o atendimento, os colaboradores mais bem avaliados podem receber, como recompensa, um bônus salarial.

Melhorar o planejamento financeiro e o uso de recursos

Com metas bem definidas relacionadas à receita, lucro ou eficiência operacional,  você consegue traçar um plano de ação que te ajuda a alocar corretamente cada recurso financeiro, humano ou material. 

Se você tem como meta diminuir o tempo de espera na recepção, por exemplo, pode automatizar o máximo de etapas do atendimento por meio da tecnologia. Isso reduzirá o tempo de espera do paciente e diminuirá a necessidade de uma grande equipe. Por consequência, os custos da clínica serão menores.

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Como você viu, a definição de metas é essencial para o sucesso das clínicas. Com essa prática, você consegue ter melhorias contínuas, aumentar a motivação da equipe, medir o desempenho e auxiliar no planejamento financeiro e de recursos. 

5 principais metas e como levá-las até sua clínica

Mas, afinal, você sabe quais são as principais metas que pode ter na clínica? Saiba mais:

Agendamentos e finalização de consultas para as secretárias

As secretárias de clínicas médicas são responsáveis desde o agendamento e o pré-atendimento até os cuidados no pós-atendimento. Por isso, devem ter habilidades para tratar as diferentes etapas da jornada do paciente.  

O agendamento da consulta, por exemplo, é o momento em que o paciente manifesta a vontade de iniciar a descoberta de suas possíveis doenças. Nessa etapa, ele procura pelo profissional como uma possível solução para seu problema de saúde. 

Em uma clínica médica que já possui agendamento online, a meta da secretária será a efetivação da consulta.  

Para isso, ela deve garantir:

• Número de agendamentos;
• Número de consultas finalizadas.

O primeiro indicador refere-se à quantidade de pacientes que reservam um horário para o atendimento. Em reunião de equipe, junto com sua secretária, vocês podem estabelecer uma meta de agendamentos que considere:

• Número ideal de consultas efetivadas;
• Fluxo atual de pacientes na clínica;
• Sazonalidade da procura por atendimento;
• Concorrência da cidade. 

As informações referentes à concorrência e às especialidades da clínica devem estar presentes no seu plano de negócios. 

Para descobrir o número ideal de consultas efetivadas, você deve verificar, no planejamento financeiro da clínica, a expectativa de faturamento mais adequada. 

Então, uma vez que você decida que a empresa precisa efetivar, por exemplo, 100 consultas por mês, precisará de um último cálculo: 

• Quantos agendamentos são necessários para que 100 consultas sejam efetivadas?

Esse número pode ser definido em percentual. Analise seus dados dos últimos meses:

• Nº consultas efetivadas / nº de agendamentos = percentual de agendamentos que viram consultas.

Com essas informações, vocês terão as metas de número mensal de agendamentos e número de consultas efetivadas.

Vale lembrar que garantir um processo eficiente e organizado para agendar consultas e finalizá-las é fundamental para o bom funcionamento da clínica. 

Por isso, outra meta também pode ser o treinamento adequado e constante, confirmação das consultas com antecedência e acompanhamento dos pacientes que precisam remarcar ou cancelar suas consultas.

A confirmação de consultas também pode ser realizada de forma automatizada. Saiba mais: Confirmação de consulta por WhatsApp: o recurso que fideliza pacientes

Diminuição do tempo de espera dos pacientes na recepção

Como você viu anteriormente, uma das metas da sua clínica pode ser diminuir o tempo de espera na recepção. Isso porque quando esse período é muito longo, é fácil frustrar o paciente e afetar negativamente a experiência dele na clínica. 

Afinal, a pressa é ainda maior quando algum problema de saúde está associado. Seus pacientes procuram por atendimento para ter problemas atenuados, não para passarem por situações estressantes.  

Além de melhorar a experiência do paciente, é importante para a avaliação da clínica por parte dos convênios médicos. 

As melhores operadoras de saúde costumam selecionar os prestadores de serviços parceiros com base em métricas de atendimento. O tempo de espera é uma delas.  

É preciso que todos os profissionais contribuam para que não ocorram atrasos.  Para evitá-los, também é necessário ter uma política explícita sobre a tolerância de tempo de atraso para cada paciente. 

Se a clínica não estabelecer essas normas, é possível que o atraso do primeiro paciente da manhã comprometa todo o dia.

Por isso, tenha como meta estabelecer processos eficientes para o atendimento na recepção. Nossas sugestões são: 

• Implementação de um sistema de triagem adequado;
• Agendamentos espaçados para evitar aglomerações e melhorar o fluxo de pacientes na clínica;
• Automatização das etapas de pré-atendimento com um sistema de gestão clínica;
• Implementação de prontuário eletrônico para otimizar até 42% do tempo de atendimento.

Aumento no número de novos pacientes na clínica

A chegada de novos pacientes na clínica é tão importante quanto a fidelização. Essa é a métrica que torna o crescimento da empresa mais seguro. De acordo com o seu planejamento estratégico, estabeleça uma média mensal de novos pacientes por convênio e para atendimentos particulares separadamente.  

A separação entre convênios e particulares possibilita que você direcione o crescimento da clínica para a estratégia mais rentável. 

Se o foco é ampliar as parcerias com operadoras de planos de saúde, estabeleça uma meta maior para pacientes de convênios. Assim, os esforços para prospecção serão direcionados nesse sentido.  

O número de novos pacientes também é uma métrica que depende do seu plano de negócios. Afinal:

• Qual é o número ideal de pacientes por mês?
• Qual é o índice de retorno dos pacientes?
• Sua estratégia tem maior foco em preço ou número de consultas?

As respostas para essas perguntas são um guia para você fugir da expressão “quanto mais pacientes, melhor”. 

Em alguns casos, um maior número de clientes pode dificultar o fluxo de atendimento.  Após estabelecer a meta, você precisará pensar nas estratégias e nos canais de aquisição. Veja algumas sugestões:

• Incentive marketing boca a boca para que pacientes indiquem sua clínica;
• Contrate uma empresa ou equipe de marketing médico;
• Marque presença nas redes sociais com perfil profissional;
• Inicie no mundo das teleconsultas. 

Melhora no nível de satisfação dos pacientes

Não é novidade para você que a satisfação dos pacientes é um indicador importante da qualidade dos serviços prestados pela clínica. 

Mesmo de forma indireta, as metas para clínicas médicas terão efeito na opinião dos pacientes. Afinal, a percepção que eles têm da clínica é atingida por diferentes variáveis. 

Por isso, é importante que você padronize a avaliação.  Um formulário de pesquisa de satisfação objetivo e digital é tudo que sua clínica precisa. Assim, terá os parâmetros necessários para identificar problemas e potencialidades. Algumas áreas que podem ser analisadas são:

• Recepção;
• Cordialidade da equipe;
• Tempo de espera;
• Atendimento do profissional de saúde;
• Infraestrutura.

Se você utilizar uma escala de 1 a 5, por exemplo, pode estabelecer a meta de crescimento ou manutenção do nível de satisfação em cada categoria. 

Para isso, aplique a pesquisa estruturada durante um mês. No início do mês seguinte, emita um relatório para verificar a média final em cada item.  

Com o resultado em mãos, estabeleça metas de manter ou atingir notas 4 e 5. Como se trata de média aritmética, a informação que você terá é apenas a tendência geral dos pacientes. 

Então, se você perceber alguma inconsistência, verifique a moda dos resultados.  Assim, você saberá quais notas foram aplicadas com mais frequência e saberá se alguma avaliação específica distorce a média. 

Nos extremos, estarão os pacientes que deram maior e menor notas para a categoria.  Nossa sugestão é, se possível, contatá-los e mostrar interesse em oferecer uma melhor experiência no futuro.

Crescimento na taxa de fidelização de pacientes

Pacientes satisfeitos, além de retornarem à clínica, também costumam recomendá-la a outras pessoas. 

Esse é um dos principais motivos que oferecer um atendimento personalizado e de qualidade e garantir uma boa comunicação com os pacientes e um relacionamento de confiança é tão importante. 

Por isso, examine a taxa de fidelização atual da clínica e acompanhe esse número ao longo do tempo. 

Por exemplo, você pode definir uma meta de aumentar a taxa de fidelização em 15% ao longo de um ano. Mas, é claro, defina esse número com base na realidade da sua empresa, para que a meta seja alcançável e mensurável.

Agora que você já sabe as principais metas que pode levar para a clínica, veja um passo a passo de como criar metas.

Passo a passo para criar metas para clínica

Para criar metas para sua clínica, você pode seguir os seguintes passos:

Defina uma visão e comunique-a com transparência

Toda a equipe deve conhecer a visão e os objetivos gerais da clínica, seja de curto, médio ou longo prazo. 

Se a visão é se tornar uma clínica líder em cardiologia, por exemplo, todos precisam trabalhar nessa direção e ter clareza dos próximos passos para alcançar tal objetivo.

Algumas ideias de visão podem ser:

• Ser a principal referência na especialidade;
• Oferecer os tratamentos mais avançados;
• Proporcionar atendimento de mais alta qualidade;
• Ser reconhecida como líder em inovação médica; 
• Estabelecer uma reputação como a clínica mais confiável da área;
• Tornar-se uma clínica de medicina integrativa;
• Ser a clínica que promove a conscientização sobre a importância da prevenção.

Identifique o que é necessário para alcançar tal objetivo

O que você e sua equipe precisam para atingir a visão que foi definida?

Se o objetivo é oferecer o atendimento ao paciente de mais alta qualidade, por exemplo, pode ser que você precise investir em treinamentos constantes e tecnologia de ponta. 

Já se sua visão é oferecer medicina integrativa, você pode precisar de novos profissionais para fazer parcerias.

Esta é a etapa de realizar um levantamento de tudo que é fundamental para alcançar o objetivo.

Defina metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais

Esses critérios são indispensáveis para criar metas compreensíveis, transparentes e realistas. 

Vamos a um exemplo prático: em vez de orientar sua equipe a atingir uma meta genérica, como simplesmente “aumentar a nota na pesquisa de satisfação pós-atendimento”, você pode definir a meta específica de “aumentar 30% as notas na pesquisa de satisfação até o final do semestre”. 

Essa ação torna a meta mais específica e fácil de acompanhar. Mas, é claro, você precisa avaliar com base na sua realidade na hora de definir os números e os prazos.

Saiba identificar as prioridades

Priorizar as metas ajudará você e a sua equipe a concentrar os esforços e recursos onde são mais necessários e onde se terá mais resultados. 

Preze pela eficiência das metas e avalie qual será o retorno sobre o investimento.

Escolha os indicadores de desempenho

Sem métricas que te dão um norte na hora de medir o progresso em direção às metas, não há como acompanhar o progresso da clínica. Se você deseja melhorar a satisfação dos pacientes, por exemplo, precisa realizar pesquisas que coletam essas informações. 

Caso contrário, não será possível saber se as ações estão, de fato, dando resultado. 

Trabalhe com prazos

Toda meta precisa ter um período determinado para ser alcançada. Isso porque, além de criar um senso de urgência na equipe, você tem um cronograma estipulado para acompanhar os resultados. 

Não esqueça de monitorar

Avaliações periódicas são fundamentais. Assim, você encontra rapidamente qualquer falha e pode realizar ajustes necessários para garantir a efetividade das ações. 

Nesse processo, pode ser necessário atualizar as metas para garantir que elas continuarão sendo mensuráveis, específicas, atingíveis, relevantes e temporais.

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Com esses passos em mente, você conseguirá criar metas claras. Não se esqueça de mantê-las flexíveis e ajustáveis, pois é a melhor forma de fazer sua clínica progredir.

Para ter ajuda nesse processo, nada melhor que ter uma clínica digitalizada, que te leva a alcançar a meta de aumentar a satisfação do paciente, diminui o tempo de espera e aumenta a atração e fidelização de pacientes.

Para isso, você precisa conhecer a nova era da saúde: a 5.0.

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