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11 vantagens de um software para gestão das clínicas médicas

Gestão das clínicas médicas

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Ter uma sociedade médica no seu consultório pode ser a saída mais adequada para garantir o bom funcionamento das atividades. As vantagens aumentam com um software para gestão das clínicas médicas.

Um estudo feito pelo IBGE mostra que mais de 70% das empresas brasileiras fecham as portas em menos de dez anos de atividade. Entre os principais motivos está a má utilização de técnicas administrativas e financeiras para gerir a vendas de produtos e serviços. 

É por isso que a sociedade médica precisa estar bem alinhada e munida de ferramentas que vão facilitar todo o processo. 

Pensando nisso, a Amplimed preparou esse texto para que você entenda como a tecnologia pode auxiliar nessa situação, aprimorar a relação entre sócios e, consequentemente, melhorar os resultados da empresa. 

O que é um software de gestão? 

Software de gestão é um programa ou aplicativo que tem a capacidade de planejar e gerenciar tarefas de forma automatizada, eliminando algumas atividades manuais. 

Muito é falado sobre os benefícios tecnológicos para quem é assistido por médicos e demais profissionais da saúde. 

Mas também é necessário chamar atenção para a quantidade de vantagens que donos e sócios de clínicas têm ao utilizar um software de gestão de qualidade. 

11 Vantagens de um software para gestão das clínicas médicas

1 – Divisão de tarefas com outros sócios 

É comum no mundo dos negócios que cada sócio da empresa fique responsável por uma função específica. Não daria muito certo se duas pessoas ou mais estivessem sob a responsabilidade de um mesmo tema, certo? 

Além do mais, cada pessoa costuma ter mais facilidades em um determinado assunto. Utilizar o máximo potencial de cada um é uma atitude muito importante para o processo de gestão. 

Dividir obrigações também acelera o processo de execução. Um dos sócios pode focar totalmente em um setor da clínica e se despreocupar com os demais que serão administrados pelos outros parceiros. 

Para que isso funcione de maneira satisfatória, os objetivos da empresa precisam estar alinhados. Assim todos sabem qual direção seguir e quais decisões tomar para que o crescimento seja fomentado e alcançado. Muitas vezes esse alinhamento é feito já no plano de negócios

O software de gestão é como uma grande e detalhada central para todos os trabalhos que são realizados na clínica. Independentemente do que e quem esteja executando, as informações permanecem no mesmo local, uniformizando processos e criando tempo hábil para que todos desempenhem as tarefas pré-estabelecidas simultaneamente. 

O software de gestão também possibilita que um sócio visualize o que os demais estão fazendo. Podendo ser a título de conferência ou apenas de acompanhamento para saber como andam as atividades do consultório. 

2 – Melhor desempenho no trabalho 

Os sócios que ficarem responsáveis pela parte trabalhista e de gestão de pessoas podem contar com um sistema de gestão para controlar o tempo médio de atendimento por profissional e a situação da agenda de cada um. 

Esses resultados podem ser compartilhados com os demais sócios em reuniões de planejamento, criação de estratégia ou redução de custos. 

É por meio dos sistemas que os colaboradores podem utilizar chats para integrar todos os profissionais e centralizar a comunicação interna. Dessa forma, fica mais fácil de gerir processos e pessoas. 

3 – Maior controle de ganho 

Sistematizar informações vai te permitir ter um monitoramento mais assíduo sobre valores a receber, seja de consultas particulares, de convênios médicos ou de parcerias de atendimento com a rede pública. 

É também essa ferramenta que vai permitir que você tenha acesso a listas por meio de relatórios que vão te mostrar quais procedimentos foram realizados ao longo de um período específico na sua clínica, qual foi a rentabilidade de cada um deles e ainda qual quantidade foi feita para operadoras de saúde e quais foram para pacientes particulares.

4 – Redução das glosas hospitalares 

Para que o atendimento médico seja remunerado por operadoras de saúde, é necessário utilizar o Padrão de Troca de Informações na Saúde Suplementar. São documentos e guias que precisam ser preenchidos conforme instruções da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS). Sem esse requisito, o faturamento de trabalhos já realizados se torna algo muito mais complexo e enroscado. 

Evitar esse tipo de problema é também garantir um faturamento de procedimentos sem dor de cabeça e de maneira mais ágil. 

Conte um sistema que tenha faturamento TISS para que você possa fazer a comunicação com convênios médicos sem erros de preenchimento e de fornecimento de dados. 

Faturamento tiss

5 – Mais controle sobre o estoque 

Estoque também é dinheiro. Por isso a importância de sempre manter o que de fato é necessário. Excessos podem levar o faturamento da clínica a estar concentrado em produtos. Baixo estoque pode prejudicar os pacientes por falta de possibilidade de execução dos trabalhos e, até mesmo, afastá-los do seu estabelecimento. 

Ter controle do estoque e entender qual o ritmo de reposição são duas ações muito importantes para os sócios de uma clínica. 

Essas informações são adquiridas dentro de um software de gestão. Assim você não precisará fazer contas e planilhas manuais. Basta alguns cliques para você entender e monitorar a quantidade de material que você possui. 

6 – Mais previsibilidade financeira 

Pensar apenas no curto prazo pode não ser uma boa ideia para quem é sócio de uma instituição de saúde. 

Ter uma ideia do quanto de dinheiro vai entrar na sua empresa de saúde e quais boletos precisam ser quitados nos próximos dias é essencial para quem lida com a parte administrativa. 

Saber de informações futuras é fazer projetos a longo prazo e prever situações externas, como datas comemorativas e eventos importantes do setor médico. 

Alguns profissionais organizam esses dados ainda de forma manual, precisando inserir novas informações ao longo dos dias, sempre da mesma maneira. Essa dinâmica pode ser ameaçada quando o médico trabalha em parceria com sócios. Existe um risco das informações preenchidas por cada um não serem compreendidas por todos. 

É nesse momento que um sistema de gestão pode trazer muitos benefícios. Contar com a automatização nessa etapa pode diminuir consideravelmente as taxas de erros e má comunicação. 

Um software vai oferecer uma maneira sistemática, onde os sócios vão apenas preencher lacunas fixas e já pré-estabelecidas. Uma boa ferramenta de gestão vai te entregar relatórios reunindo todas as informações que foram fornecidas por todos os integrantes. 

Na Amplimed, por exemplo, os relatórios ainda podem ser favoritados para que você sempre tenha um fácil acesso a essa ferramenta, economizando tempo do seu dia a dia. 

7 – Melhor comunicação com a contabilidade 

Além de todos os controles e acompanhamentos que os sócios precisam fazer no dia a dia do consultório, informações também precisam ser enviadas para os contadores responsáveis. Esses dados são essenciais para comunicar ganhos e custos aos órgãos municipais, estaduais e federais. 

Ao utilizar um software de gestão você pode cadastrar e classificar as despesas, facilitando os lançamentos futuros que a contabilidade irá fazer. Também consegue monitorar e personalizar o fluxo de caixa para visualizar as movimentações financeiras de forma detalhada. 

8 – Aumento da capacidade de atendimento 

Antes era muito comum ver consultórios sendo abertos em determinado endereço e espalhando filiais em bairros ou cidades vizinhas. Só conseguia ter abrangência nacional uma empresa de saúde com uma estrutura muito grande e com alto nível de capital investido. Algumas clínicas viraram até rede de franquia por conta disso. 

Essa expansão é desejada porque significa poder atender uma maior quantidade de brasileiros simultaneamente. Mas o custo dessa operação é muito alto. 

Hoje, sobretudo depois de 2020, existe uma forma mais rentável de obter o mesmo resultado. A Lei nº13.989 foi sancionada a fim de regulamentar e definir parâmetros para a boa prática da telemedicina no Brasil. 

Ainda que tenha sido um recurso desenvolvido em larga escala e muito procurado por causa do isolamento social, ela permanece funcionando e muito útil até os dias de hoje. 

Se antes o seu consultório se limitava a um raio, agora não existem mais barreiras. Pacientes de outros estados ou até de outros continentes podem ser atendidos pelos seus colaboradores. 

Bons softwares de gestão abrigam plataformas de telemedicina porque entendem que essa possibilidade está completamente conectada com questões financeiras e administrativas. 

A Amplimed permite que o pagamento dos atendimentos feitos por telemedicina seja feito diretamente na plataforma. O paciente ainda pode escolher qual a melhor forma de remunerar os serviços prestados, podendo utilizar cartão de crédito ou boleto bancário. 

9 – Fácil acesso 

É importante que o software ofereça acesso e armazenamento 100% na nuvem. Assim todos que possuem acesso habilitado e cadastrado podem entrar em qualquer módulo do sistema para executar as atividades necessárias ao mesmo tempo e em qualquer momento.

De forma prática: é possível você entrar no módulo financeiro para fazer checagem de pagamentos enquanto o outro sócio acessa informações do estoque no mesmo minuto, ainda que vocês estejam em locais físicos diferentes. 

Alguns sistemas de gestão possuem conexão com rede e servidores, podendo ser acessados somente de um local específico e dos desktops configurados. Isso dificulta o processo. Ter um sistema na nuvem facilita todo o processo.

10 – Possibilidade de mais agendamento em menos tempo 

Leva menos do que cinco minutos fazer o agendamento online de uma consulta. Ao disponibilizar um calendário digital, as agendas de todos os especialistas podem ser rapidamente preenchidas. 

Esse procedimento seria totalmente diferente se o paciente precisasse ligar para a clínica em um horário comercial para fazer a marcação. 

Isso coopera para que haja espaço, capacidade técnica e infraestrutura para receber um número maior de pacientes do que a clínica recebe hoje. Os resultados são colhidos no final do mês com o aumento de proventos do consultório. 

11 – Eficiência e melhora na qualidade do atendimento 

Esse tópico é algo que interessa a todos os sócios do consultório, independentemente da função que cada um desempenha e das responsabilidades que foram assumidas. 

A tecnologia pode robotizar uma tarefa que antes era feita por pessoas. Então no lugar de executar em um nível e em um tempo que é – literalmente – humanamente possível, agora a execução pode ser feita em escala. As chances de erros também podem ser reduzidas com esse processo. 

Eficiência e melhora na qualidade de atendimento também significa que os pacientes estão mais satisfeitos com o tratamento que receberam, facilitando então na fidelização deles. 

Esses mesmos pacientes que gostam dos trabalhos que a sua empresa fornece, acabam se sentindo mais à vontade para indicar para pessoas próximas no círculo de convívio, como colegas do trabalho, amigos e membros da família. 

Essa é mais uma forma de conseguir uma agenda mais cheia. Horários lotados, quando bem organizados, trazem um maior rendimento financeiro para o estabelecimento. 

Dessa forma, os proventos mensais tendem a subir mais e mais. Afinal de contas, o número de consultas cresceu, assim como de exames de imagens ou laboratoriais, procedimentos e até acompanhamentos terapêuticos feitos periodicamente. 

Quando o provento é maior do que a faixa de custo, investimentos podem ser feitos para que o atendimento seja ampliado ainda mais. É nesse momento também que o lucro aumenta e valores de retiradas de pró-labore podem aumentar. O cenário é o mesmo caso o consultório tenha optado por remunerar os sócios por meio da divisão de resultados a cada 30 dias. 

Todas essas possibilidades descritas no texto até aqui podem ser encontradas no sistema de gestão da Amplimed! 

Uma pesquisa foi desenvolvida com usuários do software, constatando que: 

  • 98% das glosas médicas com operadoras de saúde foram reduzidas a partir da utilização do Faturamento TISS, disponível dentro do Módulo Financeiro. 
  • O número de ausências e cancelamentos, ou seja, sem diminuição da quantidade de consultas, teve uma redução de 38% para aqueles que utilizaram a ferramenta de confirmação de agendamento por meio de SMS, e-mail ou WhatsApp. 
  • Houve diminuição de 40% no tempo gasto para preenchimento das informações da consulta devido ao uso do prontuário eletrônico em tela única. Esse tempo economizado pode servir para abrir mais um espaço na agenda e atrair um novo cliente para o consultório. 

Você e os seus sócios podem ter um dinamismo de trabalho muito mais produtivo, organizado e lucrativo com a utilização do sistema da Amplimed. 

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Doutor marcos andré
Marcos. A. Sonagli
Ortopedista
5/5
"A Amplimed é uma empresa séria e competente, presta um serviço de referência no atendimento e suporte ao cliente. O sistema é de fácil manuseio, oferece suporte instantâneo, possui múltiplas funções que facilitam a organização da sua clínica."
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